誰もがリモートワーク環境に適応するにつれて、To Do リスト アプリは定番になりつつあります。タスク(Task)アプリが人気があるのは、複数のクライアントで複数のプロジェクトをジャグリングしているときに物事を忘れやすいためです。
失敗したタスクは、多くの場合、費用がかかり、時間とお金がかかります。日常の個人的な仕事にも欠かせません。たとえば、ライセンスの更新や課題の完了についてリマインダーが必要な場合、タスク管理アプリを使用すると、タスクの期日を通知できます。
ただし、問題は、市場に出回っている To Do リスト アプリが多すぎることです。この記事では、最も人気のある 2 つのTodoist(Todoist)とMicrosoft To Doを区別するのに役立ちます。
特徴と機能
各アプリには、独自の一連の機能があります。
Microsoft To Do はシンプルさに重点を置いています。2015 年にWunderlistを買収した後、 Microsoftはそれを(Microsoft)Microsoft To Doに置き換えました。計画は、より多くの機能を備えたより堅牢なアプリを構築することでしたが、代わりに、マイクロソフト(Microsoft)は基本的な機能のみを備えたシンプルなアプリを作成しました.
一方、Todoistは、ビジネスでの使用に最適な幅広い機能を提供します。
Microsoft To Do と Todoist には、アプリのセクションを切り替えるための左側のサイドバーと、タスクのリストを含む右側のペインを備えた同様のインターフェイスがあります。
タスク リスト
Microsoft To Do には、次の条件でタスクをフィルター処理できるリスト用の 4 種類のフィルターが用意されています。
- My Day : これは、今日やりたいタスクを手動で追加できるスマート リストです。このリストのタスクを同じ日に完了しないと、リストが自動的にリセットされる夜間にタスクが一般的なタスク リストに保存されます。未完了のタスクは、翌日
、 [今日のタスク] セクションに提案として表示されます。(My Day)
- 重要: 重要なタスク (タスクのタイトルの横にある星をクリック) がここに表示されます。
- 計画済み: 期日またはリマインダーのあるすべてのタスクがこのセクションに表示されます。
- 自分に割り当てられた:複数のタスクを含むプロジェクトでチームメイトと共同(collaborating with teammates on a project)作業を行う場合、このセクションに自分に割り当てられたすべてのタスクが表示されます。
- タスク: ここにすべてのタスクが表示されます。
左側のサイドバーに新しいタスク リストを追加したり、サイドバーの右下にあるアイコンをクリックしてタスク リストのグループを作成したりすることもできます。あなたがそれを見るとき、それはかなり簡単なユーザーインターフェースです:
それでは、これをTodoist(Todoist)での動作と比較してみましょう。
Todoistを使用すると、さらに多くのことができます。
Todoist のサイドバーは、 Microsoft(Microsoft) To Doのようにタスク フィルターに分割されていません。Todoist のサイドバーには次のように表示されます。
- 受信ボックス: (特定のプロジェクト用ではなく) 自分が作成し、自分に割り当てられたすべてのタスクがここに表示されます。
- 今日: 今日が期限のタスクと期限切れのタスクがここに表示されます。
- 今後: ここにはタスクの日付別リストが表示され、期限切れのタスクもこのセクションの上部に表示されます。
- フィルターとラベル: 優先度やラベルなどのパラメーターに基づいてタスクをフィルター処理できます。Microsoft To Doとは異なり、 Todoistにはフィルタリング専用のセクション全体があり、いくつかの機能がサイドバーに凝縮されているため、使いやすさにつながります。
- プロジェクト: タスクは、それぞれのプロジェクトの下に表示されます。アーカイブされたプロジェクトにアクセスすることもできます。ただし、 Microsoft(Microsoft)はプロジェクト (またはタスク リストと呼ばれる) のアーカイブを許可していません。To Do を削除すると、すべてのタスク リストが To Do から完全に削除されます。
Todoist はタスク リストのより包括的な機能セットを提供しますが、もっとシンプルなものが必要な場合は、To Do の方が理にかなっています。
タスクの作成
どちらのアプリにも、いくつかの標準的なタスク作成機能があります。たとえば、どちらもサブタスクの作成を許可し、リマインダー、期日、担当者を追加するオプションを提供します.
