Google Docsは、クラウドベースの生産性向上ツールのGoogleスイートの一部です。ドキュメントでの共同作業や他のユーザーとの共有が簡単になります。最新バージョンとの違いを確認できるように、ドキュメント(Docs)の変更を追跡する方法を示します。
Wordのトラック(Track)変更との違い(Difference)
Microsoft Wordでは、ドキュメントのコラボレーションは連続して行われます。ある人が「変更の追跡」を有効にし、ドキュメントで作業し、編集を終了して、レビューのためにドキュメントを次の人に送信します。その人は追跡された変更を確認して編集を行うことができるため、同じドキュメントの複数のバージョンを作成できます。
Googleドキュメント(Google Docs)には、ドキュメントの複数のバージョンはなく、クラウド内の1つのコピーだけがあり、複数のユーザーが同時に編集できます。
他の違いを知りたい場合は、GoogleドキュメントとMicrosoft Word –違いは何ですか？をチェックしてください。(Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Differences?)
ドキュメントを共有することを忘れないでください
他の人がレビューできるように Googleドキュメント(Google Doc)の変更を追跡する場合は、その人とドキュメントを共有する必要があります。
ドキュメントを他の人と共有するには：
- Googleドキュメント(Google Doc)の右上にある[共有(Share)]ボタンを選択します。
- [ユーザーとグループの追加]にそのユーザーの(Add people and groups)メールアドレス(email address)を入力します。
- ユーザーのリストの追加が完了したら、右側のドロップダウンメニューでユーザー(right-hand dropdown menu)の役割を選択します。
- ドキュメントを共有したことを通知するチェック(Check)ボックスをオンまたはオフにします。
- (Write)必要に応じて説明文を書きます。
- [送信]を(Send)選択します。
ドキュメントの改訂履歴を確認する
Googleドキュメント(Google Docs)は、ドキュメントが作成された時点からのドキュメントの履歴の記録を保持します。したがって、 Googleドキュメント(Google Doc)の変更を追跡する方法を忘れたり、知らなかった場合でも、ドキュメントの改訂履歴を使用していつでもそれらを検索できます。
- Googleドキュメント(Google Doc)を開きます。
- Select File > Version History > See Version History。
- 右側のペインに、そのドキュメントのすべての改訂セッションの時間、日付、作成者が表示されます。これらのいずれかをクリックして、各エディターによる変更を確認できます。
- 自動的に作成されたバージョンの3つの縦のドットをクリックすると、特定のバージョンに名前を付けるか、新しい別のGoogleドキュメント(Google Doc)としてコピーを作成するかを選択できます。
- 誰かがテキストに破壊的な編集を加えた場合は、ドキュメントを以前のバージョンに復元することもできます。
提案モードを使用する
提案モードは、 Googleドキュメント(Google Docs)で見つけた変更を追跡するための最も近い機能です。これは、他の人が書いたドキュメントを編集するように招待された場合に最も役立ちます。
提案モードを使用する場合：
- 別の色で編集が行われたことがわかります。
- また、これらの変更は、ドキュメント(Doc)の右側にコメントとして要約されています。
- あなたと他の編集者は、それらのコメントバブル内の個々の変更についてチャットメッセージを交換できます。
- 変更に同意したら、チェックマークを選択して受け入れるか、Xを選択して拒否します。
これがどのように見えるかの例です：
提案モードをオンにするのは簡単です。
- 鉛筆アイコン(pencil icon)でドロップダウンメニューを選択します。
- ページにカーソルを合わせると、[提案(Suggesting)]を選択するか、この緑色の提案ショートカットボタンをクリックします。
これで、テキストを永続的に変更せずに、必要なドキュメントに変更を加える準備が整いました。
他のユーザーにコメントを残す
自動提案に加えて、他の編集者やライターにコメントを残して、提案にさらにコンテキストを与えることもできます。
コメントを残すには：
- Googleドキュメント(Google Doc)を開きます。
- コメントするテキストを強調(Highlight)表示するか、コメントを残すポイントにカーソルを置きます。
- Insert > Comment]を選択するか、ページにカーソルを合わせるとページの右側にポップアップ表示される青い「+」ショートカットを使用します。
- コメントを入力して、[コメント(Comment)]ボタンを選択します。
(Remember)@記号を使用して他のエディターにタグを付けることができることを忘れないでください。他のライターがあなたと同時にオンラインになっている場合は、ライブチャット機能(live chat function)を使用することもできます。
ドキュメントをWordファイルとしてダウンロードする
Googleドキュメント(Google Doc)をWord文書としてダウンロードすることで、提案を追跡された変更に変換できます。Wordで開くと、提案は追跡された変更として表示され、すべてのコメントが保持されます。方法は次のとおりです。
File > Download > Microsoft Wordを選択します。
注：(Note:)ダウンロードされたドキュメントは、クラウド内のGoogleドキュメント(Google Doc)から独立しています。そのドキュメントに加えられた変更は、クラウドバージョンには反映されません。Wordドキュメントの編集内容を共有する場合は、新しいGoogleドキュメント(Google Doc)としてアップロードし、最初から共有する必要があります。
この方法でWord(Word)とドキュメント(Docs)を編集することはお勧めしません。時間がかかり、書式設定の問題が発生し、混乱を招く可能性があるためです。良い代替手段は、同様のクラウドベースの機能とコラボレーションを含むMicrosoft365を使用することです。(Microsoft 365)
二度とトラックを失うことはありません
これで、 Googleドキュメント(Google Docs)で変更を追跡して共有できます。提案(Just)モードを個別にアクティブ化する必要があるため、この記事をドキュメントで作業している他の編集者と共有することを忘れないでください。
How to Track Changes in Google Docs
Google Docs is part оf the Google suitе of cloud-baѕed productivіty tools. It makes it easy to collaborate on documents and share them with others. We show you how to track changеs in Docs so that you can sеe what’s different in the latest version.
