Zoomのようなアプリを使用して同僚と会うのは新しい常識ですが、ほとんどの人はまだそれに慣れているだけです。
グループビデオチャットはしばらく前からありますが、これまで実際に使用する理由がなかった可能性があります。これは、エチケットルールと技術的準備のまったく新しいチェックリストを学ぶことを意味します。
良いニュースは、口臭を心配する必要がなくなったことですが、次の重要な会議の前に、次のズームテストを実行する必要があります。
環境を準備する
同僚と同じ物理的空間にいるわけではないかもしれませんが、Zoomはすべての個々の空間をつなぎ合わせます。これ(Which)はまた、あなたの環境が抱えている問題があなたの会議で問題になる可能性があることを意味します。どんな問題？まあ、それは個々の状況に依存しますが、ここにいくつかの重要なヒントがあります：
- (Make)環境が適切に照らされていることを確認してください。
- 可能であれば、施錠可能なドアなど、アクセス制御のある場所を選びます。
- エコーしにくい部屋を選ぶようにしてください。カーペット(Somewhere)のある場所では、厚いドレープと柔らかい家具が一般的に適しています。
- 部屋に騒音源がないか確認してください。ビープ音、きしむファン、または他の同様の問題は、他のすべての会議参加者の神経をすり減らします。
- ビデオストリームのフレーミングを注意深く確認してください。不適切または気を散らすものがありますか？座っている場所に移動するか、それらのオブジェクトを邪魔にならない場所に移動することを検討してください。
これは包括的なリストではないため、Zoomミーティング中に使用する環境を調べて、問題が発生するかどうかを検討してください。
仮想背景の使用を検討してください
ズーム(Zoom)は、背景を仮想のものに置き換える機能を提供します。これは他の「グリーンスクリーン」設定と同じように機能しますが、特にグリーンスクリーンは必要ありません。背景が均一な色で均一に照らされている限り、良い結果が得られるはずです。仮想背景は完全である必要はありませんが、ズーム(Zoom)設定でテストして、機能することを確認できます。
良い結果が得られない場合は、背景をより均一に照らすか、ポップアップの緑色の画面に投資することができます。Webaroundの椅子に取り付けられた緑色の画面(Webaround chair-mounted green screen)のように、カメラフレーム全体を簡単にカバーできるクールなアイデアもあります。
メモを取るソリューションがあります
これは実際の会議にも当てはまる準備のヒントですが、何らかのメモを取るソリューションが必要です。ペンと紙、ペン付きのタブレット、またはオンスクリーンキーボード付きの電話にすることができます。
一部のZoom会議が記録されます。その場合、会議終了後に参照用にメモを取る必要はありません。代わりに、メモは質問やフィードバックを整理するのに役立ちます。ズーム(Zoom)会議の性質上、自分の番になると話す時間があまりないでしょう。メモをとっておくと、時間を最大限に活用できます。
画面が共有(Appropriate)に適していることを確認してください
会議中にコンピュータの画面を他の人と共有する予定があるかどうかに関係なく、常にすぐに共有できるように準備してください。これは何を意味するのでしょうか？壁紙が作業に適していることを確認してください。おそらく、Windowsの組み込みの選択肢の1つに変更するのが最善(Make)です(Windows)。開いていて、プライベートコンテンツや機密コンテンツを表示する可能性のあるアプリケーションをすべて閉じます。
Webブラウザーを使用する可能性が高い場合は、自動検索完了をオフにするか、検索履歴のないポータブルブラウザーを使用することをお勧めします。あなたが望む最後のことは、あなたがあなた自身の個人的な時間に訪問したウェブサイトまたは検索用語がグループ全体が見ることができるように画面に表示されることです。
インターネット速度テストを実行する
会議に適した場所を見つけて環境を整えたら、インターネットの速度が適切かどうかを確認する必要があります。インターネット速度テスト(internet speed test)を実行し、 Zoom会議に参加するのに十分な帯域幅があるかどうかを確認します。
ズーム(Zoom)グループビデオ通話の最小要件は、約1Mbps(Mbps)の帯域幅です。それは両方向です。アップストリーム(Upstream)帯域幅は、ビデオ通話にとって非常に重要です。インターネットの情報送信が遅い場合、他の参加者のエクスペリエンスに影響を及ぼします。理想的には、高品質のHDビデオストリーミングを確保するために、両方向に 3Mbps(Mbps)が必要です。
速度テストで、接続がインターネットパッケージよりも高速でないことが示された場合は、インターネットパフォーマンスのトラブルシューティング(troubleshoot your internet performance)を行う必要があります。つまり、十分なWiFi信号強度があることを確認し、デッドスポットにいないことを確認します。WiFi(speeding up WiFi)インターネットの高速化に関するガイドを確認するか、可能であればイーサネットケーブルの使用を検討してください。(Ethernet)
Webカメラ(Make Sure Your Webcam)とマイクが(Microphone Are)機能していることを確認します
ここで、Zoomミーティングの前に行うべき最も重要なテスト、つまりマイクとWebカメラが機能することを確認します。これがあなたがする必要があることです：
- マイクとウェブカメラを接続します
- プロンプトが表示されたら、それらのソフトウェアまたはドライバーをインストールする必要がある場合があります。通常、これはプラグアンドプレイエクスペリエンスです
- ズームを(Zoom)開く
- 設定コグ(settings cog)を選択します
- ビデオ(Video)を選択
- 該当する場合は、ドロップダウンリストから正しいWebカメラを選択します
- プレビューをチェックして、見栄えが良いかどうか（またはまったく表示されないかどうか）を確認します
- (Adjust)ニーズに合わせて、HD品質などの他の設定を調整します
- オーディオを(Audio)選択
- (Make)スピーカー(Speaker)とマイク(Microphone)の両方に正しいオーディオデバイスが選択されていることを確認してください
- [スピーカー(Test Speaker)のテスト]と[マイク(Test Microphone)のテスト]を順番に選択して、機能していることを確認します
また、「会議に参加するときにマイクをミュートする」チェックボックスをオンにすることをお勧めします。これはマナーが良いからです。また、マイクをミュートするのを忘れたために、会議の他の人に聞いてほしくないことを誤って言うのを防ぐことができます。
ズーム(Zoom)のセットアップ手順の詳細については、ズームのセットアップと使用方法– Skypeよりも優れていますか？をご覧ください。(How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)専門家のアドバイスのため。
ウェブカメラが機能していない場合は、ズームミーティングカメラが機能していない場合のクイックフィックスに進ん(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working)で、すぐに並べ替えてください。
