カンバン ボードから^{(Kanban boards)}コラボレーション アプリケーション^{(collaboration applications)}まで、プロジェクトやチームを管理するためのアプリがたくさんあります。すでにMicrosoft Officeを使用している場合は、多くの組み込み機能を利用して、自分自身やチームをOutlookで整理することができます。

プロジェクト計画時にメールを色分けしてメッセージをタスクに変換できます。チームで作業する場合は、タスクを作成して割り当てたり、グループを設定したりできます。これらの機能を他の機能と併用するために、Microsoft Outlook を^{(Microsoft Outlook)}プロジェクト管理ツールとして使用するためのいくつかの提案、ヒント、手順を次に示します。

受信メールを分類する

プロジェクトを管理するときに使用できる最もシンプルですが最も便利な機能の 1 つは、メールを色分けすることです。カテゴリOutlook^(Outlook)を設定したら、そのカテゴリを電子メールに割り当てて、受信トレイで目立つようにすることができます。さらに、必要に応じて、カテゴリを自動的に割り当てるルールを作成できます。

最も意味のあるものに応じてカテゴリを作成できます。いくつかの提案には、プロジェクト、クライアント、または部門ごとのカテゴリが含まれています。

1. Outlook の[ホーム]^(Home)タブに移動し、[タグ]グループの^(Tags)[分類]^(Categorize)メニューを開きます。次に、「すべてのカテゴリ」を選択します。

1. カテゴリ名として色が付けられているだけの、事前に作成されたカテゴリがいくつかあることがわかります。これらのいずれかを編集して、より意味のある名前を使用できます。カテゴリを選択し、右側で[名前の変更]を選択し、新しい名前を入力し、 ^(Rename)Enter キー^(Enter)を使用して保存します。

1. 新しいカテゴリを作成するには、右側の[新規]を選択します。^(New)名前を入力し、色を選択し、必要に応じてショートカット キーを追加し、[OK] を使用して保存します。

電子メールにカテゴリを割り当てるには、次のいずれかを実行します。

• ^{(Choose Categorize)}[ホーム]^(Home)タブの[分類] を選択し、使用するものを選択します。
• を右クリックして^{(Right-click)}[分類]^(Categorize)に移動し、ポップアウト メニューから 1 つを選択します。

これにより、受信トレイ内のメールの横と、独自のウィンドウ内のメッセージの上にカテゴリが表示されます。

メールをタスクに変える

Outlookでプロジェクトを管理する特に便利な方法は、電子メールをタスクに変換することです。関係者のプロジェクトのステータスを更新したり、チーム メンバーにドキュメントを送信したりするリクエストを受け取る場合があります。そのメッセージをタスク リストに追加すると、すぐに完了できるようになります。

電子メールをタスクにすばやく変換するには、次のいずれかの操作を行うだけです。

• ^{(Right-click)}受信トレイ内のメッセージを右クリックし、 [移動]^(Move)に移動し、ポップアウト メニューでタスク フォルダーを選択します。
• メッセージ ウィンドウで、リボンの[移動]を選択し、 ^(Move)[移動]^(Move)ドロップダウン メニューを使用してタスク フォルダーを選択します。
• ^(Drag)メッセージを受信トレイから左側のナビゲーションの タスクアイコンに^(Tasks)ドラッグします。

電子メールをタスクに変換するときの追加オプションとして、代わりにこの次の方法を使用できます。

1. マウスの右ボタンを押したまま電子メールを選択し、左側の タスクアイコンまでドラッグして放します。^(Tasks)
2. 電子メールをテキスト付きのタスクとしてコピーする、電子メールを添付ファイル付きのタスクとしてコピーする、または電子メールを添付ファイル付きのタスクとして移動するためのオプションが表示されます。

1. これらのオプションのいずれかを選択すれ^{(Pick one)}ば準備完了です。気が変わった場合は、 [キャンセル]^(Cancel)を選択することもできます。

その後、いつでもOutlook タスク^{(Outlook Tasks)}アイコンを選択して、To-Do リストを表示できます。

タスクの作成と割り当て

電子メールを自分用の To-Do に変えるだけでなく、 Outlook^(Outlook)でタスクを作成して割り当てることもできます。これは、自分でタスクに取り組むのではなくタスクを委任することにした場合、またはクリックするだけで送信できるタスクのステータス レポートを受け取りたい場合に便利です。

1. 左側の[タスク]アイコン、または^(Tasks)[ホーム]^(Home)タブのNew Items > Taskを選択し、通常どおりに新しいタスクを作成します。あるいは、上記の手順を使用して電子メールをタスクに変換することもできます。

