Googleドキュメントには多くの優れた機能がありますが、場合によっては、 (Google Docs)Googleドキュメント(Google Docs doesn)にデフォルトではない機能がいくつか必要になることがあります。
Googleドキュメントで利用できる機能のベースを拡張するために有効にできる(Google Docs)Googleドキュメント(Google Doc)アドオンがいくつかあります。以下は最高のものの10です。
ハイライトツール(Highlight Tool)
ドキュメントを編集しているとき、または他の方法で共同作業しているとき、テキストを強調表示する機能は非常に貴重です。
デフォルトでGoogleドキュメント(Google Docs)で強調表示する方法があります。これを行うには、強調表示するテキストを選択し、リボンの強調表示アイコンを選択して、使用する(highlight icon)強調表示の色(highlight color)を選択する必要があります。
これにより、選択したテキストに優れたハイライト効果が作成されます。(highlight effect)ただし、プロセスにはいくつかの手順が必要であり、オプションは限られています。
ハイライトツール(Highlight Tool) GoogleDocアドオンは、ハイライトのプロセスをはるかに機能的にします。
ツールをインストールした後、いくつかのセットアップ手順を完了する必要があります。これを行うには、Googleドキュメント(Google Docs select) でメニューから[アドオン]を選択し、[(Add-ons)ハイライトツール]を選択して、[(Highlight Tool)設定](Settings)を選択します。
開始時に蛍光ペンセットを自動的にスキャンするを(Automatically scan for highlighter sets on start)有効にします。
隅にあるXを選択して、ウィンドウを閉じます。最後に、メニューから[アドオン(Add-ons)]を選択 してハイライトツールを起動し、[(highlighter tool)ハイライトツール]を選択して、[(Highlight Tool)開始](Start)を選択します。
これにより、ハイライトツール(Highlight Tool)が起動します。
ハイライトを開始するには、任意の色でハイライトするテキストを選択し、ハイライトツールウィンドウでハイライターライブラリを選択します。(Highlighter Library)
最初のウィンドウで[新しいセット](New Set)を選択します。セットに名前を付け、適切な色を適用します。必要に応じて、色にラベルを付けます。完了したら、[保存](Save)を選択します。
ハイライトカラーセットを作成すると、画面右側のハイライトツールウィンドウに表示されます。(Highlight Tool window)
アイデアは、ハイライトしたいテキストをすばやく選択し、作成したハイライトカラーセットのいずれかから選択できるということです。これにより、選択したテキストがその色で強調表示されます。
アイデアは、好きなだけハイライトカラーの大規模なセットを作成できるということです。次に、そのウィンドウで好きな色セットをクリックするだけで、選択したテキストをそれらの色のいずれかですばやく強調表示できます。
ハイライトプロセス(highlight process)をスピードアップし、はるかに簡単にします。
コードブロック(Code Blocks)
もう1つの優れたGoogleDocアドオンは、コードブロック(Code Blocks)です。
コードを頻繁に文書化する必要がある場合、それを行うための最良の方法の1つは、特定のコード言語を処理およびフォーマットできるワードプロセッサを使用することです。(word processor)
デフォルトでは、Googleドキュメントは(Google Docs doesn)コードのフォーマットをあまりうまく処理しません。さまざまなフォントタイプを選択したり、背景色(background color)を追加したりして、コードブロックを手動でフォーマットする必要があります。しかし、すべてを実行するアドオンを使用できるのに、なぜこれらすべてが機能するのでしょうか。
コードブロック(Code Blocks)アドオンをインストールしたら、 [アドオン(Add-ons)]メニューを選択し、[コードブロック]を選択してから(Code Blocks)[開始](Start)を選択すると、アドオンにアクセスできます。
これにより、右側に新しいウィンドウが開き、使用するコード言語(code language)とフォーマットテーマを選択できます。
これで、コードをドキュメントに貼り付け、コードブロック全体を強調表示して、[コードブロック]ウィンドウの[フォーマット]ボタンを選択するだけです。(Format)
これにより、 Googleドキュメント(Google doc)内に埋め込まれた驚くほどフォーマットされたコードが作成されます。
このアドオンは、印象的な言語の配列を処理し、優れたコードフォーマットテーマの素晴らしい範囲を含みます。
記入可能なドキュメント(Fillable Document)
Googleドキュメント(Google Docs)の非常に一般的な使用法は、他の人が記入できるフォームテンプレートを作成することです。残念ながら、Googleドキュメント(Google Docs doesn)には、入力可能なドキュメントを簡単に作成できる優れた機能がありません。
ありがたいことに、 FillableDocumentと呼ばれるGoogleDoc(Fillable Document)アドオン(Google Doc add-on)があります。
他のアドオンと同様に、インストールしたら、[アドオン]メニュー項目から選択して[(Add-ons menu item and select) 開始(Start)]を選択する必要があります。
アドオンを最初に実行するときは、開始するために[セットアップの開始](Start setup)を選択する必要があります。ステップ1(Step 1)では、入力可能なフォームからデータを保存するスプレッドシートを選択する必要があります。
新しいスプレッドシートを作成することも、既存のスプレッドシートから選択(spreadsheet or choose)することもできます。[次へ](Next)を選択して続行します。2番目のステップでは、宛先フォルダー(destination folder)を選択または作成することを選択します。
最後のステップでは、入力可能なフォームを受信者に送信するための電子メールテンプレートを作成する必要があります。このステップはオプションです。
