複数のユーザーがグループ カレンダーを読んだり編集したりできるため、中小企業の同僚や組織のチーム メンバー間の 生産性とコラボレーションを促進する^{(promote productivity)}のに適しています。

このチュートリアルでは、 Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)}、Outlook Web Access ( OWA )、Microsoft Teamsなどの^{(Microsoft Teams)}Microsoft Office 365アプリでグループ カレンダーを作成する方法について説明します。選択したユーザーがカレンダー アプリでイベントを表示および編集できるように、カレンダーを共有する方法を確認します。また、予定表グループを作成する方法についても説明します。

一般に、グループ カレンダーを作成するには、次の 2 つの主な手順があります。

1. 新しい空白のカレンダーを作成します。
2. 他のユーザーと共有して、カレンダーを表示および編集できるようにします。

Outlook on the web およびデスクトップ バージョンのOutlookで各手順を実行する方法について説明します。

注: Microsoftは、予定表の共有方法の改善を発表しました。ただし、マイクロソフトは、「改善は、 ^(Microsoft)Exchange Onlineを使用している人々の間で共有されているカレンダーに対してのみ計画されています」と述べています。場合によっては、リソース メールボックス カレンダーまたは共有メールボックス カレンダーの共有は、受信者が Web 上のOutlook、iOS 用Outlook 、または^(Outlook)Android 用^(Android)Outlookを^(Outlook)使用して共有の招待を受け入れる場合、つまり、内部でホストされているExchangeサーバーを使用しない場合にのみ機能することを意味します。マイクロソフト^(Microsoft)は、さらに多くの改善が予定されていると述べています。

^(Create)Outlook on the Webで^(Web)新しい空の予定表^{(New Blank Calendar)}を作成して共有^(Share)する

Outlook on the web を使用して新しい空白の予定表を作成して共有する方法は次のとおりです。

1. ^(Log)Web ブラウザーで Outlookに^(Outlook)ログインし、カレンダーを選択します。

1. [カレンダーの追加] リンクを選択します。

1. ポップアップの左側のメニューで、[空白のカレンダー を作成] を選択します。^(Create)

1. カレンダーの名前を入力し、必要に応じてカレンダーの色またはチャームを選択します。
2. [追加^(Add)先] ドロップダウン メニューで、新しいカレンダーを表示するカレンダー グループを選択します。
3. [保存] をクリックします。
4. カレンダー リストで新しいカレンダーを見つけて右クリックし (または [その他...] アイコンを選択)、[共有^(Sharing)とアクセス許可] を選択します。

1. ^(Enter)予定表を共有する相手の電子メール アドレスまたは連絡先名を 入力します。
2. ^(Select)カレンダー オプションを選択します。受信者が予定表のイベントを追加、削除、および変更できるようにする場合は、[編集可能] アクセス許可レベルを 選択します。^(Can)

1. [共有] を選択します。
2. 手順 7 ～ 9 を繰り返してメンバーを追加します。

予定表を共有しているユーザーには、 Outlook 予定^(Outlook)表を受け入れて表示するよう求める電子メールが送信されます。外部ユーザーはカレンダーを編集できないことに注意してください。

Outlook のデスクトップ アプリで^{(Desktop App)}新しい空白の予定表^{(New Blank Calendar)}を作成して共有する

新しい空白の予定表を作成して共有する には、 Outlookデスクトップ アプリで次の手順に従います。

1. Outlookの左下隅にあるカレンダー アイコンを選択します。

1. [カレンダーの管理^{(Manage Calendars)}]グループの[ホーム^(Home)] タブで、 [カレンダーを開く^(Open)] を選択します。

1. [新しい空白のカレンダーを作成] を選択します。

1. [新しいフォルダー^{(Create New Folder)}の作成] ポップアップで、カレンダーに名前を付けて、カレンダーを配置する場所を選択します (たとえば、メインのカレンダー フォルダーのサブフォルダーとして)。

1. 次に、カレンダーを共有するには、カレンダー リストでカレンダーを右クリックします。

1. [共有] > [予定表を共有] を選択します。

1. 連絡先の名前または電子メール アドレスを入力^(Enter)して共有の招待状に人を追加し、必要に応じてメッセージを追加して、[送信^(Send)] をクリックします。受信者は、「カレンダーを承認して表示 する」よう招待する電子メールを受け取ります。^(Accept)

