私たち全員が、 PowerPoint(PowerPoint)の貧弱なプレゼンテーションの公正な部分を経験したことがあるに違いありません。確かに、印象の良いプレゼンテーションを作る(create a presentation having a good impression)には時間と注意が必要です。では、最短時間で効果的なプレゼンテーションを作成するための重要な機能は何でしょうか。それはあなたがそれを手に入れる場所です。
PowerPointのヒントとコツ
このガイドでは、データを適切に整理された方法で視聴者に提示するのに役立つ10の最も役立つヒントとコツを紹介します。それでは、始めましょう。
- プレゼンテーションをシンプルに保つ
- カスタム背景を適用する
- 移行期間を変更する
- スライド全体で音楽を再生する
- スライドをズームインおよびズームアウトします
- 組織図を作成する
- 透かしを挿入します
- テキストに影を追加します
- PowerPointプレゼンテーションをループする
- PowerPointプレゼンテーション(Save PowerPoint Presentations)をPDFファイルとして保存(PDF Files)
それらを詳しく見てみましょう：
1]プレゼンテーションをシンプルに保つ
何よりもまず、スライドをシンプルに保つことをお勧めします。プレゼンテーションは、ストーリーのように言うビジュアルガイドに似ている必要があります。
最小限の効果でホワイトボードを用意することは、聴衆を主題とメインメッセージに集中させ続けるための良い方法です。
ただし、魅力的なテーマのグラフィックデザイン、スライドトランジション、アニメーション効果の影響を受ける可能性があります。しかし、それは話ではないことを覚えておいてください。これらの効果は、プレゼンテーションを強化できるように、視覚補助の目的である必要があります。
2]カスタム背景を適用する
PowerPointには、独自のカスタム背景を作成してプレゼンテーションを独自のものにするのに役立つデザインテンプレートとさまざまなレイアウトパターンが付属しています。要件に応じて、スライドの一部またはすべてに適用できます。
カスタム背景も作成する場合は、メニューバーに移動し、[デザイン(Design)]タブ>[ページ設定]ボタンを選択します。
[ページ設定(Page Setup)]ダイアログボックスで、希望する背景の高さと幅を入力します。カスタム背景を適用するスライドの数を選択することもできます。
注：(Note:) PowerPoint 2016以降のバージョンを使用している場合は、[ファイル]メニューに[(File)ページ設定(Page Setup)]があります。
3]移行期間を変更する
Microsoft PowerPointでは、スライドトランジションはスライド間の視覚効果です。プレゼンテーション中に次のスライドに移動すると、この特殊効果が表示される場合があります。しかし、プレゼンテーションと同じくらい重要なことですが、プレゼンテーションがプロフェッショナルに見えるように、適切な移行タイミングを調整することも非常に重要です。
したがって、トランジションのタイミングも遅すぎたり速すぎたりする場合は、 [トランジション(Transition)]タブに移動して調整できます。右側に、[タイミング](Timing)セクションが表示されます。ここでは、トランジションの長さを指定できます。
現在のスライドのタイミングを調整した後、すべてのスライド間で同じ長さのトランジションを設定できます。したがって、設定するには、[すべてに適用(Apply to All)]ボタンをクリックします。
4]スライド間で音楽を再生する
スライド全体にバックグラウンドミュージックを追加すると、プレゼンテーションを次のレベルに引き上げることができます。それはパフォーマンスをより面白くし、あなたがあなたの聴衆にあなたのプレゼンテーションを届けるときに圧倒的な経験を提供します。
したがって、プレゼンテーションにオーディオクリップを挿入するには、Microsoft PowerPointを開き、[(Microsoft PowerPoint)挿入(Insert)]タブ>[メディア(Media)]セクション>[オーディオ(Audio)ツール]に移動します。次に、コンピューターのフォルダーで追加するファイルを参照し、[挿入(Insert)]ボタンをクリックします。
[再生(Playback)]タブをアクティブにするには、現在のスライドからオーディオファイルを選択すると、バックグラウンドミュージックの構成に使用されるさまざまなオプションが表示されます。
[オーディオオプション]カテゴリで、[(Audio Options)開始(Start)]オプションのドロップダウンボタンをクリックし、[スライド全体で再生(Play across slides)]を選択します。複数のスライドでオーディオクリップを自動的に再生するのに役立ちます。
同じセクションには、要件に応じて使用できる3つのチェックボックスがあります。それらは次のとおりです。
- (Loop)停止(Stopped)するまでループ–このオプションは、停止するまでオーディオまたはビデオクリップを繰り返します。
- 表示(Hide)中に非表示–(Show –)このオプションを使用して、スライドショー中にサウンドアイコンを非表示にできます。
- 再生後に巻き戻す–最後に、オーディオまたはビデオクリップを巻き戻します。プレゼンテーション中に再生が完了すると、クリップが巻き戻されます。
5]スライドのズームインとズームアウト
プレゼンテーション中は、聴衆の注意を引く必要がある場合があります。円グラフと棒グラフが良い例かもしれません。スライドの特定の部分がプレゼンテーションに明確に表示されるようにすることができます。
Microsoft PowerPointでこの機能を使用するには、[ズームイン](Zoom)および[ズームアウト(Zoom Out)]スライダーを使用できます。上記のように、スライドページの右下隅にあるタスクバーで利用できます。ズームコントロールスライダーバーを右にドラッグするとページがズームインし、スライダーバーを左にドラッグするとズームアウトします。
キーボードを使用してズーム機能を制御することもできます。Ctrlキーを押したまま、マウスホイールを使用してスライダーをズームインおよびズームアウトする必要があります。
