いくつかのスプレッドシートツールや他の同様のアプリケーションがあるにもかかわらず、 MicrosoftExcel(Microsoft Excel)自体と一緒に作業することを好みます。これは、このスプレッドシートプログラムを使用する方法を知っていれば、このスプレッドシートプログラムを使用すると非常に便利になるためです。あなたが小さなビジネスマンであろうと企業のオフィスで働いていようと、Excelワークシートは今や日常のユーザーにとって非常に有用で不可欠なリソースになっています。
このアプリケーションは、主にさまざまな目的で数値データを記録および操作するために使用されます。そのわかりやすい機能と使いやすい機能のために、それは常にすべての企業ユーザーの主要な手段でした。このガイドには、知っておく必要のある10の主要なExcelのヒントとコツがあります。
MicrosoftExcelのヒントとコツ
この投稿では、次のExcelのヒント(Excel Tips)とコツ(Tricks)について説明します。これらは最も役立つと思われます。
- すべてのセルを一度に選択
- 列幅の自動調整
- 列と行を転置する
- フィルタコマンド(Use Filter Command)を使用して、不要なデータを非表示にします(Hide Unwanted Data)
- 重複するエントリを削除する
- 空白のレコードを削除する
- レコードに空白行を挿入する
- (Copy Data)データを別のシートに自動的に(Sheet Automatically)コピーする
- Excelカメラを使用してスクリーンショットを撮る
- セルをメールアドレスにリンクします
まず、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
1]すべてのセルを一度に選択します
Excelワークシートに大幅な変更を加える必要がある場合があります。このような場合、スプレッドシートの左上隅にある四角いボックスを使用して、ワークシート内のすべてのセルを選択できます。
四角いボックスを選択すると、ワークシート内のすべてのセルが強調表示され、空のセルも強調表示されます。別の方法として、Ctrl+Aキーボードショートカットを使用して、ワークシート上のすべてのセルを選択することもできます。
2]列幅の自動調整
大量のデータレコードを含むMSExcelで作業していると、テキストに応じて各列のセルのサイズを変更するのが複雑になることがよくあります。簡単な方法で列のサイズを変更するために、 Excelに組み込まれている機能であるAutoFit列幅機能を使用できます。
自動調整する列の境界にマウスポインタを移動して、それをダブルクリックするだけです。また、列全体を調整する必要がある場合は、それらすべてを選択して、任意の列の境界をダブルクリックします。
または、[列幅の自動調整(Autofit Column width)]オプションを使用して列幅のサイズを変更することもできます。これを行うには、調整する列を選択してから、メニュー(Menu)バー>[ホーム(Home)]タブに移動します。[セル(Cells)]セクションで、[フォーマット(Format)]オプションをクリックし、ドロップダウンメニューから[列幅の自動調整]を選択します。(Autofit Columns Width)
3]列と行を転置します
一部の人々は、メインフィールドが横に並んで横切るExcelスプレッドシートを作成します。(Excel)他の人はデータを垂直に置きます。これらの設定により、 Excel(Excel)データを転置するシナリオが発生する場合があります。転置(Transpose)は、データを再入力せずにExcelの列を行に切り替えることができるExcel関数です。(Excel)
転置(Transpose)機能は、MSExcelスプレッドシートで利用できる優れた機能です。データを再入力せずにデータ列を水平から垂直に切り替える必要がある場合に非常に役立ちます。
上の写真では、データは表形式で配置されており、被験者の図が垂直に表示されています。手動でデータを水平方向に再配置する必要がある場合、それは非常に困難です。しかし、転置機能の助けを借りて、あなたは数秒でそれを行うことができます。
したがって、最初にテーブルからデータを選択してコピーする必要があります。次に、データを転置する必要のある場所にマウスポインターを置き、右クリックして、コンテキストメニューから[形式を選択して貼り付け]オプションを選択します。(Paste Special)[形式を選択して貼り付け(Paste Special)]ウィンドウが開いたら、 [転置(Transpose)]機能をオンにして、[OK]ボタンをクリックします。
4]フィルタコマンド(Use Filter Command)を使用して不要なデータを非表示にする(Hide Unwanted Data)
Excelフィルター機能を使用すると、不要なデータを非表示にし、スプレッドシート内の特定の重要なデータのみを表示できます。この機能を使用すると、巨大なデータセットまたはテーブルから名前、日付、および番号を簡単にフィルタリングできます。ただし、元のデータを削除または変更することはありません。特別な種類の情報だけに集中する必要がある場合に非常に役立ちます。
上記のデータセットには、マークが異なり、住所が異なる学生のリストがあることがわかります。それはさらに大きくなる可能性があります。したがって、指定されたデータをフィルタリングする必要がある場合、それは非常に困難になる可能性があります。
簡単に作成するには、filterコマンドを使用できます。したがって、テーブルのヘッダーを選択してから、[編集](Editing)セクションに移動する必要があります。対応するセクションで、[並べ替えとフィルター]を選択してから、[(Sort & Filter)フィルター](Filter)ツールを選択します。
(Click)各列のヘッダーの近くに表示される下矢印オプションをクリックします。データをアルファベット順に並べ替えたり、番号を最小から最大に並べ替えたりすることができます。さらに、テキストフィルタを使用して、要件に応じてデータをフィルタリングできます。
5]重複エントリを削除します
