小さなチームを運営することは、グループの全員と連絡を取らない限り、または連絡が取れない限り、それほど忙しい仕事ではありません。やらなければならないことがたくさんあります。たとえば、オフィスで電話をかけたり、電話会議を行ったり、Facebookグループを作成したりできます。しかし、オンラインまたはオフラインのビジネスのためのすっきりとしたチーム管理サービスを探しているなら、Slackがあなたが探しているものです！
Slack(Though)はプレミアムソリューションを提供していますが、7人または8人のメンバーのチームがある場合は、無料(Slack)版で十分です。(free edition)さて、あなたがこのサービスを利用しているなら、あなたはそれがどれほど有用であるかを知っているかもしれません。ただし、過去にSlackを使用したことがなく、Slackを使用するためのヒントを探している場合は、これらの便利なSlackのヒントとコツ(Slack tips and tricks)がこのサービスを効率的に使用するのに役立つ可能性があります。
Slackのヒントとコツ
Slackの基本的なヒントとコツから始めましょう。その後、 Slackの高度な機能を確認できます。
1]ブラウザ通知を有効にする
これはインスタントメッセンジャーサービスであるため、できるだけ早く送信者に返信する必要があります。ただし、ブラウザウィンドウを最小化してからタスクを開始すると、忘れてしまう可能性があります。したがって、 Slack(Slack)のブラウザ通知を有効にすることができます。Slackを初めて開くと、画面に小さなメッセージが表示されます。「通知を有効にする」ボタンを押すだけで、作業を完了できます。(Just)
見逃した場合は、設定に移動し、「推奨設定に切り替える」ボタンをクリックしてください。(Switch)その後、通知のトーンを変更することもできます。
2]邪魔しないでください
ブラウザの通知を有効にしていて、通知を次々に受け取るのにうんざりしている場合は、通知をスヌーズするだけです。これはあなたにメッセージを受け取りますが、あなたに通知しません。Slackでサイレント(Do not Disturb)を有効にする方法は2つあります。まず(First)、20分から24時間スヌーズできます。次に(Second)、DnDをスケジュールできます。そのためには、チーム名の横に表示されているアラームベルボタンをクリックして、時間を選択します。(Alarm Bell)スケジュールを設定する場合は、「サイレント」をクリックしてください。(Disturb)スケジュール」オプション。その後、時間を設定する必要があります。ただし、チームを初めて設定するときに、独自のタイムゾーンを選択していることを確認してください。
3]チームの権限
チームの所有者である場合、主にオンラインで管理されている場合は、セキュリティに確実に注意を払う必要があります。Slackには、チームのプライバシーを管理するためのオプションがたくさんあります。つまり、管理者以外のユーザーがさまざまなことを許可またはブロックできるようにするためのオプションがいくつかあります。たとえば、他の人が人を招待したり、メンバーを削除したり（非推奨）、統計を表示したり、外部でファイルを共有したりすることを許可できます。そのためには、[設定]を開き、[(Settings)権限(Permissions )]タブに切り替える必要があります。
4]チーム名とURLを変更する
一般的に、人々は「マイチーム」という名前でSlack上にチームを作成します。(Slack)しかし後で、彼らは正確なチーム名と対応するURLを選択します。同じことが起こった場合は、チーム名とURLを変更できます。ただし、チームのURL(Team URL)は一意である必要があります。次のページにアクセスして、作業を行ってください。ここで、名前とURL(URL)を変更できます。
https://abcd.slack.com/admin/name
abcdを実際のチームURLに置き換えることを忘れないでください。
5]データのインポート/エクスポート
チームを削除したいとします。その場合は、後で使用できるように、Slackからデータをエクスポートすることをお勧めします。メッセージ、ファイルへのリンク、アーカイブされたチャネル、統合アクティビティログをエクスポートできます。プライベートグループの履歴/ファイル、ダイレクトメッセージ、および削除ログをエクスポートすることはできません。これを行うには、次のページにアクセスしてください。
https://abcd.slack.com/admin/settings
abcdを実際のチームURLに置き換えることを忘れないでください。Import/Export Data]というボタンが表示されます。それをクリック(Click)して、インポートするかエクスポートするかを選択します。データをエクスポートする必要がある場合は、[エクスポート]に切り替えて、[エクスポートの(Export)開始(Start Export )]ボタンをクリックします。インポート(Import)する場合は、ソースを選択して画面オプションを確認するだけです。これは、あなたがチームの管理者である場合にのみ実行できます。
6]所有権の譲渡
あなたがチームを去り(Suppose)、あなたに代わってすべてのことを管理する他の誰かを管理者にしたい場合は、このページにアクセスして作業を行うことができます。
https://abcd.slack.com/admin/settings
