Smartsheet.comは、プロジェクト、タスク、リスト、チームメンバーなどを追跡するためのクラウドベースおよびWebベースのツールとして、広範で柔軟な機能を提供します。
試してみることを検討している場合、またはすでに無料トライアルにサインアップしている場合、ツールを最大限に活用することは、ツールがあなたとあなたのチームのために何ができるかを知ることを意味します。始めたばかりの初心者向けにSmartsheetを使用する方法を詳しく見ていきましょう。
Smartsheetとは何ですか？
Asana(like Asana)、Monday.com、または同様のプロジェクト管理ソフトウェアなどのアプリケーションを使用したことがある場合、 Smartsheetは目的、構造、機能が同等です。単独で使用することも、他のユーザーと共同で使用することも、アイテムにすばやくアクセスするためのダッシュボードを作成することも、かんばん(Kanban)、カレンダー、グリッドなどの複数のビューを楽しむこともできます。
Smartsheetは、自動化されたワークフロー、クイックスタート用のテンプレート、役立つレポート、カスタムフォーム、およびプロセスを合理化するための他のアプリケーションとの統合も提供します。
Smartsheetの使用を開始する最良の方法は、追跡するプロジェクト、シート、またはタスクのリストを作成またはインポートすることです。次に、各ツールの機能について説明します。
テンプレートを作成、インポート、または使用する
左側のナビゲーションでソリューションセンター(Solution Center)アイコン（プラス記号）を選択します。次に、画面の左上に[作成(Create)とインポート](Import)のオプションが表示されます。
[作成]を(Create,)選択すると、グリッド(Grid)、プロジェクト(Project)、カード(Cards)、タスクリスト(Task List)、フォーム(Form)、レポート(Report)、Dashboard/Portalの8つのオプションがあります。作成するアイテムのタイプを選択し、名前を付けて、[作成(Create)]を選択します。
開始したいプロジェクト計画またはタスクシートが他にある場合は、 [インポート](Import)を選択します。Microsoft Excel(Pick Microsoft Excel)、Microsoft Project、Google Sheets、またはAtlassianTrelloを選択し(Trello)ます。次に、プロンプトに従ってアイテムをインポートします。
テンプレートまたはテンプレートセットから始める場合は、[すべてのソリューションを参照](Browse All Solutions)を選択するか、業界を選択するか、[検索](Search)ボックスを使用して特定のものを検索します。
テンプレートまたはセットを選択して、追加情報を表示します。次に、テンプレートを使用するには、[(use a template)使用(Use)]ボタンを選択します。
テンプレートセットの場合は、[詳細]を選択し(Learn More)て、含まれているものの詳細を取得し、セットをダウンロードします。
プロジェクトアシスタントを使用する
開始したい新しいプロジェクトの場合は、プロジェクトアシスタント(Assistant)を使用することもできます。これにより、プロジェクトの設定をすぐに開始できます。
ソリューションセンターで、[(Solution Center)プロジェクトアシスタント](Project Assistant)を選択します。プロジェクトに名前を付け、開始する2つのタスクを入力し、タスク(Task)＃1に2つのサブタスクを追加します。
次に、入力したタスクとサブタスクを含む新しいプロジェクト のグリッドビューレイアウトが表示されます。(Grid View)
プロジェクトの特徴
Smartsheetでプロジェクトを追跡するのは、ガントビュー(Gantt View)のように組み込まれたプロジェクト管理ツールを使用すると簡単です。
左側に、タスク、期間、開始、終了、先行、割り当て済み、完了率、ステータス、およびコメントのスポットがあります。右側はガント(Gantt)チャートです。
右上のアイコンを使用して、ベースラインを追加し、クリティカルパスを表示または非表示にすることができます。
ギア(gear)アイコンを選択して、プロジェクト設定(Project Settings)を開きます。次に、依存関係設定(Dependency Settings)、タイムライン表示(Timeline Display)、およびリソース管理(Resource Management)を調整します。
タスクリストの機能
タスクリストには、最初から最後まで やることを追跡するために(track your to-dos)必要なものが正確に含まれています。
(Enter)タスク名、期日、担当者、およびステータスを入力します。[完了(Done)]列を使用して完了したタスクをマークし、[コメント(Comments)]セクションをメモに使用します。
カードの機能
プロジェクト管理のかんばん(Kanban)方式が好きな場合は、自分自身でもチームでも、カードレイアウトを使用できます。
Uncategorized、Backlog、Planning、In Progress、およびCompleteのレーンから始めます。ただし、プロジェクトごとにこれらのラベルを変更できます。
プラス記号を使用して、レーンにカードを追加します。カードには、サブタスクのチェックリスト、添付ファイル、コメント、証明、およびリマインダーを含めることができます。[編集(Edit)]アイコン（鉛筆）を選択して、カードのサブタスクを拡大表示で編集することもできます。
(Choose)カードのコンパクトビューまたはフルビューのいずれかを選択し、右上の歯車アイコンを使用して(gear)カードビュー(Card View)設定を調整します。
グリッド機能
アイテムの追跡にMicrosoftExcelやGoogleスプレッドシートなど(Microsoft Excel or Google Sheets)のアプリケーションを使用していますか？もしそうなら、グリッド(Grid)レイアウトはあなたのためです。これは、列、行、およびセルを含むスプレッドシートのように見えます。
フォームの特徴
カスタムフォームの作成(Building a custom form)は、あらゆる種類のプロジェクトに役立つ機能です。Smartsheetを使用(Smartsheet)すると、フォームをデザインして設定を簡単に調整できます。
(Add)左側のセクションでフォーム(Form) 要素を(Elements)追加および削除します。次に、フォームフィールドを選択して、右側の特定の設定を調整します。たとえば、フィールドを必須にしたり、ラベルやヘルプテキストを含めたり、検証を使用したり、ロジックを追加したりできます。
テーマ(Theme)とブランド(Brand)、セキュリティ(Security)、フォーム送信(Form Submission)、および送信用の電子メールのフォーム設定を調整します。
レポート機能
行レポート(Row Report)、要約レポート(Summary Report)、またはその両方を作成します。シートまたはプロジェクトを選択し、列を追加します。フィルタを追加したり、列を並べ替えたりグループ化したり、上部に概要を含めたりすることができます。
ダッシュボードの機能
Smartsheetダッシュボードを作成することで、プロジェクトのスナップショットを表示したり、アクティブなアイテムを確認したり、便利なグラフを表示したり、指標を表示したりできます。
ダッシュボードに名前を付けてから、使用するウィジェットを選択します。右側にウィジェットの素晴らしい選択が表示され、ウィジェットを1つ選択するだけで追加できます。
ダッシュボードにウィジェットを配置したら、それらの設定を調整できます。ウィジェットの種類に応じて、タイトルを追加してスタイルを設定し、誰かがウィジェットをクリックしたときのアクションを選択できます。
Smartsheetのナビゲーション(Smartsheet Navigation)、レイアウト(Layout)、およびツール(Tools)
Smartsheetは、ツールを使用するだけでなく、アプリケーションをナビゲートする簡単な方法を提供します。
左側のナビゲーション
左側には、[ホーム(Home)] 、 [通知(Notifications)] 、 [参照(Browse)] 、 [最近] 、 [お気に入り(Favorites)] 、[WorkApps] 、(Recents)および[ソリューションセンター(Solution Center)]のメインナビゲーションがあります。Smartsheetにログインするときに、開始する場所を選択します。
下部にあるヘルプ(Help)アイコン（疑問符）アイコンを選択して支援を行うか、アカウント(Account)アイコンを選択してプロファイルと設定を調整します。
右側のツール
右側にはツールがあります。これらは、プロジェクト、タスクリスト(Task List)、カードなど、使用する各アイテムの画面に表示されます。例外はダッシュボード(Dashboard)とレポート(Report)です。
ツールを選択すると、対応するアイテムを含むサイドバーが表示されます。会話、添付ファイル、証明(Proofs)、更新要求(Update Requests)、公開(Publish)、アクティビティログ(Activity Log)、および概要(Summary)があります。
サイドバーで使用できるアクションは、ツールによって異なります。例として、すべての会話、未読の会話、またはシートまたは行ごとのコメントを表示できます。添付ファイルの場合は、ファイルのプレビュー、ダウンロード、名前の変更、または説明の追加を行うことができます。
トップツールバー