ただし、多くの違いもあります。
- サブタスク: 両方のアプリにサブタスクを追加できます。To Do では、サブタスクを「ステップ」と呼びます。違いは、Todoistではサブタスク内にサブタスクを追加できるのに対し、To Do ではできないことです。
- セクション: Todoist では、同じプロジェクト内にセクションを作成できます。つまり、同じプロジェクト内であっても、特定の基準に基づいてタスクをグループ化できます。Microsoft To do では、プロジェクト内の個々のタスクのみを追加できます
。(Microsoft)
- リマインダー:リマインダー(Reminders)は、タスクの作成時に両方のアプリで利用できます。ただし、Todoistの(Todoist)リマインダー(Reminders)機能にアクセスできるのは、 ProまたはBusinessプランのサブスクリプションを持っているユーザーのみです。無料版を使用している場合、リマインダーを設定する方法はありません。
- 定期的な期日: To Do は、「繰り返し」タスクを設定できるようにすることで、物事をシンプルに保ちます。しかし、Todoistはさらに一歩進んで、自然言語(Natural Language)解析を使用して定期的な期日を設定します。たとえば、タスクを作成するときに、名前フィールドに「毎週月曜日にNateにチェックインすることを通知してください」と入力すると、 (Remind)Todoistが定期的な期日を自動的に設定します。
これらの違いに加えて、Todoistには To Do アプリにはない追加機能がいくつかあります。
- 優先順位付け: Todoistアプリではすべてのタスクに優先順位を設定できますが、To Do にはそのようなオプションはありません。
- コメントとリアクション: Todoist には、コメントやリアクションなどのさまざまなコラボレーション機能があります。コメント セクションでチームメイトにタグを付けて、情報を交換したり、最新情報を共有したりできます。
- タスク アクティビティ: すべてのタスクのアクティビティ ログを表示できるため、ワークフローを効率的に監視および監査できます。
タスク ビュー
タスク ビューは、特に複雑なワークフローを管理したいユーザーにとって不可欠な機能の 1 つです。
一般に、to-do アプリはプロジェクト管理アプリほど多くのタスク ビューを提供しませんが、ユーザーは to-do アプリに少なくともかんばんボードを期待しています。
残念ながら、Microsoft To Do には、平凡なリスト以外のビューはありません。一方、Todoist はリスト ビューとボード ビューの両方を提供します。
Todoist のカンバン ボード(Todoist’s kanban board)ビューは、Trello のようなカンバン ボード ベースのプロジェクト管理アプリ(project management app like Trello)と同じように使用できます。このアプリでは、ワークフローの各段階で列を作成し、カードが各段階を完了するたびに移動します。
その他の機能
Microsoft To Do が提供するほぼすべての機能について説明しました。残念ながら、To Do には特筆すべき追加機能はありません (統合を除く)。ただし、 Todoist(Todoist)を使用するとさらに便利なことがいくつかあります。
- カルマ(Karma)ポイント: アプリは、ユーザーの生産性をカルマ(Karma)でゲーム化します。Todoistの(Todoist)生産性(Productivity)セクションに移動すると、目標を作成するオプションが表示されます。特定の数の毎日または毎週のタスクを作成するための目標を設定できます。
タスクを完了して目標を達成するたびに、カルマ(Karma)ポイントを獲得できます。Todoist のウェブサイトでカルマ ポイントの仕組み(how Karma points work on Todoist’s website)をご覧ください。
- 統合: 統合はTodoist(Todoist)の最も強力な機能の 1 つです。Todoistは、 (Todoist)Gmail、Chrome、Google カレンダー(Google Calendar)、Outlook、Zapierなど、ほぼすべてのアプリと統合できます。Apiwayなどの統合を使用して、リストにないアプリと統合することもできます。
Microsoft To Doでさえ、 Google カレンダー(Google Calendar)やOffice 365 Suiteなどのアプリとの統合を提供しています。ただし、オプションは Todoist よりもかなり少なくなっています。また、 Zapier(Zapier)などのツールを使用して、 To Do または Todoist をさらに多くのアプリと統合
できることも注目に値します。
- アラート スタイル:各アクティビティのTodoistアラートの通知方法をカスタマイズできます。たとえば、あなたがマネージャーの場合、共同作業者がプロジェクトに参加したりプロジェクトから離れたりするたびに電子メール通知を受け取りたくないかもしれませんが、タスクが完了したときに通知を受け取りたい場合があります。
- テンプレート: Todoist のテンプレート ライブラリ(template library)からすぐに使用できるテンプレートをインポートすることで、プロジェクトをすばやく作成できます。個人的なプロジェクトから従業員のオンボーディングまで、思いつくほぼすべてのプロジェクトのテンプレートがライブラリに用意されています。
- 自動バックアップ: 自動バックアップは無料プランでは利用できません。有料プランを利用している場合は、すべてのデータをクラウドにバックアップできます。
このセクションに記載されている機能はいずれもMicrosoft To Do では利用できないため、 Todoistはビジネスなどのヘビー デューティー ユーザーにより適しています。
デバイスの互換性
Microsoft To Do とTodoistはクロスプラットフォーム アプリですが、Todoistは To Do よりも多くのデバイスで実行されます。
Windows、Mac、Android、iOS、および Web でTo Do を使用できます。Todoist はLinux(Linux)、Wear OS、Apple Watchなど、すべてのプラットフォームで利用できます。
モバイル アプリに加えて、Todoistウィジェットを iPhone、iPad、またはAndroidデバイスに追加できます。
Todoist では、 Gmail(Gmail)アドオン、Gmail拡張機能、およびOutlookプラグインを使用して、メールからタスクを直接作成することもできます。Chrome、Edge、Firefox、Safariの拡張機能
を備えたブラウザから Todoist を使用することもできます。
価格
Microsoft To Do は完全に無料です。Todoist には無料プランがありますが、ProプランとBusinessプランの背後にある機能の一部がロックされています。無料プランでは、最大 5 つのアクティブなプロジェクト、プロジェクトあたり 5 人のコラボレーター、最大 5MB のファイル アップロード、3 つのフィルター、および 1 週間のアクティビティ履歴のみが許可されます。
無料版は個人使用には問題なく機能しますが、ビジネス ユーザーはほぼ確実に有料プランのいずれかを取得したいと考えるでしょう.
Todoist のプロ(Pro)プランは月額 4 ドル、ビジネス(Business)プランは月額 6 ドルです。
どちらがあなたに適していますか: Todoist対 Microsoft(Vs Microsoft) To Do
どちらのアプリにもユースケースがあります。
Microsoft To Do は、個人的なタスクにGTD ( Getting Things Done ) アプローチを使用したいだけの場合に最適です。食料品の買い物リストを必要以上に複雑にするために、Todoist の長い機能ラインアップは必要ありません。
チームメイトにタグを付けてタスクを共同作業したり、他のビジネス アプリと統合したりするなど、タスクを作成して完了する機能以上のものを探している場合は、Todoistを検討してください。
Asanaのような本格的なプロジェクト管理アプリが必要ない場合に最適です。ビジネス(Just)タスクとコラボレーションを処理するのに十分強力なものです。
Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You
To-do list apps are becoming a staple as everyоne adapts to a remote work environment. Task apps are populаr because it’s easy to forget things when juggling multiple рrojects wіth multiple clients.
A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.
The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.
Features and Functionality
Each app has its own set of capabilities.
Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.
On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.
Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.
Task Lists
Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:
- My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
- Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
- Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
- Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
- Tasks: This is where all your tasks appear.
You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:
Now, let’s compare this to how things work on Todoist.
With Todoist, you can do a lot more.
Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:
- Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
- Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
- Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
- Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.
- Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.
Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.
Task Creation
Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.
However, there are many differences as well:
- Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
- Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.
- Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.
- Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.
In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:
- Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
- Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
- Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.
Task Views
Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.
While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.
Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.
You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.
Miscellaneous Features
We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.
- Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.
You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.
- Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.
Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.
- Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.
- Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
- Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.
None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.
Device Compatibility
Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.
You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.
In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.
Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.
Pricing
Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.
The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.
Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.
Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do
Both apps have their use cases.
Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.
If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.
It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.
