ワードプロセッサは、 ^(Word)Microsoftが^{(Microsoft Word)}MS-DOS用のMicrosoftWord^(Microsoft)を最初にリリースした1980年代初頭から長い道のりを歩んできました。その画期的な機能は、マウスで使用するように設計されていることでした。今日のバージョンのMicrosoftWordには、コンテンツをより速く、より少ないミスで作成するため のMicrosoft Wordの定型句機能の使用など、ユーザーが当時は想像もできなかった機能が含まれています。^(AutoText)

Wordを頻繁に使用する場合は、頻繁に使用するフレーズ、テキストのブロック、またはグラフィックが存在する可能性があります。Wordのオートコレクト^{(AutoCorrect)}と定型句^(AutoText)の機能は、これらの繰り返しのエントリをすばやく挿入して時間を節約できるように作られています。例としては、手紙の最後に署名を追加したり、契約書や提案依頼書などの文書に定型文を挿入したりする場合があります。 

オートコレクト^{(Difference Between AutoCorrect)}と定型句^(AutoText)の違い

Microsoft Wordでは、オートコレクト^{(AutoCorrect)}を使用すると、最大255文字の再利用可能なテキストスニペットを作成できます。これらのスニペットは、Wordだけでなく、 ^(Word)OutlookやPowerPointなどのすべてのOfficeアプリでも利用できます。

^(AutoText)一方、定型句ははるかに堅牢です。これは、はるかに大きなテキストブロックを制御するために作られています。作成した定型句は^(AutoText)Wordテンプレートとともに保存され、使用している他のOfficeアプリでは使用できません。^(not)オートコレクト^{(AutoCorrect)}と定型句^(AutoText)はどちらも、デスクトップ版とオンライン版のMicrosoftWordで利用できます。

オートコレクトを作成して使用する方法

オートコレクト^{(AutoCorrect)}エントリを構成して使用するには、再利用可能なスニペットに変換するテキストを含むドキュメントを開きます。以下の例では、-123と入力したときに短いテキストブロックを挿入するようにオートコレクト^{(AutoCorrect)}を構成しています。

1. 短い一連の文字を入力して、再利用する最大255文字のテキストを選択します。

1. [ファイル^{(File )}] >[オプション^{(Options )}] >[校正^{(Proofing )}]に移動し、[オートコレクトオプション^{(AutoCorrect Options)}]ボタンを選択します。

1. [入力時にテキストを置換する]^{(Replace text as you type)}チェックボックスがオンになっていることを確認します。

1. 次に、[置換]セクションで、置換する文字を^(Replace)手順1^{(Step 1)}で選択したテキストのブロックに入力します。この場合、文字-123を使用しています。手順1^{(Step 1)}で選択したテキストは、 [With]の下に表示されます。

1. 最後に、[追加^(Add)] 、 [ OK ] 、 [ OK ]の順に選択します。 

オートコレクトエントリの使用

ここで、上記の手順に従って作成したオートコレクト^{(AutoCorrect)}エントリを使用するには、 Word文書に^(Word)-123と入力するだけで、これらの文字が手順1^{(Step 1)}で選択したテキストのブロックに置き換えられます。 

定型句を作成して使用する方法

255文字を超えるテキストや画像を含むテキストのブロックを自動的に挿入する場合は、オートコレクト^{(AutoCorrect)}の代わりにオートテキストを使用します。

新しい定型句エントリの作成

繰り返し^(Again)になりますが、再利用可能なスニペットにするテキストを含むドキュメントを開くことから始めます。

1. オートテキストエントリに変換する画像を含むテキストのブロックを選択します。

1. Alt + F3を押します。これにより、いくつかのオプションがある[新しいビルディングブロックの作成^{(Create New Building Block )}]ダイアログボックスが起動します。
2. 情報を入力^(Fill)し、一意の名前と説明を必ず含めてください。 

1. [ OK]を選択します。 

MicrosoftWord定型句^{(Microsoft Word AutoText Entry)}の使用 

ここで、作成した定型句^(AutoText)エントリを使用するには、次の手順に従います。

1. ツールバーの[挿入^(Insert)]タブを選択します。
2. [クイックパーツ^{(Quick Parts )}] 、 [定型句]^{( AutoText)}の順に選択します。
3. 必要な定型句^(AutoText)を選択すると、 Word文書に挿入されます。