繰り返しになりますが、 abcdを実際のチーム名に置き換えたことを確認してください。ここでは、チームメンバーと役割の管理(manage your team members and roles)を見つけることができます。その後、所有権の譲渡(Transfer ownership )オプションが表示されます。ここで、新しいプライマリメンバーを選択し、パスワードを入力する必要があります。
7]2要素認証を有効にする
2要素認証は、アカウントを保護するための最良の方法です。Slackは2段階認証も提供しており、既存のSlackアカウントに追加の保護レイヤーを作成します。ただし、2要素認証を有効にすると、すべてのセッションがサインアウトされます。有効にするには、次のページにアクセスしてください。
https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor
[ 2要素認証の設定(Setup Two-Factor Authentication )]ボタンをクリックします。その後、パスワードを入力する必要があります。次に、SMSテキストメッセージ(SMS Text Message)とアプリの使用という(Use an App)2つのオプションが表示されます。自分に合ったものを使用してください。ただし、SMSオプションの方がはるかに優れています。
それを選択して、携帯電話番号を入力してください。これで、これに関するSMS(SMS)が届きます。これは、 Slackで2要素認証を有効にするためにそれぞれのページに入力する必要があります。
8]チームメンバーに電話する
最近、Slackにはチームメンバーに電話をかけるオプションが含まれています。ただし、これはVoIP通話であるため、携帯電話で相手に電話をかけることはできません。メンバーはあなたの電話を受けるためにオンラインでなければなりません。それでも、これはSlackの誰にでも簡単に電話をかけることができます。それぞれのプロファイルを開き、右上に表示されている[通話]ボタンを押す(Call )だけです。(Just)
9]複数のチームにサインインする
Slack(Suppose)で複数のチームを管理しているとします(Slack)。複数のチームにサインインする場合は、確かにそうすることができます。チーム名をクリックして、[別のチームにサインイン(Sign in to another team)]オプションを選択するだけです。(Just)その後、チーム名、メールID、パスワードを入力する必要があります。
10]サイドバーのテーマを変更する
多くの人がインターフェースで遊んでいます。あなたがその一人で、Slackサイドバーのシンプルな外観を変更したい場合は、ここに解決策があります。テーマを変更することが可能です。そのためには、チーム(Team)名をクリックして[設定](Preferences)に移動します。ここでは、サイドバーのテーマ(Sidebar Theme )オプションが表示されます。これに切り替えて、新しいテーマまたは色の組み合わせを選択します。
Slackは、小さなチームを管理するための究極のソリューションです。Slackであなたの経験を共有してください。(Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.)
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Slack Tips and Tricks for managing small team chats
Operating a small team is not that hectic a job unleѕs or until you get in touch with everyone in your group. There are numerouѕ things need to be done. Fоr instance, you can call them in your office, conduct telephonic cоnference, сreate a Facebook group and so on. But if you are looking for a clutter-free team mаnagement sеrvice for any onlinе or offline business, Slack is what you are looking for!
Though, Slack offers premium solutions, the free edition is just adequate for you if you have a team of 7 or 8 members. Now, if you have been using this service, you may know how useful it is. But, if you haven’t used Slack in the past and are looking for tips to use it, then these useful Slack tips and tricks may help you use this service efficiently.
Slack Tips and Tricks
Let’s just start with some basic tips and tricks of Slack following which, you can check out some advanced features of Slack.
