多くの作業スペースでは、コラボレーションが重要です。ほとんどのプロジェクトでは多くのユーザーがファイルにアクセスする必要があるため、共同セットアップが必要になりました。

Microsoft Excelは、世界中の企業で使用されている多くのプログラムの1つにすぎません。そのため、共有ワークブックの必要性は非常に重要です。

この投稿では、Excel2016および他のバージョンのExcelをオンラインで使用して自分とチームがどのように共同作業できるかを学習^{(Excel 2016)}します^(Excel)。

Excelファイルをオフラインで共有する

ローカルエリア接続がある場合、ネットワーク内のすべてのユーザーが任意のファイルにアクセスできます。それだけでなく、ファイルに加えられた変更を追跡することができます。ファイルにアクセスできるユーザーを設定することもできます。

グループの全員がアクセスできる場所にファイルを保存することから始めます。その後、共同作業用にファイルを設定できます。

共有ワークブック機能の追加

Office 365ユーザーは、共有ブック^{(Shared Workbook)}機能がデフォルトで非表示になっていることに気付くでしょう。これは、Microsoftがユーザーにワークブックをオンラインで共有することを推奨しているためです。

この機能を有効にする方法は次のとおりです。古いバージョンのExcelを使用している場合は、次のセクション–^(Excel)ドキュメントの共有に^{(Sharing a Document.)}スキップできます。

• File > Options > Quick Access Toolbarに移動します。

• [コマンドの選択^{(Choose Commands From)}]ドロップダウンメニューで、[すべてのコマンド^{(All Commands)}]を選択します。[ワークブックの共有（レガシー）]^{(Share Workbook (Legacy))}が表示されるまでリストをスクロール^(Scroll)して、そのアイテムを選択します。

• [追加^(Add)]ボタンをクリックします。
• 次のコマンドについても同じようにします。

1. 変更の追跡（レガシー）
2. 共有の保護（レガシー）
3. ワークブックを比較してマージする

• 完了したら、 [ OK]をクリックします。

ドキュメントの共有

• [レビュー^(Review)]タブで、[ブックの共有^{(Share Workbook)}]ボタンをクリックします。

[共有ワークブック機能の追加^{(Adding Back Shared Workbook Feature)}]セクションの手順を実行したユーザーは、代わりにクイックアクセスツールバーの[^{(Quick Access Toolbar)}ワークブックの共有^{(Share Workbook)}]ボタン（および追加した他のコマンド）を見つけることができます。

• これにより、ダイアログボックスが表示されます。共有ブック機能を有効にするオプションにチェックマークを付けます。

• [詳細^(Advanced)設定]タブに移動し、 [変更の追跡^{(Track Changes )}]やその他の有効にする設定を有効にします。

ファイルを保護する

上記の手順により、全員がファイルにアクセスできるようになります。ただし、デフォルトではすべてのユーザーに管理アクセスを許可します。ファイルを保護するということは、ファイルへのアクセスが制限され、追跡されることを意味します。

• [レビュー^(Review)]タブに移動し、 [ブックの保護と共有^{(Protect and Share Workbook)}]ボタンをクリックします。
• [変更を追跡して共有^{(Sharing With Track Changes)}する]チェックボックスをオンにします。

• また、パスワードを作成する必要があります。そうしないと、誰でもブックを元の設定に戻すことができます。
• 変更を保存して終了します。

Excelファイルをオンラインで共有する

オフラインでの作業は優れたソリューションですが、共有ローカルドライブの必要性によって妨げられています。オンラインでの作業は明らかに良い選択です。これがあなたのやり方です。

OneDriveの使用

• ファイルを開き、File > Share > Save to Cloud移動します。

• メールアドレスを入力して、コラボレーションしたい人を招待します。権限設定を行うこともできます。
• 終了したら、 [共有]^(Share)をクリックします。

Googleドライブの使用

Googleドライブ^{(Google Drive)}は、プロジェクトで同時に作業するためのおそらく最も簡単な方法です。Googleアカウントを持っている人は誰でも、ファイルにアクセスして必要に応じて編集できます。

• アカウントにログインして、Googleドライブ^{(Google Drive)}に移動します。
• 参加したら、新しいファイルを作成するか、既存のファイルをアップロードできます。

• ドキュメントを作成またはアップロードしたら、ワークシートの右上隅にある[共有]ボタンをクリックします。^(Share)

これにより、メールアドレスを入力するか、同僚へのリンクを共有することで、スプレッドシートを共有するオプションが提供されます。

すべての変更は自動的に追跡され、保存されます。リアルタイムで一緒にドキュメントを操作できるのでとても便利です。

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work spaces. Since most projects require files to be accessеd bу a lot of users, collaboratiνe setups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

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