6]組織図を作成する
Microsoft PowerPointでは、SmartArtは、(SmartArt)ベン(Venn)図と組織図を使用して情報を視覚的に伝達するのに役立つ重要なツールです。レポート階層を使用して、組織の構造を視覚的に表現します。それでは、始めましょう。
[挿入(Insert)]タブに移動します。[イラスト(Illustrations)]セクションで、SmartArtグラフィックをクリックします。
SmartArtグラフィック(SmartArt Graphic)ページで、[階層(Hierarchy)]を選択します。
右ペインに移動し、組織(Organization)図のレイアウトを選択して、[OK]ボタンをクリックします。
テキストを入力するには、階層ボックスをクリックしてテキストを入力します。
7]透かしを挿入します
コンテンツを違法コピーから保護する場合でも、透明な画像を追加する場合でも、 (Whether)MicrosoftPowerPointで透かしのロゴを簡単に作成できます。それでは、PowerPointスライドに透かしを追加してみましょう。
PowerPointプレゼンテーションを開き、[表示(View)]タブ>[スライドマスター(Slide Master)]に移動します。
次に、[挿入(Insert)]タブに切り替えて、テキスト、グラフ、画像など、追加するフィールドを選択します。
透かしを追加したら、 [ホーム(Home)]タブに移動し、要件に応じて適切に調整します。
次に、右端に[マスタービューを閉じる]オプションがある[(Close Master View)スライドマスター(Slide Master)]タブに移動します。
(Click)透かしを保存するには、このオプションをクリックします。
8]テキストに影を追加します
PowerPointの(PowerPoint)シャドウ(Shadow)効果を使用すると、テキストの外観を簡単に変更して、すばらしいものにすることができます。ただし、メインテーマから視聴者の注意をそらす可能性があるため、エフェクトを多すぎることはお勧めしません。したがって、それらを適切に使用してください。
文を選択すると、メニューバーに新しい[フォーマット(Format)]タブが表示されます。
[フォーマット]タブから、[ワードアートスタイル(WordArt Styles)]セクション>[テキスト効果(Text Effects)]ボタン>[シャドウ (Shadow )サブメニュー]に移動します。
シャドウ(Shadow)サブメニューは、アウター(Outer)、インナー(Inner)、パースペクティブ(Perspective)などのシャドウエフェクトの優れたコレクションで構成されています。これらのエフェクトにカーソルを合わせると、これらのエフェクトのライブプレビューを取得できます。だから、それぞれの効果を試して、あなた自身のものにしてください。
9]PowerPointプレゼンテーションをループする
スライドショーは、結婚式や見本市でデジタル写真を表示するために一般的に使用されます。このような場合、ゲストが退屈しないように、選択した画像を継続的にループすることをお勧めします。だから、それを行う方法を教えてください。
PowerPointプレゼンテーションを開き、 [スライドショー(Slide Show)]タブに移動します。
[スライドショーの設定(Set Up Slide Show)]ボタンをクリックして、[ショーの設定(Show)](Set)ページを開きます。
[オプションの表示(Show)]で、[ループ(Loop)]の横にあるチェックボックスを[Esc]まで継続的にマークします。
一部の特定のスライドのみをループする場合は、[スライドの表示](Show Slides)セクションでそれらについて言及できます。それ以外の場合は、[OK]ボタンをクリックしてください。
10] PowerPointプレゼンテーション(Save PowerPoint Presentations)をPDFファイルとして保存(PDF Files)
そして最後のポイントは、PowerPointプレゼンテーションをPDFファイルとして保存することです。緊急に他のデバイスでプレゼンテーションを開く必要がある場合に非常に役立ちますが、残念ながら、プレゼンテーションはそこに含まれているプログラムと一致していません。
このような場合、ファイルをPDFとして保存すると、どのコンピューターでも簡単に開くことができます。それで、それを行う方法を見てみましょう：
PowerPointプレゼンテーションを作成したら、 [ファイル(File)]メニューに移動し、[名前を付けて保存(Save As)]オプションを選択します。
次のウィンドウで、ファイルの名前を指定し、ファイルを配置する場所を選択します。
その後、[ファイルの種類 (Save as type )]の横にあるドロップダウンメニューをクリックし、リストから[ PDF ]オプションを選択します。
PDFファイルを作成した直後に開きたい場合は、公開後にファイルを開く(Open file after publishing)の横にあるチェックボックスをオンにすることができます。次に、[保存(Save)]ボタンをクリックします。
読む(Read)： PowerPointオンラインのヒントとコツ。
Top 10 Most Useful PowerPoint Tips and Tricks
Αll оf us muѕt have ever expеrienсed the fair part of a poor presentation of the PowerPoint. Certainly, it takes time and attention to create a presentation having a good impression. Well, then what would be the key feature to create an effective presentation in the shortest span of time? That’s the place where you get it.
PowerPoint Tips and Tricks
