Wordには、ほとんど誰も使用しない2つの非常に便利な機能があります。ドキュメントの比較( Compare Documents)とドキュメントの結合( Combine Documents)です。名前が示すように、この機能を使用すると、2つのWordドキュメント(Word docs)を相互に比較したり、2つを組み合わせたりすることができます。
では、いつこれを使用する必要がありますか？ええと、あなたが私のようなら、あなたはおそらくあなたの履歴書の20の異なるバージョンを何年にもわたってさまざまな場所に保存しているでしょう。特定の会社の履歴書を少し変更して特定のスキルを強調したり、何かを追加して新しいコピーを保存したりすることがあります。
とにかく、私の最新の履歴書と古い履歴書の違いをすばやく確認して、最新の履歴書に追加したり、削除したりする必要があるものがあるかどうかを確認すると便利です。この投稿では、これら2つの機能を使用して、2つのドキュメントの違いをすばやく見つけ、必要に応じてそれらをマージする方法を紹介します。
ドキュメントの比較と結合
私の例では、2007年に書かれた古い履歴書と、2013年に更新された最新の履歴書の違いを確認したいと思いました。これを行うには、Wordを開き、[レビュー(Review)]タブをクリックして、[比較(Compare)]をクリックします。
これにより、元のドキュメントと改訂されたドキュメントを選択する必要がある[ドキュメントの比較(Compare Documents) ]ダイアログボックスが表示されます。(dialog box)
下部には、多数の比較設定が表示されます。これらはすべてチェックしたままにしておくことができます。デフォルトでは、新しいドキュメントのすべての変更も表示されます。これは、元のドキュメントまたは改訂されたドキュメントをいじるよりも優れています。
新しいドキュメントがいくつかの異なるセクションで開きます。左端にスクロール可能なリビジョンのリスト、中央にすべての変更が表示された結合ドキュメント、右側に2つの元のドキュメントが表示されます(hand side)。各セクションを詳しく見ていきましょう。
ここでわかるように、私はいくつかのものを削除し、他の数行のテキストを挿入しました。見出し（ AseemKishoreInserted(Aseem Kishore Inserted)またはAseemKishoreDeleted ）のいずれかをダブルクリックすると、カーソルがドキュメント内の正確な位置に移動します。
中央には、これらのリビジョンがさまざまな色で表示されます。デフォルトでは、取り消し線のあるものはすべて削除され、赤で下線が引かれたものはすべて改訂されたドキュメントに追加されたものです。緑のすべてが移動されました。次に示すように、移動元の場所は二重取り消し線の緑色になり、移動先の場所は二重下線付きの緑色になります。
最後に、右側に、(hand side)元のドキュメントが上部に表示され、改訂されたドキュメントが下部に表示されます。上のドキュメントをスクロールすると、下のドキュメントが同期するように続きます。ただし、上部の画面とは関係なく、下部の画面をスクロールできます。
このビューに加えて、右側のペインから両方のソースドキュメントを削除し、代わりにバルーンを表示して変更を簡単に確認することもできます。私が何を意味するかを確認するには、先に進んで[比較(Compare)]ボタンをもう一度クリックし、[ソースドキュメントの表示(Show Source Documents)]をクリックして、最後に[ソースドキュメント(Hide Source Documents)の非表示]をクリックします。
次に、[トラッキング(Tracking)]の下の[マークアップを表示]ボタンをクリックし、[(Show Markup)バルーン(Balloons)]をクリックしてから、[バルーンでリビジョンを表示(Show Revisions in Balloons)]をクリックします。
ドキュメントの右側に(hand side)、ドキュメントからの行を含むすべてのリビジョンが表示されます。これにより、変更が多数ある場合に、すべての変更を簡単に確認できます。
ドキュメント間の違いを確認したいだけの場合は、他に何もする必要がないことに注意してください。これら2つのドキュメントから最終的なドキュメントを作成する場合は、変更を右クリックして、[承認(Accept)]または[拒否(Reject)]を選択できます(change and choose)。
終了したら、行ったすべての変更を含む新しいドキュメントを保存できます。ドキュメントの結合は、(Combine Documents)比較(Compare)とほとんど同じです。[結合(Combine)]を選択すると、元のドキュメントと改訂されたドキュメントを選択する必要があるのと同じダイアログが表示されます。
これを行うと、中央に組み合わされた変更が表示される前と同じレイアウトが得られます。ここでも(Again)、取り消し線のテキスト(strikeout text)が削除され、赤い下線付きのテキストが追加され、緑のテキストが移動されました。各変更を右クリック(Just right-click)して、各変更を受け入れるか拒否するかを選択します。完了したら、新しい結合ドキュメントを保存します。
全体として、これらは、同じドキュメントの複数のバージョンがある場合や、複数の人が1つのWordドキュメント(Word document)を編集して、複数のドキュメントを1つにまとめる場合に非常に役立ちます。ご不明な点がございましたら、お気軽にコメントください。楽しみ！
How to Use Compare & Combine Documents in Word
Word has two really useful features that almost no one ever uѕes: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.
So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.
Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.
Compare & Combine Documents
In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.
This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.
At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.
A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.
As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.
In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:
Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.
In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.
Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.
On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.
Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.
Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.
Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.
Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!