セットアップが完了したら、右側の[入力可能なドキュメント]ウィンドウを使用して、入力可能なドキュメントのすべてのフィールドを作成できます。(Document window)フィールドリスト(Field List)の横にある+アイコンを選択するだけ(Just)です。[新しいフィールドの作成](Create New Field)を選択することもできます。次に、[フィールドの挿入(Insert Field)]アイコンを選択して、これらのフィールドをドキュメントに挿入できます。。
これらのフィールドは、ドキュメント内に$記号が前に付いたプレースホルダーとともに表示されます。
[入力可能なドキュメント]ウィンドウで(Document window)[Webフォームを開く(Open Web Form)]を選択すると、フォームのWebバージョンを表示できます。
フォームの作成が完了したら、[フォームの公開](Publish Form)を選択するだけです。[共有(Sharing)]タブを選択して、入力可能なフォームを送信する電子メールアドレスのリストを提供します。
[フォームの公開](Publish Form)を選択して、メールを終了して送信します。
メールマージ(Mail Merge)
Mail Mergeアドオンは、Googleスプレッドシートのスプレッドシートの値を使用して、それらをテンプレートドキュメントに挿入できる強力なGoogleドキュメント アドオン(Google Sheets spreadsheet and inserts)です(Google Doc)。
なぜこれが便利なのですか？所有者が数百人の顧客に請求書を送信する必要があるビジネスを検討する場合、このアドオンを使用すると、マスター請求書(master invoice)の「テンプレート」ドキュメント(” document)を作成できますが、スプレッドシートのデータの行を使用して特定のフィールドに入力できます。
これにより、元のスプレッドシートのすべてのデータを処理するために必要な数の請求書ドキュメントが生成されます。このアドオンを使用するには、 [アドオン(Add-ons)]メニューから[メールマージ]を選択し、[(Mail Merge)開始(Start)]を選択するだけです。
これにより、右側に[メールマージ]ウィンドウ(Mail Merge window)が開きます。
このウィンドウを使用して、マージするデータを含むスプレッドシートを選択します。次に、ドキュメントテンプレート(document template)へのマージに使用する各フィールドを選択できます。
複数のユーザーへのドキュメントのバッチの送信を自動化する場合 は、 [電子メール設定の表示](Show Email Settings)を選択して電子メールヘッダーテンプレート(email header template)をカスタマイズすることもできます。
バッチメール機能(batch email feature)を使用する場合は、アドオンのSMTP設定を設定して、(SMTP)メールアカウント(email account)の正しいSMTP設定を使用するようにしてください。
Pinterestの無料画像(Pixabay Free Images)
もう1つの便利なGoogleDocアドオン(Google Doc add-on)は、 PixabayFreeImagesです。これは、自分のドキュメントで使用できる画像を無料で検索(image search)できるため、最も使いやすいアドオンの1つです。
これを使用するには、メニューから[アドオン]を選択し、[ (Add-ons)Pixabay無料画像]を選択して、[(Pixabay Free Images)画像検索(Search Images)]を選択します。
これにより、右側にウィンドウが開き、 Googleドキュメント(Google document)で使用する無料の画像を検索できます。
無料の画像を選択するだけで、現在カーソルがある場所ならどこでもドキュメントに配置できます。
Doc変数(Doc Variables)
MailMergeアドオンまたはFillableDocumentアドオンの(Mail Merge)代わりに、DocVariablesアドオン(Document add-on)があります。
このアドオンは、複数の人に自分の値をドキュメントに記入してもらいたい場合に最適です。アドオンは、ユーザーがドキュメントで作成した変数にデータを入力するために使用できるコラボレーションフォームを提供します。
アドオンをインストールすると、テンプレート化されたドキュメントを簡単に作成できます。メニューから[アドオン]を選択し、[(Add-ons)ドキュメント変数(Doc Variables)]を選択し、[変数の挿入(Insert Variable)]を選択して、ドキュメントに埋め込む変数のタイプを選択するだけです 。(Just select)
変数タイプを選択したら、名前を付け(name and select)て、単一のフィールドにするか、複数の行をカバーするかを選択します。(field or covers)
[OK(Select OK) ]を選択すると、変数(variable show)がドキュメントに表示され、その前に「$」記号が表示されます。
ドキュメントを誰かに送信して記入することができ、その人がしなければならないのは、アドオン(Add-on)メニューから[開始]を選択することだけです。(Start)
これにより、ドキュメント用に作成したすべての変数のフィールドを含むウィンドウが右側に開きます。
フォームを送信した相手は、変数に入力し、青い矢印を押して終了するだけです。これにより、その人が入力したすべての情報がドキュメントに自動的に入力されます。
これは、簡単に入力できるフォームを作成するための優れた方法です。または、アドオンフォームに入力するだけで、テンプレート化されたドキュメントを簡単に入力できます。
テキストクリーナー(Text Cleaner)
多くのドキュメントを編集する場合、Text CleanerGoogleDoc(Text Cleaner) アドオン(Google Doc)を使用すると作業を自動化できます。
このアドオンをインストールすると、メニューからすばやく編集できるようになります。メニューから[アドオン]を選択し、[(Add-ons)テキストクリーナー(Text Cleaner)]を選択して、利用可能なクイック編集のいずれかを選択するだけです。(Just select)
たとえば、ドキュメント全体に対して任意のアクションを実行できます。
- 改行を削除する
- 段落区切りを削除する
- ハード改行を修正する
- (Remove)文から複数のスペースを削除する
- タブを削除する
- スマートクォートを修正する
その他の編集ツールにアクセスする場合は、[構成](Configure)を選択します。テキストクリーナー(Text Cleaner)機能をカスタマイズできる新しいウィンドウが開きます。
