Excelの主な機能の2つは、さまざまな視点からデータを操作および表示できるようにすることです。これを行うためのプログラムのよりシンプルで強力なツールの1つは、並べ替え(Sort )機能です。
単純な昇順/降順の並べ替え、グループでデータを表示したり行の整合性を維持するための複数の変数での並べ替え、表形式のデータを整理するための単純な英数字の並べ替えなど、Excelでのデータの並べ替えは不可欠なスキルです。
表形式のデータをExcel(Excel)よりも並べ替えるのに適したプログラムはほとんどなく、並べ替えは単純で比較的複雑でないものから高度なものまで実行できます。Excelの並べ替えの能力（適切なデータセットとプログラムの内部動作に関する少しの知識でできること）は確かに堅牢で詳細ですが、今日の技術的なヒントでは、次の2つの基本的な種類の並べ替えに焦点を当てています。
- 単一の列でのデータの並べ替え
- 複数の列でデータを並べ替える
スプレッドシートはもちろん、セルの列と行、または表形式のデータで構成され、各列は、事実、数字、または名前、住所、通貨、部品などのカテゴリ別のその他の詳細の論理的な分割で構成されます。スプレッドシートの種類に応じて、数字など。一方、行(Rows)には、人物、オブジェクト、または図が並べて表示されるか、同じインスタンスまたはオカレンスで表示されます。
スプレッドシートの種類と、名前、住所、電話番号、その他の関連データの表形式のリストなど、スプレッドシートに含まれるデータに応じて、行はデータベースレコードとよく似ています。
データの行を並べ替えるときは、各行がその整合性を維持する必要があります。データを誤って1つの行から別の行に移動することはありません。これについては、後で説明しますが、複数の列でデータを並べ替えると便利です。
単一フィールドでの並べ替え
スプレッドシートのレコードを行で並べ替えたり、レコード内のセルを列で並べ替えたりできます。もちろん、昇順または降順の並べ替え順序を指定できます。デフォルトでは、昇順/英数字で、プログラムはテキストをAからZに、数字を最小から最大に配置します。もちろん、降順で並べ替えると、古いものがZからAに逆になります。つまり、大きい数字が先頭から始まります。
Excelの多くの関数と同様に、単純な並べ替えを実行する方法はいくつかあります。ただし、このタイプの並べ替えに必要なものはすべて、以下に示すように、マウスの右ボタンのフライアウトメニューにあります。
- スプレッドシートを並べ替える列のフィールドを右クリック(Right-click)して、ポップアップメニューを開きます。
- 下にスクロールし、[(Scroll)並べ替え(Sort)]にカーソルを合わせる
と、フライアウトメニューが開きます。
- [ AからZ(Sort A to Z)に並べ替え]をクリックして昇順または[ ZからA(Sort
Z to A )に並べ替え]をクリックします（Excelでは行1のセルのデータが並べ替えに含まれないことに(Excel)注意(Note)してください。プログラムはこの行に列ラベルまたはヘッダーが含まれていると想定します）。
この単純な並べ替えは、行と列に同一または重複するデータがある場合を除いて、多くの種類のデータに対して機能します。このような場合、次に表示される2つ以上の列で並べ替える必要があります。
複数のフィールドでのレコードの並べ替え
データの複雑さによっては、複数の列で並べ替える必要がある場合があります。おそらく最良の例は、データベースを姓の順にアルファベット順に並べ替えることです。データに同じ名前の人が何人かいるとします。このような場合、LindaJohnsonがLydiaJohnson(Lydia Johnson)の前に来て、CherriAndersonがCharlesAndersonの後に表示されることを確認する必要があります…あなたはその考えを理解します。
このように、[並べ替え(Sort)]ダイアログボックスから複数の条件でカスタム検索を設定できます。
- 並べ替えるデータの最初の列のセルをクリック(Click)します。
- タイトルバーのすぐ下にある[データ]をクリックして、[(Data )データ(Data)]リボンを開きます。（もちろん、リボンは、アプリケーションウィンドウの上部にあるコンテキストタブの行です。）
- [並べ替えとフィルター(Sort & Filter)]セクションで、[並べ替え(Sort )]ボタンをクリックして[並べ替え]ダイアログボックスを開きます。
- [並べ替え(Sort by)]ドロップダウンをクリックして、並べ替える最初の列名を選択します。（ Excelは列の行1にコンテンツを表示することに注意してください。この場合、列ラベルが保持されます。 [マイデータにヘッダーがあり(My data has headers)ます]チェックボックスをオフにすると、このオプションをオフにできます。）
- [レベル(Add Level )の追加]をクリックして、並べ替え順序に別の列を追加します。
- [ Then by ]ドロップダウンをクリックして、並べ替える次の列を選択します。
- 必要に応じて手順6と7(Steps 6 and 7)を繰り返し、並べ替えのパラメータを設定します。
[並べ替え(Sort)]ダイアログボックスをクリックすると、並べ替えを変更するためのいくつかの異なるオプションが表示されますが、それぞれが並べ替えにどのように影響するかを正確に理解していない限り、望ましくない結果が生じる可能性があります。
- [ OK]をクリックします。
- [並べ替えの警告(Sort Warning)]ダイアログボックスが表示された場合は、[選択範囲を展開]を選択(Expand
the selection)し、[並べ替え]をクリックします。(Sort.)
さらに、列を選択すると、Excelはその列のセルの内容を分析し、[(Excel)並べ替え(Sort on)]フィールドと[順序(Order)]フィールドに入力する値について知識に基づいた推測を行います。これらを変更する特定の（そして論理的な）理由がない限り、しないでください。（もちろん、実験している場合を除きます。私は常にそれをお勧めします。Excelの元に戻す(Undo)機能はすばらしい働きをします。）
ご想像のとおり、これはExcelでデータを並べ替える方法のほんの始まりにすぎません。ただし、注意しない限り、間違ったパラメータを使用すると、データが並置され、スプレッドシート内の位置が完全に変わる可能性があることを覚えておくことが重要です。並べ替え(Sort)は高速で簡単に設定できます。良いニュースは、Undoも速いということです。元に戻す(Undo)こと(Don)を恐れずに再試行してください。そしてまた。
Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets
Two of Excel’s primarу functions are to allow уou to manipulate and view data from different perspectives, and one of the program’s more simple but рowеrful tools for doing so is the Sort function.
Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.
Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:
- Sorting data on a single column
- Sorting data on multiple columns
Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of
cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts,
figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency,
parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the
other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same
instance or occurrence.
Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.
When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.
Sorting on a Single Field
You can sort the records in your spreadsheet by rows, and
you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify
ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically,
the program arranges text from A to Z and numbers from smallest
to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older
from Z to A, or so that larger numbers start at the top.
As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.
- Right-click a field in the column upon which you
want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
- Scroll down and hover the cursor over Sort
to open the flyout menu.
- Click Sort A to Z for ascending or Sort
Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in
row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels,
or headers.).
This simple sort works for many types of data, except when
your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances,
you must sort on two or more columns, coming up next.
Sorting Records on Multiple Fields
Depending on the complexity of your data, you may need to
sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database
alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with
the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda
Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles
Anderson…You get the idea.
You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.
- Click a cell in the first column of data you want to sort.
- Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
- In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.
- Click the Sort by drop-down and choose
the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row
1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this
option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
- Click Add Level to add another column to
the sort order.
- Click the Then by drop-down and choose
the next column to sort on.
- Repeat Steps 6 and 7 as needed to
configure the parameters of your sort.
Clicking around in the Sort dialog
box reveals several different options for modifying your sorts, though some of
them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely
produce unwanted results.
- Click OK.
- If you get a Sort Warning dialog box, select Expand
the selection and then click Sort.
Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)
As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how
you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless
you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely
change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The
good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And
again.