1. ^(Complete)件名^(Subject)、開始^(Start)日と期限^(Due)、優先度^(Priority)、および詳細を含むタスクの詳細をすべて入力します。準備ができたら、[タスク]^(Task)タブに移動し、リボンの [タスクの管理]^{(Manage Task)}セクションで[タスクの割り当て]を選択します。^{(Assign Task)}

1. これによりタスク ウィンドウが更新され、担当者を追加するための To 行が表示されます。名前または電子メール アドレスを 入力するか、[宛先] ボタンを使用してアドレス帳から選択します。^(Enter)

1. オプションで、ボックスをチェックして、タスクの更新されたコピーをリストに保存し、タスクが完了したときにステータス レポートを受け取ることができます。

1. すべてが完了したら、[送信]^(Send)を選択してタスクを担当者に送信します。

電子メールでタスクを受信したら、それを自分のタスク リストに追加するだけです。

タスクの進行中にタスクの[ステータス^(Status)]および[完了率]^{(Percent Complete)}フィールドを使用したり、 [タスク]^(Task)タブの[ステータス レポートの送信]^{(Send Status Report)}を選択して最新のステータスを電子メールで提供したりできます。

連絡先グループを設定する

チームで作業する場合、配布リスト^{(creating a distribution list)}または連絡先グループを作成すると時間を節約できます。すべてのチーム メンバーを電子メール、カレンダー イベント、またはタスクに追加するのではなく、グループを追加するだけです。

1. 左側のナビゲーションで 「人物」^(People)アイコンを選択します。
2. [ホーム]^(Home)タブに移動し、リボンの [ 新規]^(New)セクションで[新しい連絡先グループ]^{(New Contact Group)}を選択します。

1. ^(Enter)上部にグループ名を入力します。次に、メンバー セクションで[メンバーの^(Members)追加]を選択し、 ^(Add) [Outlook 連絡先から]^{(From Outlook Contacts)}、[アドレス帳から^{(From Address Book)}] 、または[新しい電子メール連絡先]^{(New Email Contact)}を選択します。

1. 最初の 2 つのオプションでは、新しいウィンドウが開き、連絡先を選択し、[メンバー] ボタンを使用して連絡先を追加します。すべてのメンバーが揃うまでこのプロセスを続け、「OK」を選択して保存します。

1. グループのメンバーがリストに表示され、必要に応じてさらに追加できます。[保存し^{(Select Save)}て閉じる]^(Close)を選択してプロセスを完了し、グループを保存します。

作成したグループをメールのアドレス行に使用したり、イベントの招待者として使用するには、グループ名の入力を開始して候補から選択するか、[宛先] ボタンを使用してグループを見つけて選択します。

カレンダーを共有する

Outlook では特定のグループ予定表を設定でき^{(set up a specific group calendar in Outlook)}ますが、自分の予定表を^{(share your own calendar)}単純に共有したい場合もあります。これは、プロジェクトのバックアップまたは共同マネージャーとして機能するチーム メンバーにとって役立ちます。

1. 左側のカレンダー^(Calendar)アイコンを選択し、フォルダー ペイン^{(Folder Pane)}を使用してカレンダーを選択します。
2. [ホーム]^(Home)タブに移動し、 [カレンダーの管理]^{(Manage Calendars)}グループで[カレンダーの共有]^{(Share Calendar)}を選択します。カレンダーを選択します。

1. [権限]^{(Permissions)}タブで、[追加]^(Add)ボタンを使用して共有する連絡先を選択します。

1. 連絡先を見つけて[追加]^(Add)を選択し、 [OK] を選択します。次に、許可する権限に応じて、「 表示可能」^{(Can View)}または「編集可能」のいずれかを選択します。^{(Can Edit)}

1. [適用]^{(Select Apply)}、[OK] の順に選択してカレンダーを共有します。

受信者は、カレンダーを共有していることを知らせる電子メールを受信するはずです。Outlook予定表リストであなたの予定表を表示することを承認できます。

フォルダーを管理する

Outlookのフォルダーは、コンピューターで使用しているフォルダーとまったく同じです。アイテムを整理する簡単な方法を提供します。プロジェクトまたはチームの Outlookフォルダーを管理するための優れた方法がいくつかあります。

受信トレイの左側にあるフォルダー ペイン^{(Folder Pane)}を開きます。アカウントが複数ある場合は、アカウントを展開して、そのアカウント内のすべてのフォルダーを表示できます。

新しい親フォルダー^{(New Parent Folder)}またはサブフォルダー^(Subfolder)を作成する

すべてを整理しておくために、プロジェクトごとにフォルダーを作成する^{(creating a folder)}か、クライアントまたはチーム メンバーごとに フォルダーを作成することを検討してください。

