しばらくの間、Excelでのデータのグラフ化は単純なだけでなく自動化されており、表計算スプレッドシートから包括的な領域、棒グラフ、線グラフ、または円グラフに、いくつかのよく考えられた方法ですぐに移動できます。マウスクリック。次に、スプレッドシートのデータを編集すると、Excelはチャートやグラフに対応する変更を自動的に行います。
しかし、それはプログラムのチャート作成の魔法の終わりではありません。たとえば、チャートやグラフの種類(chart or graph type)をいつでも変更したり、配色
、遠近法（2D、3Dなど）、軸の入れ替えなどを編集したりできます。(edit color)
しかし、もちろん、それはすべてスプレッドシートから始まります。
データのレイアウト(Laying Out
Your Data)
Excelではスプレッドシートを
さまざまな方法で配置できますが、データをグラフ化する場合、各行がレコードを表し、各列に特定の行の要素または特定の行に関連する要素が含まれるようにレイアウトすると、最良の結果が得られます。
え(Huh)？たとえば、次のスプレッドシートを見てください。
左端の列には、レーザープリンターのリストが含まれています。列ラベルまたはヘッダーを保持する行1(Row 1)を除いて、各行は特定のプリンターを表し、後続の各セルはその特定のマシンに関するデータを保持します。
この場合、各セルには印刷速度データが保持されます。列B、印刷ジョブ(print job)の最初のページの印刷にかかった時間。列C(Column C)、最初のページを含むすべてのページを印刷するのにかかった時間。列D(Column D)は、ドキュメント全体を解約するのにかかった時間で、最初のページが表示されません。
これはやや基本的なスプレッドシートですが、データがどれほど複雑であっても、この標準形式に固執することでプロセスを合理化できます。表示されるように、スプレッドシートのごく一部のセルをマップしたり、ドキュメント全体またはワークシートをグラフ化したりできます。
次の画像に示すように、一般的なExcelチャートはいくつかの異なる部分で構成されています。
データのグラフ化(Charting Your
Data)
これまでにこれを行ったことがない場合は、 Excel(Excel)で
スプレッドシートのグラフを作成するのがいかに簡単であるかに驚くでしょう。前述のように、ワークシート全体をマップすることも、グラフ化する列と行のグループを選択することもできます。(columns and rows)
たとえば(Say)、前のセクションで作業していたワークシートで、データの最初の2列（列BとC(columns B and C)）のみをグラフ化し、列Dを除外したいとします。これには、単純な2段階の手順が必要です。
- 以下に示すように、左側の列のラベルとグラフに含める列のヘッダー(column and headers)を含め、グラフ化するデータを選択します。
または、スプレッドシート全体をグラフ化するには、次の手順に従います。
- (Select)下の上の画像(image below)に示すように、スプレッドシート内のすべてのデータを選択します。下の2番目の画像(image below—select)に示すように、シート全体を選択しないでください(Do not )。データを含むセルのみを選択してください。
Excelは、データに適切なグラフの種類を選択するのに最適ですが、たとえば、水平バーや別(chart type)の配色(color scheme)など、別の種類のグラフが必要な場合は、グラデーションの塗りつぶしと背景を使用した3Dレイアウトでもかまいません。 、プログラムはこれらすべての効果をより簡単に達成できるようにします。
チャートタイプの変更(Changing Chart
Type)
Excelの他のすべてと同様に、グラフの種類を変更する方法はいくつかあります。ただし、最も簡単なのはです。
- チャートを選択します。
- メニューバーで、[グラフのデザイン( Chart Design)]をクリックします。
- [グラフのデザイン]リボンで、[グラフの種類の変更]( Change Chart Type)を選択します。
これにより
、ここに示す[チャートタイプの変更]ダイアログ(Change Chart Type dialog)ボックスが開きます。
ご覧のとおり、グラフの種類は多数あり、そのうちの1つをクリックすると、ダイアログボックス(dialog box)の上部にいくつかのバリエーションが表示されます。
チャートデザインリボン(Chart Design ribbon)からチャートタイプを変更することに加えて、配色、レイアウト、またはプログラムの多くの事前にデザインされたチャートスタイルの1つを適用するなど、他のいくつかの変更を行うこともできます。もちろん、グラフ(Chart)のスタイルはMicrosoftWordの段落のスタイルに似ています。MS Wordと同様に、多数のスタイルの1つをそのまま適用したり、既存のスタイルを編集したり、独自のスタイルを作成したりできます。
チャート要素の追加と削除(Adding And Removing Chart Elements)
もちろん、チャート要素は、タイトル、凡例、X軸とY軸(X and Y axis)など、チャートを構成するさまざまなコンポーネントです。グラフを選択したときにグラフの右側に表示されるプラス記号をクリックすると、これらの要素を追加および削除できます。
チャート要素(Chart Elements)フライアウトの下には、チャートスタイル(Chart Styles)フライアウトがあります。これは、チャートの右側にあるペイントブラシアイコン(paintbrush icon)をクリックすると表示されます。
チャートスタイルの下には、チャートフィルター( Chart Filters)があります。これを使用すると、次のように、チャートのさまざまなコンポーネントをオンまたはオフ（またはフィルター）できます。
これらが十分な変更オプションではない場合は、ワークシートの右側にある[グラフの書式設定]領域(Format Chart Area)に、塗りつぶしや背景からグリッド線、3Dバー、円グラフなど、グラフのすべての側面を変更できる他の多くのオプションがあります。ドロップシャドウ–私は続けることができます。しかし、私はあなたが何が利用可能であるかについてのポイントを得ると確信しています。
たとえば、[テキストオプション( Text Options)]をクリックすると、グラフのテキストに適用できる別の一連の効果が得られます。オプションはほぼ無制限であり、ある程度の制限がなければ、派手なチャートやグラフ(graphs –)を作成することになります。それほど努力しなくても、重要な設計ガイドライン(design guideline)になります。
これらの素晴らしいデザインツールをすべて自由に使えるからといって、それらを使用しなければならない(disposal doesn)という意味(t mean)ではありません…。あるいは、同時にそれほど多くはありません。アイデアは、聴衆の注意を引くのに十分魅力的なグラフィックを作成することですが、デザイン自体が伝えようとしているメッセージを損なうほど忙しくないようにすることです。結局のところ、重要なのはメッセージであり、デザインの腕前(design prowess)やグラフィックデザインソフトウェア(design software)の野蛮な力ではありません。
経験則として、忙しすぎて気が散るように見える場合は、おそらくそうです。いくつかのそれをばかにします。装飾フォントは読みにくいので、あまり多く使用しないでください。ビジネス指向のチャートやグラフを使用するときは、言い方に集中するのではなく、言いたいことに集中して(what)ください(how)。
