今日、個人や企業などの間で絶えず電子メールが交換されているため、メールボックス内のメールの量が増えています。毎回大量のメールを管理・取得することが難しくなっています。したがって、この問題を解決するために、電子メールアーカイブ^{(Email Archiving)}の概念が生まれました。Microsoft Outlook 2019/2016にアーカイブできるかを見てみましょう。

メールアーカイブとは

メールアーカイブ^{(Email Archiving)}は、メールを体系的に管理およびファイルするメール管理プロセスです。データを失うことなく、データを永続的に保存および保護します。基本的^(Basically)に、メールをアーカイブすると、メールは削除されずに受信トレイから消え、アーカイブフォルダ^{(Archive folder)}に保存されます。将来必要になる可能性があるため削除したくないメールはアーカイブできます。重要なコンテンツが失われないように、必要に応じてアーカイブフォルダ内のすべての電子メールを復元できます。アーカイブ^(Archiving)は、電子メールをネットワークメールサーバーからローカルコンピューターに移動します。

Outlookでメールをアーカイブする方法

Microsoft Outlookを開くには、[スタート^(Start)]ボタンをクリックし、[ Outlook ]まで下にスクロールして開きます。

受信トレイ^(Inbox)に移動し、アーカイブするメールを開きます。メールを開くと、メールボックスの上部にあるメニューバーに[アーカイブ]オプションが表示されます。^(Archive)

[アーカイブ]^(Archive)をクリックすると、メールが受信トレイから消えていることがわかります。このようなメールはすべて、左側のペインに表示されるアーカイブ^(Archive)フォルダにあります。それらを表示するには、アーカイブフォルダをクリックします。^(Click)

上の検索ボックスで、探している特定のメールを検索できます。メールをフィルタリングして、要件に応じて最新または最古の順に並べ替えることができます。日付、サイズ、件名、重要度、カテゴリなどに応じてメールを整理することもできます。

Outlookで電子メールをアーカイブするのは非常に簡単であるため、効率的な方法で実行できます。

Outlookでの一括アーカイブメール

Outlookで電子メールを一括アーカイブするには、 File > Info > Toolsを開き、[古いアイテムのクリーンアップ]^{(Clean up old items)}を選択します。

[このフォルダーとすべてのサブフォルダー^{(Archive this folder and all subfolders)}をアーカイブする]を選択し、アーカイブするフォルダーを選択します。

次に、[より古いアイテムのアーカイブ]に日付を入力します。

[自動アーカイブしないでアイテムを^{(Do not AutoArchive to archive checked option)}含める]チェックボックスをオンにしたオプションを選択します。

[OK]をクリックして終了します。

読む^(Read)：MicrosoftOutlookで古いアイテムを自動アーカイブする方法。

Outlookでアーカイブされた電子メールを取得する方法

Microsoft Outlookでアーカイブされた電子メールにアクセスするには：

1. Outlookを開く
2. メールIDを選択します
3. アーカイブフォルダをクリックします
4. アーカイブされたすべてのメールがここに表示されます。

この投稿がお役に立てば幸いです。

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Todaу, there is a constant exсhange of emails betwеen individuals, companies, etc. which has resulted in а growing volume of mailѕ in our mailboxеs. It has become difficult to manage and retrieve a large numbеr of еmails every time. Τhus, to resolve this problem, the concеpt of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

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