Office 365サブスクリプションをお持ちの場合、アクセスできるアプリの1つはAccessです。これは、コンピューター上にさまざまなタイプのデータベースとレポートを作成するためのツールです。データベースを構築する方法を探している場合は、単純なデータベースを構築する場合でも複雑なデータベースを構築する場合でも、MSAccessが最適な方法です。^{(MS Access)}

このツールを使用して、データベースの構築、データエントリのフォームの作成、カスタムクエリを使用したデータのフィルタリング、およびデータからのレポートの生成を行うことができます。これらのアイテムを作成するのに役立つステップバイステップのウィザードがあるので、使用するのはそれほど難しくありません。

MSAccessで空のデータベースを構築する方法^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

最初に行う必要があるのは、データベースを構築することです。これを行うには、Accessで新しいデータベースを起動します。データテーブル、フォーム、クエリ、およびレポートがそこに保存されます。これを行うには、 Access^(Access)が提供する多くのテンプレートのいずれかを使用するか、最初から作成します。

ここでは、学生情報を格納するデータベースを構築し、空のデータベーステンプレートを使用します。

1. コンピューターでAccess^(Access)アプリを起動^{(Launch the Access app)}します。
2. 左側のサイドバーで[新規]をクリックして、新しいデータベースを作成します。^(New)
3. 右側のペインで[空白のデータベース^{(Blank database)}]オプションを選択して、新しい空白のデータベースを作成します。

1. ^(Click)小さなフォルダアイコンをクリックして、データベースを保存するパスを選択します。次に、「作成^(Create)」というボタンをクリックします。

1. これが、 Access^(Access)を使用してデータベースを構築する方法です。データベースは、指定されたパスで使用可能である必要があります。

データベースにテーブルを作成する^{(Create a Table In Your Database)}

データベースのベースはテーブルです。データがさまざまな列に保存されるのはこれらのテーブルであり、これからクエリを実行してレポートを生成できます。

Accessで新しいデータベースを構築すると、データシートビューに新しいテーブル作成画面が開きます。このビューは操作が最も簡単ではないため、デザインビューに変更してから、テーブルの列を作成する必要があります。

1. ^{(Right-click)}新しく作成したテーブルを右クリックして、[デザインビュー]^{(Design View)}を選択します。

1. 最初にテーブルを保存するように求められます。テーブルの名前を入力し、[ OK ]をクリックします。

1. 次の画面では、列とそのデータ型をテーブルに追加できます。アイテムごとに一意のIDが生成されるため、最初の列はそのままにしておきます。
2. 学生データベースを構築しているので、2番目のフィールドにカーソルを置き、StudentNameと入力します^{(Student Name)}。「データ型^{(Data Type)}」フィールドから「ショートテキスト^{(Short Text)}」を選択します。

1. 次のフィールド名としてAgeと入力し、[データ型^{(Data Type)}]ドロップダウンメニューから[数値]を選択します。^(Number)

1. データ型としてCountryおよびShortTextという名前の最後の列を追加します。

1. Ctrl + Sを押してテーブルを保存します。

データベースにデータ入力用のフォームを作成する^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

データシートビューでテーブルを開いて必要なデータを追加することもできますが、フォームを使用すると、データを簡単に入力できます。また、フォームでは一度に1つのエントリしか編集できないため、テーブル内の他のデータをいじる必要はありません。

アクセスのフォームウィザードを使用して、選択したフィールドでデータ入力用のフォームを作成できます。^{(create a form for data entry)}

1. Accessがデータベースで開いたままの状態で、上部の[作成^(Create)]タブをクリックし、[フォームウィザード^{(Form Wizard)}]というオプションを選択します。

1. フォームで使用するフィールドを選択するように求められます。値を入力するために必要なものをすべて選択し、右矢印アイコンをクリックしてそれらをリストに追加します。次に、下部にある[次へ^(Next)]をクリックします。

1. 次の画面では、4つのフォームレイアウトから選択できます。レイアウトをクリック^(Click)すると、左側にプレビューが表示されます。選択したら、下部にある[次へ^(Next)]をクリックします。

1. フォームの名前を入力し、[完了]^(Finish)をクリックします。

1. フォームが開き、テーブルにデータを追加できるようになります。

データベース内のデータをフィルタリングするためのクエリを作成する^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

クエリを使用すると、さまざまなカスタム条件を使用してテーブルに保存されたデータをフィルタリングできます。たとえば、20歳以上で米国に住んでいる学生のデータを取得する場合は、クエリを作成して、条件に一致する学生のみを含むテーブルを生成できます。

1. 上部の[作成^(Create)]タブをクリックして、 [クエリウィザード^{(Query Wizard)}]を選択します。

1. Simple Query Wizardという最初のオプションを選択し、[ OK ]をクリックします。

1. クエリに含めるテーブルとフィールドを選択し、[次へ^(Next)]をクリックします。

1. 次の画面で[詳細^(Detail)]オプションを選択し、下部にある[次へ^(Next)]をクリックします。

1. クエリの名前を入力し、下部にある[完了]^(Finish)をクリックします。

1. 新しく作成したクエリを右クリックして、[デザインビュー]^{(Design View)}を選択します。このビューを使用して、クエリの基準を入力します。

1. 次の画面では、クエリのフィルターを指定できます。20歳以上で米国出身の学生のみを表示するルールを作成しましょう。AgeフィールドのCriteriaボックスに>=20
   
   と入力します。[国]^(Country)フィールドの[基準]^(Criteria)行にUSと入力します。
   
   

1. Ctrl + S を押して変更を保存します。
2. 左側のサイドバーでクエリをダブルクリック^{(Double-click)}すると、フィルタリングされたバージョンのデータが表示されます。

Accessでデータベースレポートを作成する方法^{(How To Build a Database Report In Access)}

レポートは通常、Accessからデータを取り出し、スタンドアロンファイルとして表示するために使用されます。Accessを使用すると、選択したテーブルとフィールドのレポートを生成でき、フォームやクエリと同じウィザードスタイルを使用してレポートを作成できます。

1. 上部の[作成^(Create)]タブをクリックして、 [レポートウィザード^{(Report Wizard)}]を選択します。

1. レポートに含めるフィールドを追加し、[次​​へ^(Next)]をクリックします。

1. グループ化の順序を指定する場合は、この画面で指定できます。次に、[次へ^(Next)]をクリックします。

1. レコードをフィールドで並べ替える場合は、この画面で行うことができます。次に、[次へ^(Next)]をクリックします。

1. レポートレイアウトを選択し、[次へ^(Next)]をクリックします。

1. レポートの名前を入力し、[完了]をクリックします^(Finish)。

1. ^{(Right-click)}レポートを右クリックして、[印刷プレビュー^{(Print Preview)}]を選択します。

1. 上部にあるPDFまたはXPS^{(PDF or XPS )}をクリックして、これらの形式のいずれかで保存します。

テーブル、フォーム、クエリ、およびレポートを含む完全なデータベースの準備が整いました。

データベースをどのように構築します^{(build your databases)}か？Accessを使用する場合、上記の機能を使用しますか？以下のコメントでお知らせください。

How To Build a Database With Microsoft Access

Іf you have an Office 365 subsсription, one of the apps yoυ can access is Access. It’s а tool to create vаrious types of databases and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build a databasе, MS Access is the best way to do it whether you want to buіld a simрle or a cоmplex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

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