前回の記事では、MicrosoftTeamsでのビデオ会議の仕組みについて説明しまし(how video conferencing works in Microsoft Teams)た。それ以来、マイクロソフトは(Microsoft)チーム(Teams)を更新して、待望の小会議室を作成する機能などの新機能を追加しました。実際、20,000人を超えるMicrosoftユーザーが、 TeamsアプリのユーザーフィードバックフォーラムであるMicrosoftTeamsUserVoiceの提案に投票しました。(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)
誰でも無料のMicrosoftアカウントでTeamsにアクセスでき、 (Teams)Office 365スイートのプレミアムユーザーは、ファイルストレージの増加、会議の記録、最大10,000人のオンラインイベントのホスト機能などの機能を備え た堅牢なバージョンのTeamsを利用できます。(Teams)
チームの(Teams)小会議室(Breakout Rooms)の最小要件
始める前に、チーム(Teams)ミーティングで小会議室を作成できるようにすべてが整っていることを確認しましょう。ご想像のとおり、 Teams(Teams)で小会議室を有効にするには、いくつかの設定が必要です。開始する前に、これらの設定を再確認してください。(Double-check)
新しい会議体験
まず、Teamsの「新しい会議体験」を使用する必要があります。デスクトップアプリの右上隅にあるプロフィール写真を選択し、[設定](Settings)に移動すると、新しいエクスペリエンスをオンにできます。次に、[新しい会議エクスペリエンス(Turn on new meeting experience)をオンにする]を選択し、[チーム]を再起動します。
最小参加者数
ミーティングの主催者がブレイクアウトオプションを利用できるようにするには、ミーティングに少なくとも5人の参加者がいる必要があります。現時点では、電話で電話をかける人はブレイクアウトに参加できませんが、最低(do )5人にカウントされます。
あなたは会議の主催者ですか？
ブレイクアウトを作成および管理できるのは会議の主催者だけですが、Microsoftからは、今後のTeamsの更新で主催者がこの責任を共有できるようになるとの指摘があります。
さらに、会議の主催者は、ブラウザバージョンやモバイルアプリではなく、デスクトップアプリを使用している必要があります。（心配しないでください。TeamsAndroidまたはiPhoneアプリを介して会議に参加した参加者は、ブレイクアウトに参加することができます。）
ヒント：会議の招待状をブレイクアウトの管理者以外の人から送信する必要がある場合は、ブレイクアウトマネージャーにチーム(Teams)会議を作成してもらい、その会議のリンクを会議の招待状で使用します。
ミーティングリンクがブレイクアウトを管理する人によって作成されている限り、誰がリンクを共有するかは関係ありません。
チームで小会議室を作成する
この記事の執筆時点では、チームの小会議室は、(Teams)ズーム(Zoom)のように会議の前に構成することはできません。チーム(Teams)会議が進行中の場合、会議の主催者であるあなたは、会議ツールバーの[小会議室]アイコンを選択することから始めることができます。(Breakout Rooms)
ブレイクアウトルーム(Breakout Rooms)アイコンを選択すると、作成するブレイクアウトルームの数と、チーム(Teams)が参加者をブレイクアウトルームに自動的に割り当てるかどうか、または各ブレイクアウトルームを手動で選択するかどうかを決定できる画面が表示されます。参加者が送信されます。
小会議室を作成したら、小会議室パネルを使用して参加者を会議室に割り当てることができます。
[参加者の割り当て](Assign participants)を選択すると、会議のすべての参加者のリストが表示されます。参加者の横にあるチェックボックスをオンにして、参加者を割り当てる部屋を選択します。
会議の主催者は、会議中の任意の時点で参加者を小会議室に割り当てることができます。ブレイクアウトセッションを実際に開始する準備ができたら、[開始ルーム](Start rooms)を選択してすべてのブレイクアウトルームを同時に開き、割り当てられたルームにユーザーを移動します。
注：現在、 Teams(Teams)の小会議室を自動的に閉じるようにタイマーを設定することはできません。これは、チーム(Teams)が将来のアップデートで追加することを期待するさらに別の機能です。
ミーティングオーガナイザーのオプション
Zoomの場合と同様に、会議の主催者はいつでも任意の小会議室に参加できます。主催者は部屋の名前を変更することもでき、すべての小会議室が開いたら、すべての部屋にアナウンスをブロードキャストできます。アナウンスは小会議室のチャットパネルに表示されます。
部屋の設定(Room settings)内で、会議の主催者は、チーム(Teams)が参加者を自動的に小会議室に移動するか、参加者に手動で小会議室に参加させるかを選択できます。ブレイクアウトセッション中に参加者がメインの会議室に戻ることを許可または禁止するオプションもあります。
チーム内の小会議室
Teamsの小会議室での参加者の体験は、メインのTeams会議にいるのと似ています。参加者は、すべての定例会議コントロールにアクセスできます。ウェブカメラのオンとオフを切り替えたり、ミュートとミュート解除を行ったり、画面を共有したり、手を上げたり、チャットと参加者のパネルのオンとオフを切り替えたりできます。
メインチームミーティングに戻る
会議の主催者が許可している場合（上記を参照）、小会議室の参加者は、[戻る(Return)]ボタンをクリックして、いつでもメインの会議に戻ることができます。警告： [退会(Leave )]ボタンを選択すると、会議を完全に終了します。
その他のビデオ会議アプリ
Microsoft Teamsのユーザーは、最近(Microsoft Teams)Teamsエクスペリエンスに小会議室が追加されたことに確かに満足していますが、 Teamsには、他のビデオ会議アプリが提供するいくつかの機能がまだありません。(Teams still lacks some features)Teamsをオンライン会議に使用することに夢中になっていない場合は、 4つの異なるビデオ会議アプリ(four different video conferencing apps)の比較に興味があるかもしれません。詳細については、GoogleMeetとZoom(Google Meet vs. Zoom)およびZoomとSkype(Zoom vs. Skype)の記事をご覧ください。
How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams
In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.
Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people.
Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams
Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.
New Meeting Experience
First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.
Minimum Number of Participants
For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.
Are You the Meeting Organizer?
Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams.
Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)
Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation.
As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.
Creating Breakout Rooms in Teams
As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.
Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.
Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel.
Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.
As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.
Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.
Options for the Meeting Organizer
Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.
Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.
Inside Teams Breakout Rooms
The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off.
Returning to the Main Teams Meeting
If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.
Other Video Conferencing Apps
Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.
