Googleドライブ(Google Drive)は、それ自体がすでに非常に便利なサービスですが、デスクトップコンポーネントの機能を活用すると、これまで以上に生産性が向上します。
デスクトップコンピュータを使用している場合、 Googleドライブ(Google Drive)デスクトップコンポーネントをインストールしない理由は実際にはありません。(not )それでも説得力が必要な場合は、 Googleドライブデスクトップ(Google Drive Desktop)にチャンスを与える必要がある理由として、これらが最善の理由です。
Googleドライブの「デスクトップ」とは何ですか？
実際には、Googleドライブ(Google Drive)の「デスクトップ」と呼ばれる特定の製品はありません。むしろ(Rather)、アクティブなインターネット接続なしでGoogleドライブ(Google Drive)を機能させるために使用できるいくつかの方法があります。
1つ目は、Chrome用のGoogleドキュメントオフライン拡張機能です(Google Docs Offline Extension for Chrome)。この公式のGoogle拡張機能を有効にすると、インターネットの有無に関係なく、 Googleドライブのドキュメントを操作できます。(Google Drive)これは率直に言って不可欠な機能であり、絶対にこれを有効にする必要があります。
デスクトップコンポーネントスイートの2番目の部分は、Googleバックアップと同期(Google Backup and Sync)です。これにより、写真やビデオなどの特定の主要なフォルダのコピーがGoogleドライブ(Google Drive)に自動的に同期されます。また、Googleドライブ(Google Drive)のコンテンツが同期されるコンピューター上にDropBoxスタイルのフォルダーを作成します。そのフォルダにコピーしたもの(Anything)はすべてクラウドに同期されます！
Googleドライブ(Google Drive)をデスクトップにインストールする方法について説明したので、生産性が向上する理由を見てみましょう。
インターネット(Internet)がダウンしているときでも作業を続けることができます
クラウドベースの生産性スイートは、人々が複数のデバイスから、リモートの同僚(remote colleagues)のチームと共同で作業する必要がある世界で非常に役立ちます。ただし、何らかの理由でインターネットがダウンするとすぐに、作業にアクセスできなくなります。自宅ではインターネット接続が失われることは比較的まれですが、モバイルインターネットユーザーにとっては頻繁に問題になります。
あなたがたくさん旅行する必要があるならば、それはまた大きな問題です。飛行機ではWiFi(WiFi)を使用できません。電車や地下鉄では受付がない場合があります。言うまでもなく、別の国ではしばらくの間インターネットにアクセスできない場合があります。したがって、生産性を維持するには、作業ファイルを常に利用できるようにする必要があります。
大きなファイルの共有は簡単です
ブロードバンドの時代でさえ、ほとんどの電子メールサービスには、添付ファイルのサイズにかなり厳しい制限があります。高品質の画像、音声、またはその他の大きなメディアを共有する必要がある場合は、あまり良い状況ではありません。
コンピューター上の同期されたGoogleドライブ(Google Drive)フォルダーを使用すると、コンピューター上の指定されたフォルダーにファイルを保存するだけで、大きなファイルを簡単に共有できます。許可を与えた人は誰でも、自分のコンピューターに同期したり、クラウドでアクセスしたりできます。残りはすべてGoogleドライブが処理します。(Google Drive)
バックアップを保存することで、ビジネスを継続できます(Business)
バックアップ(Backup)と同期(Sync)を使用している場合は、必要なものをほぼすべてローカルフォルダー( local folder)に保存して、同期させることができます。十分なストレージがあると仮定します。これには、あらゆる種類のファイルを含めることができます。
たとえば、ハードドライブのバックアップイメージを同期し、ドライブ上の同期されたフォルダをターゲットにするようにバックアップソフトウェアを設定するだけです。WindowsまたはmacOS(Windows or macOS)の各コンピューターで同期するフォルダーを指定できるため、各コンピューターに無関係なファイルがあることを心配する必要はありません。したがって、コンピュータが盗まれたり、ハードドライブがワイプされたりした場合でも、データを取り戻すことができます。
コラボレーションが簡単になります
誰も島ではなく、最近ではほとんどの作業（リモートまたはその他）がチームとして行われています。Googleドライブと(Google Drive)Googleドキュメント(Google Docs)などのサブコンポーネントを使用すると、ドキュメントをシームレスに操作できます(work together on documents)。ドキュメントにコメントを残したり、同期または接続するたびに常に最新バージョンを表示したり、アイテムを共有している他のチームメンバーに特定のタスクを割り当てたりすることができます。
そういえば、Googleドライブ(Google Drive)には堅牢な共有設定があります。つまり、あなたとあなたの同僚は、アクセスが必要な個人とのみコンテンツを共有できます。
チームとしてドキュメントをスキャンしてアーカイブする
ペーパーレスオフィスの夢はまだそれだけです–夢。これは、まだ多くの紙の文書をデジタル化する必要があることを意味します。実際には、このGoogle(Google)テクノロジーを使用して、チームに紙のドキュメントをまとめてデジタル化させることができる非常に優れた方法があります。
Googleドライブモバイルアプリには、ドキュメントスキャナーが組み込まれ(built-in document scanner)ています。チームの各メンバーは、スマートフォン、Googleドライブ(Google Drive)アプリ、共有Googleドライブ(Google Drive)フォルダへのアクセスが必要です。次に、フィールドでドキュメントのスキャンを作成し、そのフォルダに保存できます。
そのフォルダをコンピュータに同期している場合、スキャンされたすべてのデータが自動的にダウンロードされ、そのマシンに蓄積されます。あなたがそれのために持っているどんな目的にも使用する準備ができています。
GoogleOneによるストレージのアップグレード
誰でもこれらの生産性のトリックを無料で使用できますが、標準のGoogleドライブ(Google Drive)アカウントには15GBのストレージしかありません。ストレージプールは、 Googleドライブ(Google Drive)やGmailなどのサービス間で共有されます。つまり、 Googleドライブ(Google Drive)デスクトップから生産性を向上させる最も効果的な方法の1つは、GoogleOneを(Google One)使用(Which)してストレージ全体をアップグレードすることです。
これには数ドルの費用がかかりますが、実際には入手できる最も安価なクラウドストレージの一部です。月額1.99ドルで、追加の100 GBのストレージを、30TBのストレージで月額299.99ドルまで追加できます。
これにより、簡単で大規模なバックアップや、高速で信頼性の高いクラウドストレージを大量に必要とするチームベースのプロジェクトなど、さまざまな可能性が開かれます。Googleドライブ(Google Drive)などのクラウドツールに移行し、それをデスクトップシステムと統合することは、独創的な考え方を受け入れることをいとわないのであれば、生産性の大成功です。
5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive
Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever.
If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.
What Is Google Drive “Desktop”?
There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.
The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.
The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!
Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive.
You Can Keep Working When The Internet Is Down
Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.
It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.
Sharing Large Files Is Easy
Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.
With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.
Storing Your Backups Can Keep You In Business
If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file.
For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.
It Makes Collaboration Dead Easy
No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.
Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.
Scan And Archive Documents As a Team
The dream of a paperless office is still just that – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.
The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.
If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.
Storage Upgrades With Google One
While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One.
While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage.
This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.