The Difference with Word’s Track Changes
In Microsoft Word, document collaboration happens serially. One person enables “Track changes,” works on a document, finishes editing, and sends the document to the next person for review. That person can review the tracked changes and make edits, thus creating multiple versions of the same document.
In Google Docs, there aren’t multiple versions of a document, just a single copy in the cloud, which can be edited simultaneously by multiple users.
If you want to know other differences, check out Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Differences?
Remember to Share Your Document
If you want to track changes in a Google Doc so that another person can review them, you need to share the document with that person.
To share a document with another person:
- Select the Share button at the top right of the Google Doc.
- Type the email address of the person under Add people and groups.
- Once you’re done adding the list of people, choose their role in the right-hand dropdown menu.
- Check or uncheck the box that notifies them that you have shared the document.
- Write an explanatory note if needed.
- Select Send.
Check the Document Revision History
Google Docs keeps a record of a document’s history from the point it was created. So even if you forget or didn’t know how to track changes in your Google Doc, you can always look them up using the document’s revision history:
- Open your Google Doc.
- Select File > Version History > See Version History.
- In the right-hand pane, you’ll see the time, date, and author of every revision session for that document. You can click on any one of these and see the changes made by each editor.
- By clicking the three vertical dots on any automatically created versions, you can choose to give a particular version a name or to make a copy as a new separate Google Doc.
- You can also restore the document to any previous version if someone made destructive edits to the text.
Use Suggesting Mode
Suggesting mode is the closest feature to track changes you’ll find in Google Docs. This is most useful when you’ve been invited to edit a document written by someone else.
When you use Suggesting mode:
- You’ll see edits made in a different color.
- You’ll also see those changes summarized as comments on the right-hand side of the Doc.
- You and other editors can exchange chat messages over individual changes within those comment bubbles.
- When you’ve agreed on a change, simply select the checkmark to accept it, alternatively select the X to reject it.
Here’s an example of what it looks like:
Turning on Suggesting mode is easy:
- Select the dropdown menu with the pencil icon.
- Choose Suggesting or click this green suggestion shortcut button when you hover over a page.
Now you’re ready to make any changes to the document you want without permanently altering the text.
Leave Comments for Other Users
In addition to automatic suggestions, you can also leave comments for other editors and writers to give more context to your suggestions.
To leave a comment:
- Open the Google Doc.
- Highlight the text you want to comment on or place the cursor at the point you want to leave a comment.
- Select Insert > Comment or use the blue “+” shortcut that pops up to the right of the page when you hover over it.
- Type your comment and then select the Comment button.
Remember that you can tag other editors using the @ symbol. You can also use the live chat function if other writers happen to be online at the same time as you.
Download Your Doc as a Word File
You can convert suggestions to tracked changes by downloading your Google Doc as a Word document. When opened in Word, suggestions will show as tracked changes, with all comments preserved. Here’s how to do it:
Select File > Download > Microsoft Word.
Note: The downloaded document is now independent of the Google Doc in the cloud. No changes made in that document will reflect in the cloud version. If you want to share the edits of the Word document, you’ll have to upload it as a new Google Doc and share it from scratch.
We don’t recommend editing across Word and Docs in this way since it can be time-consuming, introduce formatting issues, and lead to confusion. A good alternative is to use Microsoft 365, which includes similar cloud-based features and collaboration.
Never Lose Track Again
Now you can track and share changes in Google Docs. Just remember to share this article with any other editors working on a document with you since they all have to activate suggestion mode independently.