1] Enable Browser Notification
As this is an instant messenger service, you should reply to the sender as soon as possible. But, you may forget about it once you start doing your tasks after minimizing the browser window. Therefore, you can enable browser notifications for Slack. If you open Slack for the first time, you will get a small message on your screen. Just hit the “Enable notifications” button to get things done.
In case you have missed it, you can go to settings and click on “Switch to our recommended settings” button. Following that, you can change the notification tone as well.
2] Do not Disturb
If you have enabled browser notifications and now you are just tired of getting notifications one after one, then you can simply snooze your notifications. This will get you the messages, but it will not notify you. There are two ways to enable Do not Disturb in Slack. First, you can snooze it for 20 minutes to 24 hours. Second, you can schedule the DnD. For that, just click on the Alarm Bell button that is visible next to the team name and select a time. If you want to schedule it, you can click on “Do Not Disturb schedule” option. After that, you have to set a time. However, make sure you have selected your own time zone while settings up the team for the first time.
3] Team Permissions
When you are the owner of a team, you should definitely take care of the security – mainly when it is being managed online. Slack offers plenty of options to manage the privacy of your team. In other words, you will get some options to let non-admins allow or block various things. For example, you can allow others to invite people, remove a member (not recommended), view statistics, share files externally and more others. For that, you have to open Settings and switch to Permissions tab.
4] Change Team Name & URL
Generally, people create the team on Slack with “My Team” name. But later on, they select the exact team name and corresponding URL. If the same has happened with you, you can change the team name as well as URL. But, the Team URL must be unique. Visit the following page to get things done. Here, you can change the name and URL:
https://abcd.slack.com/admin/name
Do not forget to replace abcd with your actual team URL.
5] Import/Export Data
Let’s assume that you want to delete your Team. If so, it is always a good practice to export your data from Slack, so that you can use it later. You can export messages, links to files, archived channels, integration activity log. It is not possible to export private group history/files, direct messages, and deletion logs. To do this, visit the following page:
https://abcd.slack.com/admin/settings
Do not forget to replace abcd with your actual team URL. Here, you will get a button called Import/Export Data. Click on it and select whether you want to import or export. If you need to export data, just switch to Export and click on the Start Export button. If you want to Import, just select the source and go through the screen options. This can be done only if you are the admin of a team.
6] Transfer Ownership
Suppose, you are leaving the team, and you just want to make someone else the admin, who will manage all the things on behalf of you, then you can visit this page to get things done:
https://abcd.slack.com/admin/settings
Again, make sure you have replaced abcd with your actual team name. Here you can find manage your team members and roles. After that, you will get the Transfer ownership option. Now, you have to choose a new primary member and enter your password.
7] Enable Two-Factor Authentication
Two-Factor authentication is probably the best way you can protect your account. Slack also offers 2-step verification, which will create an extra layer of protection on your existing Slack account. However, all your sessions will be signed out after enabling two-factor authentication. To activate it, visit the following page:
https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor
Click on Setup Two-Factor Authentication button. Following that, you have to enter your password. Then, you will get two options i.e. SMS Text Message and Use an App. Use whatever suits you, but the SMS option is much better.
Choose that and enter your mobile number. Now, you will get SMS regarding this, which you have to enter on the respective page in order to activate two-factor authentication in Slack.
8] Call Any Team Member
Recently, Slack has included an option to call any team member. However, this is a VoIP call, which means you cannot call the person on his/her mobile. The member must be online to receive your call. Nonetheless, this is very easy to call anyone on Slack. Just open the respective profile and hit the Call button that is visible on your top right side.
9] Sign in to Multiple Teams
Suppose, you manage more than one team on Slack. If you want to sign in to multiple teams, you can certainly do so. Just click on the team name and select Sign in to another team option. Following that, you have to enter your team name, email ID and password.
10] Change Sidebar Theme
There are many people, who often play with the interface. If you are one of them and want to change the simple look of the Slack sidebar, here is a solution for you. It is possible to change the theme. For that, just click on Team name and go to Preferences. Here, you will get Sidebar Theme option. Switch to that to select a new theme or color combination.
Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.
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