^{(Right-click)}アカウントまたは現在のフォルダーを右クリックし、 [新しいフォルダー]^{(New Folder)}を選択し、名前を付けます。

サブフォルダーを並べ替える

親フォルダーに多数のサブフォルダーがある場合、それらを並べ替えることで、必要なフォルダーをすぐに見つけることができます。親フォルダーを右クリックし、「サブフォルダー A^{(Sort Subfolders A)}から Z に 並べ替え」を選択します。

フォルダーをお気に入りに追加する

[お気に入り]^(Favorites)セクションは、フォルダー ペイン^{(Folder Pane)}の上部にあります。そのペインを折りたたむと、左側に沿ったバーにお気に入りが表示されます。^(Favorites)どちらの方法でも、頻繁に使用するフォルダーにすばやくアクセスできます。

フォルダーを右クリックして[お気に入り^(Favorites)に追加]^(Add)を選択するか、フォルダーを[フォルダー ペイン]^{(Folder Pane)}の上部にある[お気に入り]^(Favorites)セクションにドラッグします。

未読アイテムの数を表示する

フォルダーの未読アイテムの合計数を、ペイン内のそのフォルダーに直接表示できます。これは、メールをフォルダーに自動的に送信する場合に、新しいメッセージをすぐに見つけることができるため便利です。

1. ^{(Right-click)}フォルダーを 右クリックし、「プロパティ」を選択します。
2. [全般]^(General)タブを開き、 [未読アイテムの数を表示]^(Show)を選択します。
3. [適用]^{(Select Apply)}および [OK] を選択して変更を保存します。

すべてのアイテムを表示したい場合は、代わりに [アイテムの合計数を表示]^(Show)を選択します。

一般的なアクションを自動化する

前述したように、 Outlook^(Outlook)では自動アクションを実行できます。これには、メールのフォルダーへの移動、メッセージの転送^{(forwarding messages)}、アイテムの重要度のマーク付けなどが含まれます。これらはそれぞれ、受信トレイを常に把握するのに役立つだけでなく、プロジェクトやチームにも役立ちます。

Outlook ルールの作成

Windows、Mac、および Web上のOutlook でルールを作成する^{(creating rules in Outlook)}ための完全なガイドが用意されているので、ここではプロジェクト管理に役立つ 1 つの例を見てみましょう。前述のように、メールを自動的にフォルダーに移動できます。さらに、ルールを最初から作成するのではなく、受信したメールに基づいてルールを作成することもできます。

1. 電子メールを選択し、右クリックして[ルール]^(Rules)に移動し、[ルールの作成]^{(Create Rule)}を選択するか、[ホーム]^(Home)タブの[ルール]を選択して^(Rules)[ルールの作成]^{(Create Rule)}を選択します。

1. 上部にメールの基本条件が表示されます。送信者、件名、または宛先方法に基づいてルールを設定できます。使用する条件を 1 つ以上選択します。

1. [次の操作を行います] 領域で、 [アイテムをフォルダーに移動する^(Move)] チェックボックスをオンにします。次に、「フォルダーの選択」^{(Select Folder)}ボタンを使用してフォルダーを選択します。

1. ^{(Select OK)}完了したら[OK] を選択すると、新しいルールを使用する準備が整います。選択した条件に基づいて電子メールが到着すると、選択したフォルダーに自動的に移動します。

クイックステップを作成する

Outlookのもう 1 つの優れた自動化ツールは、Quick Stepsと呼ばれます。クイック ステップ^{(Quick Steps)}を使用すると、ワンクリックで電子メールに対してアクションを実行できます。ご想像のとおり、これは大幅な時間の節約になります。

電子メールの移動、分類、転送などのクイック ステップ^{(Quick Steps)}を設定できます。例として、明日のフォローアップのために電子メールにフラグを付けるクイック ステップを設定します。

1. [ホーム]^(Home)タブに移動し、 [クイック ステップ]^{(Quick Steps)}ボックスの [詳細] 矢印 (下の矢印) を選択します。Choose New Quick Step > Custom。

1. [クイック ステップの編集]^{(Edit Quick Step)}ボックスの上部に名前を付けます。次に、[アクションの^(Action)選択]^(Choose)ドロップダウン メニューを開き、[メッセージにフラグを^{(Flag Message)}立てる] を選択します。

1. 後続のドロップダウン メニューで、[明日]^(Tomorrow)を選択します。今日^(Today)、来週、または必要に応じて、 別のオプションを選択できます。