この画面では、実行するすべての編集をカスタマイズできるだけでなく、必要なものをすべて選択して[今すぐ保存してクリーンアップ](Save and clean now)を選択すると、ドキュメントに対して一度にすべての編集が実行されます。
このツールは、この記事にリストされている他のすべてのツールと同様に、 Googleドキュメント(Google Docs)でできることを強化します。それはあなたの文書で驚くべきことをするのをはるかに簡単にします。
10 Best Google Doc Add-ons To Create Amazing Documents
Google Docs has a lot of great features, but in some cases thеre are a few things people occasionally need that Google Doсs doesn’t have by default.
There are a number of Google Doc add-ons you can enable that’ll extend the base of features available in Google Docs. The following are ten of the best ones.
Highlight Tool
When you’re editing a document or collaborating in any other way, the ability to highlight text is invaluable.
There is a way to highlight in Google Docs by default. To do so, you need to select the text you want to highlight, select the highlight icon in the ribbon, and choose the highlight color you want to use.
This creates a good highlight effect for the text you’ve selected. However the process takes a few steps and the options are limited.
The Highlight Tool Google Doc add-on makes the process of highlighting much more functional.
After you install the tool, you’ll need to complete a few setup steps. To do this, in Google Docs select Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Settings.
Enable Automatically scan for highlighter sets on start.
Select the X in the corner to close the window. Finally, start the highlighter tool by selecting Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Start.
This will launch the Highlight Tool.
To get started with highlighting, just select the text you want to highlight in any color, and select the Highlighter Library in the Highlight Tool window.
Select New Set in the first window. Give the set a name, and apply an appropriate color. Give the color a label if you like. When you’re done, select Save.
As you create highlight color sets, those will appear in the Highlight Tool window on the right side of the screen.
The idea is that you can quickly select the text you want to highlight, and select from any of the highlight color sets you’ve created. This will highlight the selected text that color.
The idea is that you can create a large set of as many highlight colors you like. Then you can quickly highlight selected text any of those colors by just clicking whatever color set you like in that window.
It speeds up the highlight process and makes it much simpler.
Code Blocks
Another great Google Doc add-on is Code Blocks.
If you often need to document code, one of the best ways to do that is by using a word processor that can handle and format specific code languages.
By default, Google Docs doesn’t really handle code formatting very well. You need to format code blocks manually by selecting different font types, adding background color, and more. But why do all that work when you can use an add-on that does it all for you?
Once you install the Code Blocks add-on, you can access it by selecting the Add-ons menu, selecting Code Blocks, and then selecting Start.