一方、表形式のデータをグラフ化すると、テキストと数値(text and numbers)の列を次々に並べるよりも、はるかに理解しやすく、わかりやすくなります。
Charting Your Excel Data
For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.
That’s not the
end of the program’s charting magic, though. You can, for example,
change the chart or graph type at any point, as well as edit color
schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much,
much more.
But, of course,
it all starts with the spreadsheet.
Laying Out
Your Data
While Excel
allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting
data, you’ll get the best results laying it out so that each row
represents a record and each column contains elements of or
pertaining to specific rows.
Huh? Take the
following spreadsheet, for example.
The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.
In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.
While this is a
somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking
to this standard format helps streamline the process. As you’ll see
coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet
or chart the entire document, or worksheet.
The typical Excel
chart consists of several distinct parts, as shown in the image
below.
Charting Your
Data
If you haven’t
done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel
makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the
entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to
chart.
Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:
- Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.
Or, to chart the
entire spreadsheet, follow these steps.
- Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.
Excel does a
great job of choosing the appropriate chart type for your data, but
if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal
bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout
with gradient fills and backgrounds, the program makes all these
effects and more easy to achieve.
Changing Chart
Type
As with
everything else in Excel, there are several ways to modify your chart
type. The easiest is, however, to.
- Select the chart.
- On the menu bar, click Chart Design.
- On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.
This opens the
Change Chart Type dialog box, shown here.
As you can see,
there are numerous chart types, and clicking one of them displays
several variations across the top of the dialog box.
In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.
Adding And Removing Chart Elements
Chart elements
are, of course, the various components, such as the title, the
legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can
add and remove these elements by clicking the plus symbol that
appears on the right side of the chart when you select it.
Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.
Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:
If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.
When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.
Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.
A good rule of
thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is;
dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as
they’re not easy to read. When using business-oriented charts and
graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so
much on how you say it.
Meanwhile,
charting tabular data can render it much easier to understand and
much friendlier than column after column of text and numbers.