オートコレクトによる^{(AutoCorrect)}定型句の使用

または、エントリの名前を入力して、作成した定型句^(AutoText)を挿入することもできます。この方法は、基本的にオートコレクト^{(AutoCorrect)}機能を使用しています。たとえば、上記の定型句エントリを使用して、「アジャイルフレームワークを^(AutoText)活用^(Leverage)する」と入力し始めると、「（ Enterキーを押し^{(Press ENTER)}て挿入）」というツールチップが表示されます。

Enterキー^(Enter)を押すと、完全な定型句^(AutoText)がドキュメントに挿入されます。

「（Enterキーを押して挿入）」ツールチップが表示されない場合は、[^{(Press ENTER)}オートコンプリート候補の表示^{(Show AutoComplete Suggestions)}]を有効にする必要があります。これを行うには、[ファイル]^{(File )} >[オプション]^{(Options )} >[詳細]に移動し、[^{(Advanced )}オートコンプリートの提案^{(Show AutoComplete Suggestions)}を表示する]の横のチェックボックスをオンにします。

クイックアクセスツールバー^{(Quick Access Toolbar)}への定型句の追加

Microsoft Word定型句^{(Microsoft Word AutoText)}を挿入するために実行する必要のあるアクションの数を減らしたい場合は、クイックアクセス^{(Quick Access)}ツールバー にエントリを追加できます。

1. [クイックアクセス]ツールバー^{(Quick Access toolbar)}のドロップダウン矢印を選択し、[その他のコマンド^{(More Commands)}]を選択します。

1. [コマンドの選択^{(Choose commands from )}]ドロップダウンボックスで、[すべてのコマンド^{(All Commands)}]を選択します。 

1. 左側のリストで定型句^(AutoText)を見つけ、[追加^{(Add )}]ボタンを選択して右側のリストに追加します。

1. [ OK]を選択します。
2. これで、定型句ボタンが^(AutoText)クイックアクセスツールバー^{(Quick Access Toolbar)}に追加されたことがわかります。 

1. 定型句^(AutoText)を挿入するには、[定型句^(AutoText)]ボタンを選択してから、ドキュメントに挿入する定型句を選択します。^(AutoText)

ショートカット^(Shortcut)による定型句の^(Via)使用

定型句^(AutoText)を挿入する別の方法は、キーボードショートカットを作成することです。

1. ^{(Right-click)}ツールバーリボンの任意の場所を右クリックして、[リボンのカスタマイズ... ]を選択します。^{(Customize the Ribbon…)}

1. ダイアログボックスの下部にある[カスタマイズ^{(Customize )}]ボタンを選択します。
2. 左側の[カテゴリ]リストで、[ビルディングブロック^(Categories)]^{(Building Blocks)}を選択します。
3. 右側の[ビルディングブロック]^{(Building Blocks)}リストで、キーボードショートカットを作成するビルディングブロックを選択します。
4. [新しいショートカットキーを押す]^{(Press new shortcut key)}フィールドにカーソルを置き、使用するキーボードショートカットを入力します。以下の例では、キーボードショートカットとして Alt + Ctrl + Shift + Lを使用しています。^(L)

1. [割り当て^(Assign)]ボタンを選択します。
2. [閉じる]^{(Close )}、 [ OK ]の順に選択します。 
3. これで、 Word^(Word)文書に 戻ったら、作成したキーボードショートカットを使用して定型句^(AutoText)を挿入できます。

^{(Be Smarter)}あなたが学んだトリックでより^(Tricks)賢くそしてより速くなりなさい^(Faster)

あなたが本当に詳細志向の人でなくても、上記のヒントはあなたがそうであるように見えるでしょう！これらの機能を利用すれば、 Word^(Word)文書を作成するときに時間を節約し、エラーを減らすことができます。必要に応じて、さらに一歩進んで、繰り返し実行する一連のアクション用にWordでいくつかのマクロを作成します。^{(create some macros in Word)}

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors have cоmе a long way since the early 1980s when Microsoft first released Microѕoft Word for MS-DOS. Its groυndbreaking feature was that it was designed to be used with a mouse. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

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