Microsoft Teamsに^{(Microsoft Teams)}共有カレンダー^{(Shared Calendar)}を追加する方法

^(Outlook)共有予定表を作成できるのはOutlookだけではありません。Microsoft Teamsには共有カレンダー機能もあります。Teamsで共有予定表を追加する方法は次のとおりです。

1. Teams でチャネルを選択します。
2. チャネル名の右側にある + アイコンを選択して、タブを追加します。

1. Channel Calendarを検索して選択します。

1. [追加] を選択します。

Teamsチャネルの上部にカレンダー タブが表示されます。すべてのチャネル メンバーは、イベントの詳細を表示し、イベントをカレンダーに追加できます。これは、 Teams^(Teams)ミーティング をスケジュールするのに最適な場所です。

グループ カレンダーとカレンダー グループ

グループ カレンダー^{(group calendars)}を作成する以外にも、Outlookにはカレンダーを整理したり、複数のカレンダーを同時に表示したりする方法がいくつかあります。予定表^(Calendar)グループは、ユーザーだけでなく、SharePoint予定表、インターネット 予定表、部屋の予約などのリソースのスケジュールを組み合わせて表示する方法です。

Outlook on the Webで予定表グループ^{(Calendar Groups)}を作成する方法

組織の設定方法に応じて、次のような既定の予定表グループが表示されます。

• マイカレンダー
• 人々のカレンダー
• その他のカレンダー

これらのカテゴリが機能しない場合は、Outlook on the web でカスタマイズされた個人の予定表グループを作成できます。

1. 左側のペインはカレンダー ペインです。そこには、表示できるすべてのカレンダーが一覧表示されます。[マイ カレンダー^{(My Calendars)}]または [その他のカレンダー] を右クリックし、[新しい^(New)カレンダー グループ] を選択します。または、既存の予定表グループの横にある [その他^(More)] (3 つのドット) アイコンを選択し、[新しい^(New)予定表グループ] を選択します。

1. ^(Enter)新しいカレンダー グループの名前を入力し、 Enter を押し^(Enter)ます。
2. カレンダー ウィンドウで [カレンダーの追加^(Add)] リンクを選択して新しいカレンダーを追加すると、新しいカレンダーを追加するカレンダー グループを選択できます。

カレンダー グループの名前を変更または削除するには、グループ名を右クリックします。

デスクトップ版^{(Desktop Versions)}のOutlookで予定表グループ^{(Calendar Groups)}を作成する方法

Outlook for Microsoft 365、Outlook 2021、Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013、およびOutlook 2010を含むOutlookのデスクトップ バージョンで予定表グループを作成できます。

次の手順に従って、アドレス帳または連絡先^(Contact)リストから予定表グループを作成します。

1. Outlook を開きます。
2. カレンダーを選択します。
3. [ホーム] タブを選択します。
4. [カレンダーの管理]グループで、[^{(Manage Calendars)}Calendar Groups > Create New Calendar Groupを選択します。

1. 新しい予定表グループに名前を付けて、[OK] をクリックします。

1. [アドレス帳 ]^{(Address Book)}の下のドロップダウン リストで、予定表グループのメンバーを選択する連絡先リストを選択します。
2. 名前を参照^(Browse)または検索し、目的の名前を選択して、[グループ^(Group)メンバー] を選択します。必要な全員を追加するまで、この手順を繰り返します。
3. [OK] を選択します。

現在表示しているカレンダーに基づいてカレンダー グループを作成するには、次の手順に従います。

1. 予定表で、[ホーム] タブを選択します。
2. [予定表の管理]^{(Manage Calendars)}グループで、[予定表グループ] > [新しい予定表グループとして Calendar Groups > Saveを選択します。

1. 予定表グループの名前を入力し、[OK] を選択します。

既存のカレンダー グループにカレンダーを追加する場合は、次の手順に従います。

1. [カレンダーの管理^{(Manage Calendars)}]グループの[ホーム^(Home)] タブで、 [カレンダーを開く^(Open)] を選択します。

1. カレンダーの種類をお選びください。
2. 名前を参照^(Browse)し、目的の名前を選択して、[予定表]^(Calendar)を選択します。必要な名前をすべて追加するまで繰り返し^(Repeat)ます。
3. [OK] を選択します。
4. 選択したカレンダーが共有カレンダー^{(Shared Calendars)}グループに表示されます。選択したカレンダー グループに^{(Calendar Group)}ドラッグ^(Drag)アンド ドロップします。

予定表グループを作成すると、整理しやすくなり、探している予定表をすばやく見つけることができるようになります。

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Multiple people can read and edit a group calendar, making it a good way to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

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