Microsoft Outlookを使用すると、会議の主催者は、会議の招待を受け入れたユーザーのリストを表示できます。つまり、Outlookの会議追跡を使用して、会議に出欠確認を行ったすべての人のリストを表示できます。ほとんどの場合、会議の主催者でなくても、誰が会議を受け入れたかを確認できます。
Outlookで会議の応答がどのように機能するか、およびブラウザー、デスクトップ、およびモバイルバージョンで会議の出席者の追跡を表示して、Outlookで会議の招待を誰が受け入れたかを確認する方法について説明します。
応答を送信することを選択する必要がありますか？
会議への招待状を受け取ったら、[承諾](Accept)、[暫定](Tentative)、または[辞退](Decline)を選択できます。どちらの応答を選択しても、次のいずれかを選択できます。
- 送信する前に応答を編集する
- 回答を今送ってください
- 応答を送信しないでください
3番目のオプションを選択した場合、会議の主催者は応答が記載された電子メールを受信しません。ただし、それは必ずしもあなたの応答が追跡されないことを意味するわけではありません。Outlook for Mac、Outlook on the web、Outlook for iOS、またはOutlook for Androidを使用している場合は、[応答(Response)を送信しない]を選択しても、応答は追跡されます。
さらに、Microsoft 365ユーザーであり、応答を送信せずに会議の招待を受け入れる、暫定的に受け入れる、または拒否することを選択した場合でも、会議の主催者およびMicrosoft365ユーザーである他の参加者はすべて(Microsoft 365)あなたの応答を見ることができます。
MicrosoftforWindows(Microsoft)は例外(Windows)です。会議に招待され、「応答を送信しない」を選択した場合、会議の主催者も他の参加者も、招待に対する応答を表示できません。しかし、それは長い間当てはまらないかもしれません。Microsoftは、「Outlook for Windowsでも(Windows)この動作を更新する予定ですが、リリース予定日はまだ決まっていません」と述べています。
最後に、会議がMicrosoft 365(Microsoft 365)ユーザーによって開催された場合、招待者のリストとその応答は、OutlookforAndroidを除くすべてのOutlookアプリを介して表示できることに(Outlook)注意し(Outlook)てください(Android)。Outlook以外のアプリ(non-Outlook apps)では応答を表示できません。
ブラウザ(Browser)でOutlook会議の追跡(Outlook Meeting Tracking)を使用する方法
次の手順に従って、OutlookOnlineで会議への応答を表示します(Outlook)。
- outlook.office.comに移動し、ユーザー名とパスワードを使用してサインインします。
- 左側のカレンダーアイコンを選択します。
- 追跡する会議の日付を選択します。
- 応答を表示する特定の会議を選択します。
- 会議情報のポップアップで、斜めの矢印「イベントの表示」アイコンを選択します。
- イベントの拡大表示では、会議の主催者と招待者の反応に関する情報が表示されます。
- (Expand)> アイコンを選択して各カテゴリを展開すると、個々の応答が表示されます。
前述のように、Microsoft 365ユーザーの場合、会議の主催者であるかどうかに関係なく、上記の手順が機能するはずです。
Outlookから応答のリストをオンラインでコピーする良い方法がないことは注目に値します。そのためには、Outlookのデスクトップアプリケーションが必要です。
デスクトップアプリ(Desktop App)でOutlook会議の追跡(Outlook Meeting Tracking)を使用する方法
Outlookのほとんどのデスクトップバージョンのユーザーは、次の手順に従って、 Outlookで会議の招待を受け入れたユーザーを確認できます。前述のように、これはあなたが会議の主催者である場合にのみ機能します。
- Outlookを開き、 Outlookナビゲーションパネルでカレンダーを選択します。
- カレンダーから興味のある会議を選択します。
- [会議(Meeting)]または[会議の発生(Meeting Occurrence )]タブを選択します。
- [追跡](Tracking)を選択します。
- 会議が繰り返し行われる場合は、会議の発生またはシリーズ全体の追跡を表示することを選択します。
- 会議の招待者とその回答のリストが表示されます。
- 回答のリストを印刷したり、別の場所に貼り付けたりする場合は、[会議(Meeting)]タブの[追跡]の横にあるドロップダウン矢印を選択し、[(Tracking )ステータスをクリップボードにコピー(Copy status to clipboard)]を選択します。
- これで、追跡情報をWordやExcelなどのドキュメントに貼り付けて（Ctrl + V ）印刷したり、電子メールやチャットメッセージなどの任意の場所に貼り付けたりできます。
OutlookのWindows用(Windows)デスクトップアプリは、オンラインバージョンよりも少し不格好で洗練されていませんが、会議の追跡情報を簡単にコピーできる機能は優れた機能です。
OutlookforMobile(Outlook)で会議の招待(Meeting Invitation)を(Mobile)誰が(Who)受け入れたかを確認する方法
外出先でも、モバイルデバイス用のOutlook(Outlook)アプリを使用して、誰が会議の招待を受け入れたかを確認できます。
- Outlookアプリを起動します。
- カレンダーを選択します。
- カレンダーで会議を選択します。
- [出席者](Attendees)の下に、会議の招待を受け入れた人のリストが表示されます。
- 会議に多数の参加者がいる場合は、[すべての参加者を表示](View all attendees)へのリンクが表示される場合があります。
- View all ### attendees リンクを選択して、応答（承認済み、暫定的、拒否済み）でソートされたすべての参加者のリストを表示します。
Outlookが会議(Meeting)の応答で行うことを変更する方法
Outlook for Microsoft 365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016、およびOutlook 2013を使用する会議の主催者は、 Outlookが会議の応答を処理する方法を変更できます。会議の応答で受信トレイをバイパスするように選択できます。会議の応答は、デフォルトで受信トレイをスキップするように設定されていますが、必要に応じてその動作を変更できます。
- Outlookで、[ファイル](File) >[オプション(Options)]を選択します。
- [ Outlookのオプション](Outlook Options)ウィンドウで、[メール](Mail)を選択します。