In this guide, you will find 10 most useful tips and tricks that will help you to present your data to your audience in a well-organized way. So, let’s get started.
- Keep your Presentation Simple
- Apply a custom background
- Change the transition duration
- Play Music Across Slides
- Zoom in and out of slides
- Create an Organization chart
- Insert a watermark
- Add a shadow to the text
- Loop a PowerPoint Presentation
- Save PowerPoint Presentations as PDF Files
Let us see them in detail:
1] Keep your Presentation Simple
The first and foremost tip I recommend you to keep your slides simple. Your presentation should be similar to a visual guide that you are going to say like a story.
Having a whiteboard with a minimal effect is a good way to keep the audience focused on the subject and the main message.
However, it is possible that you may be influenced by the graphical design of attractive themes, slide transition, and the animation effect. But, keep in mind that it is not the talk. These effects only need to be the purpose of the visual aid so that they could enhance your presentation.
2] Apply a custom background
PowerPoint comes with the design templates and different layout patterns that help you to create your own custom background and make your presentation unique. You can apply it to some or all for your slides depending upon your requirements.
If you are also willing to create a custom background, then go to the menu bar and select the Design tab > Page Setup button.
In the Page Setup dialog box, enter the height and width of the background you prefer. You can also choose the number of slides for which you want to apply the custom background.
Note: If you’re using the PowerPoint 2016 or later version, then you will find the Page Setup in the File menu.
3] Change the transition duration
In a Microsoft PowerPoint, a slide transition is a visual effect between the slides. You may see this special effect when you move to the next slide during a presentation. But as important as presentation, it is also quite essential to coordinate the proper transition timing so that the presentation looks professional.
So, if your transition timing is also too slow or too fast, you can adjust it by going to the Transition tab. On the right side, you will see the Timing section. Here, you can specify the length of a transition.
After adjusting the timing of the current slide, you can set out the same length of transition even between all the slides. So, in order to set it, click on the Apply to All button.
4] Play Music Across Slides
Adding background music across slides can take your presentation to the next level. It makes the performance more interesting and provides an overwhelming experience when you deliver your presentation to your audience.