小さなデータセットを持つスプレッドシートの重複エントリを見つけて削除するのは非常に簡単な作業です。しかし、列と行が数百に及ぶ大規模なデータセットで実行する必要がある場合、それは確かに困難な作業になります。
上記の表には、2つのエントリが完全に類似しており、3つの行で共通名が使用されている10個のレコードがあります。したがって、重複するエントリを見つけるには、テーブルを選択する必要があります。その後、[データ(Data)]メニューに移動し、[データツール]カテゴリを選択して、[(Data Tools)重複の削除(Remove Duplicates)]をクリックします。
ダイアログボックスで、[マイデータにヘッダーがあります]の近くにあるチェックボックスをオンにします。また、列セクションで、エントリごとに異なるシリアル番号のマークを削除します。最後に、[ OK ]ボタンをクリックすると、重複するエントリがテーブルから削除されます。
6]空白のレコードを削除します
スプレッドシートの空白のセルや行がほとんど望ましくないことに気付いた場合があります。ユーザーは通常、指定された行を右クリックして1つずつ削除します。しかし、彼らの数が数百である場合、あなたはどうしますか？そのような状況では、それらを1つずつ削除するのは本当に面倒な作業になります。
したがって、一度に削除するには、Ctrl+Gショートカットキーを押し、 [移動(Go To)]ダイアログボックスが表示されたら、[特別(Special)]ボタンを選択します。次のページで、[空白(Blanks)]ラジオボタンをマークし、[OK]ボタンをクリックします。すべての空白のセルが選択されていることに気付くでしょう。
ここで、Ctrl+minusボタンを押します。ポップアップメニューが表示されたら、[セルを上にシフト(Shift cells up)]を選択し、[OK]ボタンをクリックします。空白のセルがすべて削除され、データセットも適切に配置されていることがわかります。
7]空白行をレコードに挿入します
前述したように、空白行はほとんど望ましくありませんが、場合によっては同様に機能します。したがって、それらを挿入する必要がある場合は、指定された行を右クリックして、空白行を削除しながら、前述のように1つずつ追加することができます。
したがって、各レコードに空白行を挿入するには、上記のシリアル番号のシリーズを作成します。その後、すべてのデータセットを選択し、[データ]タブで使用可能な(Data)並べ替え(Sort)ツールをクリックします。
次のダイアログボックスで、[並べ替え]ドロップダウンメニューをクリックし、シリアル番号で並べ替えます。
[OK]ボタンをクリックすると、各行の間に空白行が挿入されます。
8]データを別のシートに自動的に(Sheet Automatically)コピーする(Copy Data)
最初のシートに入力した別のシートのデータを使用する必要がある場合があります。そのためには、通常、従来のコピーアンドペースト方法を使用します。ただし、一方のシートのデータを変更する必要がある場合は、もう一方のシートでもデータを変更する必要があります。両方のシートの同じデータを1つずつ変更する必要がある場合は、少し複雑になります。
Excelでは、最初のシートのデータをリアルタイムプロセスで他のシートに自動的にコピーするオプションがあります。ただし、データを他のシートに自動的にコピーするには、最初にそれらの間を接続する必要があります。
これを行うには、最初のシートのステータスバーに移動します。その後、Ctrlキーを押し続けて、データを自動的にコピーする必要のあるシートをクリックします。それでおしまい。
これで、最初のシートに入力したデータが何であれ、他のシートに自動的にコピーされます。
9] Excelカメラを使用してスクリーンショットを撮る(Screenshot)
「絵は千の言葉に値する」といつも言われてきました。したがって、 Excel(Excel)ワークシート内にスクリーンショットを追加して、より適切に説明できるようにする必要がある場合があります。
ただし、スクリーンショットをキャプチャするためにサードパーティのアプリケーションを使用する必要はありません。Excelには、ワンクリックでスクリーンショットを撮るのに役立つカメラコマンドが組み込まれています。
この機能を使用するには、最初にカメラコマンドを有効にする必要があります。したがって、クイックアクセスツールバーに移動して、[クイックアクセスツールバーのカスタマイズ(Customize Quick Access Toolbar)]をクリックするだけです。その後、[コマンドの選択(Choose commands from)] >[All commands > Camera. 次に、[追加(Add)]ボタンを選択し、[ OK]をクリックします。
上記の手順を実行すると、クイックアクセスツールバーにカメラアイコンが追加されます。(Camera)次に、画像が必要なセルまたはデータを選択します。その後、カメラ(Camera)アイコンをクリックし、ワークシートの任意の場所をクリックします。また、画像をドラッグしてサイズを変更し、要件に応じて調整することもできます。
10]セルをあなたのメールアドレスにリンクします(Link)
Excelワークシートでは、 Gmail(Gmail)アドレスへのハイパーリンクを簡単に作成できます。
これを行うには、最初にリンクを挿入するセルを選択する必要があります。その後、Ctrl+Kショートカットを押します。画面にダイアログボックスが表示されたら、左側のペインから[電子メールアドレス]を選択します。(E-mail Address)メールアドレスを追加し、[OK]ボタンを押します。
それでおしまい。これらのヒントとコツが、コンピューターでExcel(Excel)ワークシートを使用する際に役立つことを願っています。
Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners
In spite of having several spreadsheet tools and оthеr ѕimilar applications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.
This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.
Microsoft Excel Tips and Tricks
In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:
- Select all cells at once
- Autofit Column width
- Transpose columns and rows
- Use Filter Command to Hide Unwanted Data
- Remove Duplicate Entry
- Remove the Blank Records
- Insert Blank Rows into Record
- Copy Data to Another Sheet Automatically
- Take Screenshot using Excel Camera
- Link the cells to your email address
Let us start and know each one in detail.
1] Select all cells at once
Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.
When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.
2] Autofit Column width
While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.
All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.
Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.
3] Transpose columns and rows
Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.
Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.
In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.
So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.
4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data
Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.
In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.
To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.
Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.
5] Remove Duplicate Entry
It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.
In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.
In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.
6] Remove the Blank Records
Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.
Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.
Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.
7] Insert Blank Rows into Record
As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.
So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.
In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.
Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.
8] Copy Data to Another Sheet Automatically
Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.
In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.
9] Take Screenshot using Excel Camera
It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.
However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.
To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.
After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.
10] Link the cells to your email address
In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.
To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.
That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.
