Excelのドロップダウンリストは強力なツールです。ドロップダウン矢印をユーザーに提供し、選択すると選択肢のリストをユーザーに提供します。
これにより、ユーザーが回答を直接入力する必要がなくなるため、データ入力エラーを減らすことができます。Excelでは、これらのドロップダウンリストの項目をさまざまなセルから取得することもできます。
しかし、それだけではありません。ドロップダウンセルのデータ検証を構成するいくつかの独創的な方法を使用して、複数のリンクされたドロップダウンリストを作成することもできます。この場合、2番目のリストで使用できる(available in a second list)項目は、ユーザーが最初のリストで作成したセクションによって異なります。
複数のリンクされ(Linked)たドロップダウンリストは何に適しています(Good)か？
オンラインのほとんどのフォームは、その前のドロップダウンリストで回答した内容に基づいて、セカンダリドロップダウンリストに入力することを考慮してください。これは、 Excel(Excel)データ入力シートをオンラインフォームと同じくらい高度なものにすることができることを意味します。ユーザーの回答に基づいて自分自身を変更します。
たとえば、Excelスプレッドシートを使用して、(Excel)コンピューターの修理(computer repairs)が必要なユーザーからコンピューター情報を収集しているとします。
入力オプションは次のようになります。
- コンピューター部分(Computer Part)：モニター、マウス(Mouse)、キーボード(Keyboard)、ベースシステム(Base System)
- パーツタイプ：
- モニター(Monitor)：ガラス、ハウジング(Housing)、電源コード(Power Cord)、内部電子機器(Internal Electronics)
- マウス(Mouse)：ホイール、LEDライト(LED Light)、コード(Cord)、ボタン(Buttons)、ケーシング
- キーボード(Keyboard)：キー、ハウジング(Housing)、メンブレン(Membrane)、コード(Cord)、内部電子機器(Internal Electronics)
- 基本システム(Base System)：ケーシング、ボタン(Buttons)、ポート(Ports)、電源(Power)、内部電子機器(Internal Electronics)、オペレーティングシステム(Operating System)
このツリーからわかるように、「パーツタイプ」に選択できる情報は、ユーザーが最初のドロップダウンリストで選択したコンピューターパーツによって異なります。(Computer Part)
この例では、スプレッドシートは次のようになります。
複数のリンクされたドロップダウンリストを作成する場合は、B1のドロップダウンリストから選択したアイテムを使用して、B2のドロップダウンリストのコンテンツを操作できます。
これを設定する方法を見てみましょう。また、以下の例を含むExcelシートの例をダウンロードしてください。
ドロップダウンリストのソースシートを作成する(List Source Sheet)
このような設定を行う最も簡単な方法は、Excelで新しいタブを作成して、すべてのドロップダウンリスト項目を構成できるようにすることです。
これらのリンクされたドロップダウンリストを設定するには、上部のヘッダーが最初のドロップダウンリストに含めるすべてのコンピューターパーツであるテーブルを作成します。次に、そのヘッダーの下に配置する必要があるすべてのアイテム（パーツタイプ）を一覧表示します。
次に、後でデータ検証(Data Validation)を設定するときに正しい範囲を選択できるように、各範囲を選択して名前を付けます。
これを行うには、各列の下にあるすべての項目を選択し、選択した範囲にヘッダーと同じ名前を付けます。テーブルに名前を付けるには、「A」列の上のフィールドに名前を入力するだけです。
たとえば、セルA2からA5を選択し、その範囲に「モニター」という名前を付けます。
すべての範囲に適切な名前が付けられるまで、このプロセスを繰り返します。
これを行う別の方法は、Excelの[選択(Selection)から作成(Create)]機能を使用することです。これにより、上記の手動プロセスのように、シングルクリックですべての範囲に名前を付けることができます。
これを行うには、作成した2番目のシートのすべての範囲を選択するだけです。次に、メニューから[数式(Formulas)]を選択し、リボンの[選択から作成]を選択します。(Create from Selection)
ポップアップウィンドウが表示されます。一番上の行(Top row)のみが選択されていることを確認してから、[ OK]を選択します。
これにより、一番上の行のヘッダー値を使用して、その下の各範囲に名前が付けられます。
最初のドロップダウンリストを設定する
次に、複数のリンクされたドロップダウンリストを設定します。これをする：
1.最初のシートに戻り、最初のラベルの右側にある空白のセルを選択します。次に、メニューから[データ(Data)]を選択し、リボンで[データ検証]を選択します。(Data Validation)
2.開いた[データ検証(Data Validation)]ウィンドウで、[許可](Allow)の下の[リスト]を選択し、[(List)ソース(Source)]の下で上矢印アイコンを選択します。これにより、このドロップダウンリストのソースとして使用するセルの範囲を選択できます。
3.ドロップダウンリストのソースデータを設定する2番目のシートを選択し、ヘッダーフィールドのみを選択します。これらは、選択したセルの最初のドロップダウンリストに入力するために使用されます。
4.選択ウィンドウで下矢印を選択して、[データ検証](Data Validation)ウィンドウを展開します。選択した範囲が[ソース](Source)フィールドに表示されます。[ OK]を選択して終了します。
5.ここで、メインシートに戻ると、最初のドロップダウンリストに2番目のシートの各ヘッダーフィールドが含まれていることがわかります。
最初のドロップダウンリストが完成したので、次のリンクされたドロップダウンリストを作成します。
最初のドロップダウンリストを設定する
最初のセルで選択した内容に応じて、リストアイテムを読み込む2番目のセルを選択します。
上記のプロセスを繰り返して、[データ検証](Data Validation)ウィンドウを開きます。[許可](Allow)ドロップダウンで[リスト(List)]を選択します。[ソース](Source)フィールドは、最初のドロップダウンリストで選択されたものに応じてリストアイテムを取り込むものです。
これを行うには、次の式を入力します。
=INDIRECT($B$1)
INDIRECT機能はどのように機能しますか？
この関数は、テキスト文字列から有効なExcel(Excel)参照（この場合は範囲）を返します。この場合、テキスト文字列は最初のセル（$ B $ 1）によって渡される範囲の名前です。したがって、INDIRECTは範囲の名前を取得し、その名前に関連付けられた正しい範囲を使用してドロップダウンデータの検証を提供します。