テストミーティングに参加する
Zoomミーティングに参加する前のプロセスの最後のステップは、 Zoomテストミーティングサービスを呼び出すことです。https://zoom.us/test(Just)にhttps://zoom.us/testして、指示に従ってください。すべてのギアが機能していること、および会議の他の参加者にとって良い音であるかどうかを確認できます。ここでマイク、カメラ、またはインターネット接続に問題が発生した場合は、上記のチェックリストをもう一度確認して問題を見つけることができます。
ズーム会議を記録する方法(how to record a Zoom meeting)を学ぶために少し時間がかかります。ズーム会議を主催する方法(how to host a Zoom meeting)も学ぶことができます。
技術的な問題が発生(Problems Happen)し、その後、人生が発生します(Life Happens)
Zoomミーティングがうまくいき、問題が発生しないことを願っていますが、最後に知っておくべきことは、いくつかのことが自分の手に負えないということです。会議が滞りなく行われるようにするための準備やバックアップはありません。技術的な問題は常に発生する可能性があるため、問題を解決する必要があります。
厳密に技術的ではないものについても同じことが言えます。あなたの猫が机の上に飛び乗ってカメラをブロックした場合、それはただの人生です。やり直す価値はありません。私たちは皆人間であり、今は異常な状況で暮らしています。リラックスして会議を楽しんでください。会議の前に適切なズーム(Zoom)テストを実行するために合理的に可能なすべてのことを実行したので安心してください。今、あなたがする必要があるのは、ズームコールで注意を払って偽造(fake paying attention in a Zoom call)する方法を学ぶことです。
7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting
Meeting with yoυr collеagues using an aрp like Zoom is thе new normal, but mоst peорle are still only getting usеd to it.
While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.
The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting.
Prepare Your Environment
While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:
- Make sure that your environment is adequately lit.
- If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
- Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
- Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
- Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.
This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.
Consider Using a Virtual Background
Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.
If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.
Have A Note-Taking Solution
This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard.
Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have.
Check That Your Screen Is Appropriate To Share
Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content.
If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.
Run an Internet Speed Test
Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.
The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming.
If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.
Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working
Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:
- Plug in your microphone and webcam
- If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
- Open Zoom
- Select the settings cog
- Select Video
- Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
- Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
- Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
- Select Audio
- Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
- Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working
We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.
For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.
If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.
Join a Test Meeting
The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.
Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.
Technical Problems Happen, Then Life Happens
We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.
The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.