1. [完了] を選択して、^{(Choose Finish)}クイック ステップ^{(Quick Step)}を保存します。

クイック ステップ を^{(Quick Step)}使用するには、電子メールを選択して[ホーム]タブに移動し、 ^(Home)[クイック ステップ]^{(Quick Steps)}ボックスで選択するか、右クリックして [クイック ステップ]^{(Quick Steps)}に移動し、ポップアウト メニューで選択します。

それだけです。ワンクリックで、明日フォローアップするようメールにフラグを付けました。

^(Hopefully)これらの提案が、次の新しいプロジェクト、さらにはOutlookでのチームの管理に役立つことを願ってい^(Outlook)ます。さらに詳しくは、Microsoft Teams を Outlook に追加して、^{(how to add Microsoft Teams to Outlook)}会議に参加したりスケジュールを設定したりする簡単な方法をご覧ください。

How to Use Microsoft Outlook for Project or Team Management

Τhere are plenty of аpps out there for managing projects and teams, from Kanban boards to collaboration applications. If you already use Microsoft Office, you can take advantage of many built-in features to keep yourself and your team organized in Outlook.

You can color-code emails and turn messages into tasks when project planning. If you work with a team, you can create and assign tasks and set up a group. For using these features along with others, here are several suggestions, tips, and steps for using Microsoft Outlook as a project management tool.

Categorize Incoming Emails

One of the simplest but most helpful features you can use when managing a project is color-coding your emails. Once you set up categories Outlook, you can assign them to emails which makes them stand out in your inbox. Additionally, you can create rules to automatically assign categories if you like.

You can create categories for what makes the most sense. Some suggestions include a category for each project, client, or department.

1. Head to Outlook’s Home tab and open the Categorize menu in the Tags group. Then, choose All Categories.

1. You’ll notice several pre-made categories which are simply the colors as the category names. You can edit one of these to use a more meaningful name. Select a category, choose Rename on the right, enter the new name, and use Enter to save it.

1. To create a new category, choose New on the right. Enter a name, pick a color, optionally add a shortcut key, and use OK to save it.

To assign a category to an email, do one of the following:

• Choose Categorize on the Home tab and pick the one you want to use.
• Right-click, move to Categorize, and pick one in the pop-out menu.

You’ll then see the category next to the email in your inbox as well as on top of the message in its own window.

Turn Emails Into Tasks

An especially helpful way to manage a project in Outlook is by turning emails into tasks. You may receive a request to update the project status for your stakeholders or send documents to a team member. By placing that message on your task list, you’ll have it at your fingertips to complete.

To quickly turn an email into a task, just do one of the following:

• Right-click the message in your inbox, go down to Move, and pick the task folder in the pop-out menu.
• In the message window, select Move in the ribbon and use the Move drop-down menu to pick the task folder.
• Drag the message from your inbox to the Tasks icon in the left-hand navigation.

For additional options when turning an email into a task, you can use this next method instead.

1. Hold your right-mouse button as you select the email and then drag it to the Tasks icon on the left and release.
2. You’ll see options appear for copying the email as a task with text, copying it as a task with the email as an attachment, or moving the email as a task with an attachment.

1. Pick one of those options and you’re set. You can also pick Cancel if you change your mind.

Then, select the Outlook Tasks icon anytime to view your to-do list.

Create and Assign Tasks

Along with turning emails into to-dos for yourself, you can create tasks and assign them in Outlook. This is convenient if you decide to delegate a task rather than tackle it yourself or if you want to receive status reports for the task which can be sent with a click.

1. Select the Tasks icon on the left or New Items > Task on the Home tab and create a new task as you normally would. Alternatively, you can use the steps above to turn an email into a task.

1. Complete all of the task details including Subject, Start and Due date, Priority, and the details. When you’re ready, go to the Task tab and choose Assign Task in the Manage Task section of the ribbon.

1. This refreshes the task window to include a To line for adding the assignee. Enter their name or email address or use the To button to choose them from your address book.

1. Optionally, you can check the boxes to keep an updated copy of the task in your list and receive a status report when the task is complete.

1. After everything is complete, select Send to send the task to the assignee.

When they receive the task via email, they simply add it to their own task list.

They can use the Status and Percent Complete fields on the task as they progress through it and can select Send Status Report on the Task tab to provide you with an updated status via email.

Set Up a Contact Group

When you’re working with a team, creating a distribution list, or contact group, saves you time. Rather than add every team member to an email, calendar event, or task, you simply add the group.

1. Select the People icon in the left-hand navigation.
2. Go to the Home tab and pick New Contact Group in the New section of the ribbon.