So, to insert an audio clip in your presentation, open Microsoft PowerPoint, and go to the Insert tab > Media section > Audio tool. Now, browse your computer’s folder for the file you want to add, and then click on the Insert button.
To activate the Playback tab, select the audio file from the current slide and you will see various options that are used to configure the background music.
In the Audio Options category, click on the drop-down button of the Start option and select Play across slides. It helps to play the audio clip automatically across multiple slides.
There are three checkboxes in the same section that you can use as per your requirements. They are as following:
- Loop until Stopped – This option will repeat your audio or video clip until it gets stopped.
- Hide During Show – You can use this option to hide the sound icon during the slide show.
- Rewind after Playing – And the last one is to rewind the audio or video clip. It rewinds the clip, once it has done played during the presentation.
5] Zoom in and out of slides
Sometimes it happens you need to keep a better audience’s attention during the presentation. A pie chart and a bar graph might be a good example. It can ensure that any specific part of the slide is clearly shown in the presentation.
In order to use this feature in Microsoft PowerPoint, you can use the Zoom In and Zoom Out slider. It is available on the taskbar at the bottom right corner of the slide page as shown above. On dragging the zoom control slider bar towards the right, it zooms in the page and it zooms out when you drag the slider bar towards left.
You can also control the zoom function using your keyboard. All you need to press & hold the Ctrl key and use your mouse wheel to zoom in and out the slider.
6] Create an Organization chart
In Microsoft PowerPoint, SmartArt is an important tool that helps you to communicate the information visually using a Venn diagram and organizational chart. It presents a visual presentation of an organization’s structure using a reporting hierarchy. So, let’s get started.
Go to the Insert tab. In the Illustrations section, click on the SmartArt graphic.
On the SmartArt Graphic page, select Hierarchy.
Move to the right pane, choose a layout for your Organization chart, and click the OK button.
To enter text, click on the hierarchal box and type your text.
7] Insert a watermark
Whether for protecting your content against illegal copying or to add a transparent picture, it’s easy to create a watermark logo in Microsoft PowerPoint. So, let’s begin to add a watermark to PowerPoint slides.
Open the PowerPoint presentation and go to the View tab > Slide Master.
Now, switch to the Insert tab and select the field you want to add such as text, chart, image, etc.
Once you added the watermark, go to the Home tab and adjust it properly according to your requirements.
Now, move to the Slide Master tab where you will find the Close Master View option at the right end.
Click on this option to save the watermark.
8] Add a shadow to the text
Using the Shadow effect in PowerPoint, you can easily change the look of your text and make them fabulous. However, we don’t recommend having too many effects as it can divert your audience’s attention away from the main theme. So, use them suitably.
Select the sentence and you will see a new Format tab gets to appear on the menu bar.
From the Format tab, go to WordArt Styles section> Text Effects button > Shadow Submenu.
The Shadow submenu comprises a good collection of shadow effects such as Outer, Inner, and Perspective. You can get a live preview of these effects when you hover over them. So, try each of the effects and make them your own.
9] Loop a PowerPoint Presentation
Slideshows are commonly used for displaying digital photos at the wedding or trade shows. On such an occasion, you might want to loop continuously your selected images so that your guests would not be bored. So, let’s know the way to do it.
Open your PowerPoint presentation and go to the Slide Show tab.
Click on the Set Up Slide Show button to open the Set up Show page.
Under Show options, mark the checkbox next to the Loop continuously until ‘Esc’.
If you want to loop only some specific slides then you can mention them in the Show Slides section. Otherwise, simply click on the OK button.
10] Save PowerPoint Presentations as PDF Files
And the last point is about to save the PowerPoint presentation as the PDF file. It becomes quite useful if you urgently need to open your presentation in any other device and unfortunately, the presentation is not consistent with the included program there.
In such a case, you can save your file as PDF, and then it can be easily open on any computer. So, let’s see how to do it:
Once you create your PowerPoint presentation then go to the File menu and select Save As option.
In the next window, given the name of your file and then select a location where you want to place it.
Thereafter click the drop-down menu next to the Save as type and then select the PDF option from the list.
If you want to open the PDF file just after creating it, then you can mark the checkbox next to the Open file after publishing. And then click on the Save button.
Read: PowerPoint Online Tips and Tricks.