各アイテムの上部には、追加のツールがあります。左側では、アクションを保存、印刷、元に戻す、またはやり直すことができます。そのすぐ隣で、ビューを変更できます。これは非常に便利です。グリッド(Grid)ビュー、ガント(Gantt)ビュー、カード(Card)ビュー、またはカレンダー(Calendar)ビューを切り替えます。
また、MicrosoftWord(in Microsoft Word)に表示されるものと同様のフォントボタンとフォーマットボタンも表示されます。これにより、フォントのスタイル、サイズ、色の変更、配置の変更、通貨としてのフォーマットなどを行うことができます。
Smartsheetの追加機能(Additional Smartsheet Features)とオプション
Smartsheetの使用方法の基本を学んだら、これらの追加機能とオプションを見てください。
共有(Sharing)：リアルタイムの会話とコラボレーションツール(collaboration tools)に加えて、チームの共有と権限の設定を調整できます。オプションを表示するには、右上の[共有(Share)]ボタンを使用します。
統合(Integrations)：Smartsheetを(Smartsheet)Slack、Googleドライブ(Google Drive)、Gmail、OneDrive、Jiraなどのアプリに接続します。オプションを表示するには、ソリューションセンターに移動し、[(Solution Center)すべてのソリューション(Browse All Solutions)を参照]を選択して、[アドオン]セクションの[その他のアドオンを(See More Add-Ons)表示]を選択します。
自動ワークフロー(Automated Workflows)：トリガーとアクションを選択して、プロジェクトまたはシートのタスクを自動化します。(Automate tasks)通知、承認リクエスト、日付の記録、行のロックなどを自動化できます。上部のツールバーの上にある[自動化(Automation)]タブを選択します。
また、ワークスペースを作成したり、条件付き書式を使用したり、会社のWebまたはモバイルアプリを作成するための機能を確認したりすることもできます。
Smartsheetは、あらゆる規模のプロジェクトを管理するためのフル機能の堅牢なツールです。あなたに最適なサブスクリプションプランの価格(subscription plan pricing)を確認してください。
同様のツールについては、Todoistかんばんツールの使用(use the Todoist Kanban tool)方法またはTrelloで生産性を高める(be productive with Trello)方法をご覧ください。
How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners
For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lіsts, team memberѕ, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.
If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.
What is Smartsheet?
If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.
Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.
The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.
Create, Import, or Use a Template
Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.
Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.
Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.
If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific.
Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.
For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.
Use the Project Assistant
If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.
In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.
You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered.
Project Features
Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.
You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.
You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.
Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.
Task List Features
The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish.
Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.
Cards Features
If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.
You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.
Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).
Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.
Grid Features
Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.
Form Features
Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.
Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.
Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.
Report Features
Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.
Dashboard Features
By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.
Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it.
Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.
Smartsheet Navigation, Layout, and Tools
Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools.
Left-Hand Navigation
On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.
At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.
Right-Side Tools
On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report.
When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary.
The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.
Top Toolbar
On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views.
You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.
Additional Smartsheet Features and Options
Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.
Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.
Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.
Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.
You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.
Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.
For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.