1. Enter a group name at the top. Then, choose Add Members in the members section and pick From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact.

1. With the first two options, a new window pops open where you select the contact and use the Members button to add them. Continue this process until you have all members and select OK to save.

1. You’ll then see your group members listed and can add more if necessary. Select Save & Close to complete the process and save the group.

To use the group you created in the address line of an email or as invitees for an event, start typing the name of the group and pick it from the suggestions or use the To button to locate and select the group.

Share a Calendar

While you can set up a specific group calendar in Outlook, you may want to simply share your own calendar. This is helpful for a team member who acts as your backup or co-manager for your projects.

1. Select the Calendar icon on the left and then choose the calendar using the Folder Pane.
2. Go to the Home tab and select Share Calendar in the Manage Calendars group. Pick the calendar.

1. On the Permissions tab, use the Add button to choose the contact to share with.

1. Locate the contact, select Add, and pick OK. Then, choose either Can View or Can Edit depending on the permissions you want to allow.

1. Select Apply and then OK to share your calendar.

Your recipient should receive an email that you’re sharing a calendar with them. They can accept to see your calendar in their Outlook calendar list.

Manage Your Folders

Folders in Outlook are just like those you use on your computer; they give you simple ways to organize your items. You have a few great ways to manage Outlook folders for your project or team.

Open the Folder Pane on the left side of your inbox. You can then expand an account, if you have more than one, to view all folders within it.

Create a New Parent Folder or Subfolder

Consider creating a folder for each project or one for every client or team member to keep everything organized.

Right-click an account or current folder, choose New Folder, and give it a name.

Sort Your Subfolders

If you have a parent folder with many subfolders, you can find the one you need quickly by sorting them. Right-click the parent folder and select Sort Subfolders A to Z.

Add a Folder to Favorites

The Favorites section sits at the top of your Folder Pane. When you collapse that pane, you can see your Favorites in the bar along the left. Both of these give you fast access to frequently-used folders.

Either right-click the folder and pick Add to Favorites or drag the folder to the Favorites section at the top of the Folder Pane.

Show the Number of Unread Items

You can display the total number of unread items for a folder right on that folder in the pane. This is handy if you send emails to folders automatically because you can spot new messages quickly.

1. Right-click the folder and select Properties.
2. Open the General tab and choose Show number of unread items.
3. Select Apply and OK to save the change.

If you prefer to see all items, choose Show total number of items instead.

Automate Common Actions

As mentioned above, you can perform automatic actions in Outlook. This includes moving emails to folders, forwarding messages, and marking items with importance. Each of these can not only help you stay on top of your inbox but your project or team as well.

Create Outlook Rules

We have a complete guide to creating rules in Outlook on Windows, Mac, and the web you can check out, so here, we’ll look at one example that’s helpful for project management. You can automatically move emails to a folder as mentioned above. Plus, instead of creating the rule from scratch, you can base it on an email you’ve received.

1. Select the email and either right-click, move to Rules, and pick Create Rule or choose Rules on the Home tab and pick Create Rule.

1. You’ll see basic conditions for the email at the top. You can base the rule on the sender, subject, or how it’s addressed. Choose one or more of the conditions you want to use.

1. In the Do the following area, check the box for Move the item to a folder. Then, use the Select Folder button to choose the folder.

1. Select OK when you finish and your new rule is ready to go. Whenever an email arrives based on the condition(s) you picked, it’ll automatically move to your chosen folder.

Create Quick Steps

Another wonderful automation tool in Outlook is called Quick Steps. With Quick Steps, you can perform an action on an email with a single click. As you can imagine, this is a huge time-saver.

You can set up Quick Steps for things like moving, categorizing, or forwarding an email. As an example, we’ll set up a Quick Step to flag an email for follow up tomorrow.

1. Go to the Home tab and select the More arrow (bottom arrow) in the Quick Steps box. Choose New Quick Step > Custom.

1. In the Edit Quick Step box, give it a name at the top. Then, open the Choose an Action drop-down menu and pick Flag Message.

1. In the subsequent drop-down menu, choose Tomorrow. You can pick a different option like Today or Next Week or if you prefer.

1. Choose Finish to save the Quick Step.

To use your Quick Step, select the email, go to the Home tab, and choose it in the Quick Steps box or right-click, move to Quick Steps, and pick it in the pop-out menu.

That’s all there is to it. You’ve just flagged an email for follow-up tomorrow with just one click.

Hopefully these suggestions have you on your way to managing your next new project or even your team in Outlook. For even more, look at how to add Microsoft Teams to Outlook for a simpler way to join or schedule meetings.

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