注(Note)：最初のドロップダウンから値を選択せずに、この2番目のドロップダウンのデータ検証を構成すると、エラーメッセージが表示されます。[はい](Yes)を選択すると、エラーを無視して続行できます。
次に、リンクされた新しい複数のドロップダウンリストをテストします。最初のドロップダウンを使用して、コンピューターパーツの1つを選択します。2番目のドロップダウンを選択すると、そのコンピューターパーツに適切なリストアイテムが表示されます。これらは、そのパーツに入力した2番目のシート(on the second sheet)の列のパーツタイプでした。
Excelで(Excel)複数のリンクされ(Multiple Linked)たドロップダウンリストを使用する
ご覧のとおり、これはスプレッドシートをより動的にするための非常に優れた方法です。ユーザーが他のセルで選択し(select in other cells)た内容に応じて後続のドロップダウンリストに入力することで、スプレッドシートをユーザーに対してはるかに応答性の高いものにし、データをはるかに有用なものにすることができます。
上記のヒントを試して、スプレッドシートで作成できる興味深いリンク付きドロップダウンリストの種類を確認してください。以下のコメントセクションで、あなた自身の興味深いヒントのいくつかを共有してください。(Share)
How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel
Drop-down lists in Excel are powerful tools. They lеt yоu provide users with a drop-down arrow that, when selеcted, provides them with a list of chоices.
This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.
However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.
What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?
Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers.
For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs.
The entry options might look like this:
- Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
- Part Type:
- Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
- Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
- Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
- Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System
As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.
In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:
If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.
Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.
Create Your Drop-Down List Source Sheet
The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.
To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.
Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.
To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.
For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.
Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately.
An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.
To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.
A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.
This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it.
Set Up Your First Drop Down List
Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:
1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.
2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.
3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.
4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.
5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.
Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.
Set Up Your First Drop Down List
Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.
Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.
To do this, enter the following formula:
=INDIRECT($B$1)
How does the INDIRECT function work?
This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.
Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.
Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.
Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel
As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.
Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.
