Excelを頻繁に使用する場合は、1つのセルに名前があり、その名前を別のセルに分割する必要があるという状況に遭遇した可能性があります。これはExcel(Excel)で非常に一般的な問題であり、おそらくGoogle検索(Google search and download)を実行して、さまざまな人が作成した100種類のマクロをダウンロードして実行できます。
ただし、この投稿では、数式を設定して自分で設定し、実際に何が起こっているのかを理解できるようにする方法を紹介します。Excelを頻繁に使用する場合は、データを使用してより興味深いことを実行できるように、より高度な関数のいくつかを学習することをお勧めします。
数式が気に入らず、より迅速な解決策が必要な場合は、[(quicker solution)テキストから列へ](Text to Columns)セクションまでスクロールして、 Excel機能(Excel feature)を使用して同じことを行う方法を説明します。さらに、セル内に2つ以上のアイテムを分離する必要がある場合は、テキストから列への機能も使用することをお勧めします。たとえば、1つの列に6つのフィールドが組み合わされている場合、以下の数式(formulas below)を使用すると、非常に面倒で複雑になります。
Excelでの個別の名前
はじめに、名前が通常どのようにExcelスプレッドシート(Excel spreadsheet)に保存されるかを見てみましょう。私が見た中で最も一般的な2つの方法は、スペースと姓だけを含む名と名、2つを(lastname)コンマ(firstname) で区切った名(lastname)です(firstname)。私がミドルネームのイニシャルを見たときはいつでも、それは通常、以下のようなファーストネーム(firstname)、ミドルネームの(lastname)ラストネームです(midinitial)：
いくつかの簡単な数式を使用し、それらをいくつか組み合わせると、 Excel(Excel)で名、姓、ミドルネームのイニシャルを別々のセルに簡単に分けることができます。名前の最初の部分を抽出することから始めましょう。私の場合、 leftとsearch(left and search)の2つの関数を使用します。論理的には、次のことを行う必要があります。
(Search)セル内のテキストでスペースまたはコンマを(space or comma)検索し、位置を見つけてから、その位置の左側にあるすべての文字を取り出します。
これは、ジョブを正しく実行するための簡単な数式です。=LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1)、ここで、NNは名前が格納されているセルです。-1は、文字列の最後にある余分なスペースまたはコンマを削除するためにあります。(space or comma)
ご覧のとおり、左の関数(left function)から始めます。この関数は、文字列と、文字列の先頭から取得する文字数の2つの引数を取ります。最初のケースでは、二重引用符を使用し、間にスペースを入れてスペースを検索します。2番目のケースでは、スペースの代わりにコンマを探しています。では、私が言及した3つのシナリオの結果はどうなるでしょうか。
行3(row 3)から名、行5(row 5)から名、行7(row 7)から名を取得しました。すごい！したがって、データの保存方法に応じて、名または姓のいずれかが抽出されました。次のパートに移りましょう。これが私たちが今論理的にする必要があることです：
–セル内のテキストでスペースまたはコンマを(space or comma)検索(Search)し、位置を見つけてから、文字列の全長から位置を減算します。数式は次のようになります。
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
したがって、適切な関数を使用します。これには2つの引数も必要です。文字列と、文字列の最後から左に向かって取得する文字数です。したがって、文字列の長さからスペースまたはコンマ(space or comma)の位置を引いたものが必要です。これにより、最初のスペースまたはコンマ(space or comma)の右側にすべてが表示されます。
(Great)これで、名前の2番目の部分ができました。最初の2つのケースでは、ほぼ完了ですが、名前にミドルネームのイニシャルが含まれている場合は、結果にミドルネームのイニシャルが付いた最後の名前が含まれていることがわかります。では、どうすれば名前を取得してミドルネームのイニシャルを削除できますか？簡単！名前の2番目のセクションを取得するために使用したのと同じ(Just)式をもう一度実行します。
したがって、別の権利を実行しているだけで、今回はミドルネームのイニシャルと名前のセル(name cell)を組み合わせたものに数式を適用します。ミドルネームのイニシャルの後のスペースを見つけて、長さから文字列の終わりから文字数のスペースの位置を引いたものを取ります。(space number)
だからあなたはそれを持っています！これで、 Excel(Excel)のいくつかの簡単な数式を使用して、名と名前を別々の列に分割しました。もちろん、すべての人がこのようにテキストをフォーマットするわけではありませんが、ニーズに合わせて簡単に編集できます。
列へのテキスト
結合されたテキストをExcel(Excel)の個別の列に分割する別の簡単な方法もあります。これはTexttoColumns( Text to Columns)と呼ばれる機能であり、非常にうまく機能します。また、3つ以上のデータを含む列がある場合は、はるかに効率的です。
たとえば、以下に、1つの行(one row)に4つのデータがあり、もう1つの行に5つのデータがあるデータがあります。それをそれぞれ4列と5列に分割したいと思います。ご覧のとおり、上記の式を使用しようとするのは実用的ではありません。
Excelで、最初に分離する列を選択します。次に、[データ(Data)]タブをクリックしてから、[テキストから列へ( Text to Columns)]をクリックします。
これにより、テキストから列へのウィザード(Columns wizard)が表示されます。手順1(step 1)で、フィールドを区切るか固定幅にするかを選択します。この場合、Delimitedを選択します。
次の画面で、区切り文字を選択します。タブ、セミコロン、カンマ、スペースから選択するか、カスタムのもの(custom one)を入力できます。
最後に、列のデータ形式を選択します。通常、Generalはほとんどのタイプのデータに対して問題なく機能します。日付のような特定のものがある場合は、その形式を選択してください。
[完了](Finish)をクリックして、データが魔法のように列に分割される様子を確認してください。ご覧のとおり、1つの行が5列になり、もう1つの行が4列になりました。テキストから列への機能(Columns feature)は非常に強力であり、あなたの生活をはるかに楽にすることができます。
上記の形式以外の名前の区切りに問題がある場合は、データをコメントに投稿してください。サポートさせていただきます。楽しみ！
How to Separate First and Last Names in Excel
If you use Excel a lot, you haνe probably run across а situatiоn where уou have a name in a single cell and you need to ѕерarate the name into different cells. Thіs is a very сommon issue in Excel and you can probably do a Google search and download 100 different macros written by various people to dо it for you.
However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.
If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.
Separate Names in Excel
To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:
Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:
Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.
Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.
As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?
We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:
– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.
Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.
So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.
So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.
Text to Columns
There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.
For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.
In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.
This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.
On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.
Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.
Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.
If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!