This will open a new window on the right that lets you choose the code language and the formatting theme you want to use.
Now all you need to do is paste your code into the document, highlight the entire block of code, and then selecting the Format button in the Code Blocks window.
This creates amazingly formatted code embedded inside your Google doc.
This addon handles an impressive array of language, and includes a nice range of excellent code formatting themes.
Fillable Document
A very common use of Google Docs is to create form templates that other people can fill out. Unfortunately, Google Docs doesn’t have any good features that allow you to easily create a fillable document.
Thankfully, there’s an Google Doc add-on called Fillable Document that lets you do just that.
Like other add-ons, once you install it you need to select it from the Add-ons menu item and select Start.
When you first run the addon, you’ll need to select Start setup to get started. For Step 1 you’ll need to select the spreadsheet where you want to store data from your fillable form.
You can create a new spreadsheet or choose from an existing one. Select Next to continue. In the second step, you’ll select to choose or create the destination folder.
In the last step you’ll need to create an email template for sending your fillable form to recipients. This step is optional.
Once you’re done with setup, you can use the Fillable Document window on the right to create all of the fields for your fillable document. Just select the + icon next to Field List. You can also select Create New Field. You can then insert those fields into the document by selecting the Insert Field icon. .
Those fields show up inside the document with placeholders that have the $ symbol in front of them.
You can see the web version of the form by selecting Open Web Form in the Fillable Document window.
When you’re done creating your form, just select Publish Form. Select the Sharing tab to provide a list of email addresses to send your fillable form to.
Select Publish Form to finish and send out the emails.
Mail Merge
The Mail Merge add-on is a powerful Google Doc add-on that lets you use values from a Google Sheets spreadsheet and inserts those into a template document.
Why is this useful? If you consider a business where the owner needs to send out invoices to hundreds of customers, this add-on would let them create a master invoice “template” document, but fill in specific fields using rows of data from a spreadsheet.
This generates as many invoice documents as needed to process all of the data from the original spreadsheet. To use this add-on, you just select Mail Merge from the Add-ons menu, and select Start.
This opens the Mail Merge window on the right.
Use this window to select the spreadsheet that contains the data you want to merge. You can then select each field that you want to use to merge to the document template.
You can also select Show Email Settings to customize the email header template if you want to automate sending the batch of documents to multiple users.
If you do want to use the batch email feature, make sure to set up the SMTP settings for the addon to use the correct SMTP settings for your email account.
Pixabay Free Images
Another useful Google Doc add-on is Pixabay Free Images. This is one of the easiest add-ons to use, since it’s simply a free image search for images you can use in your own document.
To use it, just select Add-ons from the menu, select Pixabay Free Images, and select Search Images.
This will open a window on the right that you can use to search for free images to use in your Google document.
Just select the free image to place it into your document wherever you currently have the cursor.
Doc Variables
An alternative to the Mail Merge add-on or the Fillable Document add-on is the Doc Variables add-on.
This add-on is perfect if you want to have multiple people fill out a document with their own values. The add-on provides a collaborative form users can use to enter data into the variables you’ve created in the document.
Once you’ve installed the add-on, creating a templated document is easy. Just select Add-ons from the menu, select Doc Variables, select Insert Variable, and choose the type of variable you want to embed into the document.
Once you select the variable type, just give it a name and select whether it’s a single field or covers multiple lines.
Select OK and you’ll see the variable show up in the document with the “$” symbol in front of it.
You can send the document to someone to fill out, and all they have to do is select Start from the Add-on menu.
This opens a window to the right with fields for all of the variables you’ve created for the document.
The person you sent the form to then just needs to fill out the variables and press the blue arrow to finish. This will automatically fill out the document with all of the information the person entered.
This is a great way to create an easy-to-fill-out form, or just a templated document people can easily fill out just by filling out the add-on form.
Text Cleaner
If you edit a lot of documents, the Text Cleaner Google Doc add-on can automate your work.
Installing this add-on gives you access to quick edits from the menu. Just select Add-ons from the menu, select Text Cleaner, and select any of the available quick edits.
For example, you can perform any actions on the entire document:
- Remove line breaks
- Remove paragraph breaks
- Fix hard line breaks
- Remove multiple spaces from sentences
- Remove tabs
- Fix smart quotes
If you want access to more editing tools, then select Configure. A new window will open where you can customize Text Cleaner features.
This screen not only lets you customize all of the edits it’ll do for you, but if you select everything you want and select Save and clean now, it’ll perform all edits at once on the document.
This tool, like all of the others listed in this article, enhances what you can do with Google Docs. It makes it much easier to do surprising things with your documents.
