久しぶりに学校に戻ったので、さまざまなパワーポイントのプレゼンテーションを作成したり、 (PowerPoint)Wordでレポートを作成したりする必要もあります。Wordには、学校にいない限りほとんどの人が使用しない機能がたくさんあります。
それらの機能の1つは、目次(Contents)です。Wordには、使用する見出しのタイプがわかっている場合に、見栄えの良い目次を自動的に作成できる優れた機能があります。すばらしいのは、すでに多くのコンテンツを含むWord文書(Word document)がある場合でも、目次を自動的に生成できるように編集するのが非常に簡単なことです。
この記事では、正しい見出しでWord文書(Word document)を設定するプロセスを説明し、次に目次を作成する方法について説明します。また、目次を好みに合わせてカスタマイズする方法についても説明します。
Wordでのヘッダーの設定と表示
目次を作成する前に最初に実行したいことは、ヘッダーを設定することです。デフォルトでは、使用できるヘッダーはH1（Heading 1）、H2（Heading 2）、およびH3（Heading 3）です。
これらの見出しは、リボンのメインの[ホーム]タブにある[(Home)スタイル(Styles)]ボックスにあります。デフォルトの目次(TOC)に使用できるのはこれらの3つだけです。カスタム目次(TOC)を追加する場合は、H4（見出し4）( H4 (Heading 4))、H5（見出し5）(H5 (Heading 5))、H6（見出し6）( H6 (Heading 6))、 サブタイトル(Subtitle)、タイトル(Title)、および目次見出し(TOC Heading)を使用することもできます。
ドキュメントを調べてさまざまな見出しを追加する場合、H1、 H2、およびH3(H2 and H3)のみが制限されすぎていると感じる場合は、上記の見出しのいずれかから自由に選択してください。カスタム目次(TOC)を挿入し、いくつかの設定を変更するだけです。これについても説明します。
Wordのテキストに見出しを適用するのは非常に簡単です。テキストのある行をクリックしてから(Just click)、適用する見出しスタイルをクリックするだけです。(heading style)
ドキュメントに目を通し、これらの見出しを必要な数だけ追加します。ヘッダーを追加すると、段落マークが表示されていても、ヘッダーが見づらくなることに注意してください。Word文書(Word document)のすべてのヘッダーをすばやく表示するには、[表示(View)]タブをクリックし、 [ナビゲーションウィンドウ](Navigation Pane)の下のチェックボックスをオンにします。
これを行うと、ドキュメントの左側にペインが表示され、(hand side)さまざまな見出し、小見出しなどを確認できます。
リスト内の項目のいずれかをクリックすると、 Word文書(Word document)のその見出しに移動します。これは、最終的な目次を作成する前に、見出しの構造をすばやく確認するための優れた方法です。
Wordに目次を追加する
すべてのヘッダーが適切に設定されたので、次に目次を挿入します。まず(First)、Wordのデフォルトの目次設定(TOC setup)から始めます。開始する前に、ドキュメントの先頭に空白のページを追加することをお勧めします。
これを行うには、現在の最初のページの上部に移動し、[挿入(Insert)して空白のページ(Blank Page)]をクリックします。次に、[参照(References)] 、 [目次( Table of Contents)]をクリックし、上部にある[自動(Automatic)]の選択肢の1つから選択します。
手動テーブルは目次形式の単なるフィラーテキストになりますが、すべての変更を手動で行う必要があります。自動目次(TOC)を挿入すると、次のように表示されます。
素晴らしい！これで、Word文書(Word document)に適切にフォーマットされた目次(TOC)ができました。TOCを挿入した後でも、ドキュメントの見出しに変更を加えることはできますが、変更がTOCに自動的に反映されることはありません。
TOCを更新するには、目次の内側をクリックしてから、上部の[テーブルの更新(Update Table)]をクリックします。
ページ番号だけを更新するか、テーブル全体を更新するかを尋ねられます。見出しを変更、挿入、または削除した場合は、テーブル全体(entire table)を選択する必要があります。ドキュメントにコンテンツを追加したばかりで、見出しを追加または削除していない場合は、ページ番号のみ(page numbers only)を選択できます。
目次をカスタマイズする
H1、H2、およびH3以外の見出しを使用した場合、それらは目次(TOC)に表示されないことに気付くでしょう。これらの追加の見出しを使用するには、目次を挿入するときにカスタム目次を選択する必要があります。(Custom Table of Contents)
これにより、目次(TOC)のオプションダイアログが表示されます。ページ番号を表示するかどうか、番号を右揃えにするかどうかなど、いくつかの基本設定を変更できます。[一般](General)では、複数のスタイルから選択できます。また、H3の見出しである3つを超えるレベルを表示するように選択することもできます(H3 heading)。
[オプション(Options)]をクリックすると、目次(TOC)を作成するための追加のアイテムを選択できます。下にスクロールすると、字幕(Subtitle)と目次の見出し( TOC heading)を選択できます。
目次のルックアンドフィール(look and feel)をカスタマイズするには、 [変更(Modify)]ボタンをクリックする必要があります。TOCを右クリックして、[フォント(Font)]または[段落(Paragraph)]を選択しただけでは、 TOCはフォーマットされません。[変更(Modify)]をクリックすると、各目次レベル(TOC level)を編集できる別のダイアログが表示されます。TOC 1はH1、TOC2はH2などです。
2番目の[変更]ボタンをクリックすると(Modify)、その特定の見出しのフォーマットを変更できます。したがって、必要に応じて、すべてのH1見出しを太字にし、フォントサイズ(font size)を変えることができます。
最後に、Ctrlキーを押してから(CTRL key)目次(TOC)のいずれかをクリックすると、そのページが表示されます。ただし、 Ctrlキー(CTRL key)を押さなければならないのが面倒な場合は、[ファイル(File)] – [オプション]に移動し、[(Options)詳細(Advanced)]をクリックしてこれを変更できます。
先に進み、Use CTRL + Click to follow hyperlinkチェックボックスをオフにします。これで、 Ctrlキーを押したままにせずに、(CTRL key)目次(TOC)の項目をリンクとしてクリックするだけで済みます。残念ながら、これはWord(Word)のローカルコピーでのみ機能します。あなたが誰かにそれを電子メールで送るとき、そして彼らがその設定を変えていないならば、彼らはCTRL + clickしなければならないでしょう。Wordの目次に関しては、これで終わりです。楽しみ！
Quickly Add a Table of Contents to a Word Doc
Now that I’m back in school again after a long time, I’m also back to having to create various PowerPoint presentations and write repоrts up in Word. There are a lot of feаtures in Word that most people never use unleѕs they are in school.
One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.
In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.
Setup and View Headers in Word
The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).
You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.
When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.
It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.
Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.
When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.
Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.
Adding a Table of Contents in Word
Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.
To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.
A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:
Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.
In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.
It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.
Customize Table of Contents
If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.
This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading.
If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.
In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.
Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.
Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.
Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!