- [追跡](Tracking)セクションで、[会議出席依頼と会議出席依頼および投票への応答を自動的に処理する](Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)チェックボックスがオンになっている場合、招待者が応答にコメントを追加しない限り、会議応答は受信ボックスに表示されません。会議の追跡情報はそれに応じて更新されます。このチェックボックスをオフにすると、出席者が応答を更新するたびに受信トレイにメッセージが表示されます。
- 同様に、[追跡情報を更新する]チェックボックスをオンにして、コメントを含まない応答を削除することもできます(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)。受け取った回答で会議が更新され、コメントが含まれていない場合は回答自体が削除されます。
ご覧のとおり、いくつかの異なる設定を調整するだけで、Outlook(get Outlook to do exactly what you want)で会議の応答と追跡情報を正確に実行できます。
How To Use Outlook Meeting Tracking to See Who Accepted
Microsoft Outlook allows meeting organіzerѕ to view a list of people who have accepted a meeting invitation. That means you can use Outlook’s meeting tracking to view a list of everyone who has RSVP’d to yoυr meeting, and in most cases, you can seе who has accepted a mеeting even if you’rе not the meeting organizer.
We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.
Should You Opt To Send a Response?
When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:
- Edit the Response before Sending
- Send the Response Now
- Do Not Send a Response
If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.”
Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.
Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”
Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.
How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser
Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.
- Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
- Select the calendar icon on the left.
- Select the date of the meeting you’re interested in tracking.
- Select the specific meeting for which you want to see responses.
- In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.
- In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.
- Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.
As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not.
It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.
How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App
Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer.
- Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.
- Select the meeting you’re interested in from the calendar.
- Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.
- Select Tracking.
- If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.
- You’ll see a list of meeting invitees and their responses.
- If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.
- Now you can paste (Ctrl + V) the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.
While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.
How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile
When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.
- Launch the Outlook app.
- Select the calendar.
- Select a meeting in the calendar.
- Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation.
- If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees.
- Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined).
How To Change What Outlook Does with Meeting Responses
Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.
- In Outlook, select File > Options.
- In the Outlook Options window, select Mail.
- In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.
- Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.
As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.
